CHƯƠNG 4 : CÂY TỔ CHỨC DRHOUSES

Từ một trung tâm lãnh đạo đến một hệ thống có khả năng tự nhân rộng

Một tổ chức muốn phát triển lớn không thể chỉ dựa vào tài năng của một vài cá nhân. Khi quy mô tăng lên, điều quan trọng hơn là phải có một kiến trúc tổ chức đủ rõ ràng để mọi người biết mình đứng ở đâu, báo cáo cho ai, chịu trách nhiệm về điều gì và có thể phát triển lên vị trí nào.

DRHOUSES xây dựng tư duy tổ chức theo hình cây. Từ một điểm khởi đầu, hệ thống được phân thành hai nhánh; mỗi nhánh tiếp tục phát triển thành hai nhánh mới.

Cấu trúc cơ bản:

1 → 2 → 4 → 8 → 16 → 32 → 64 → 128…

Đây không đơn thuần là cách chia người. Đây là cách chia trách nhiệm, quyền hạn, thông tin và năng lực lãnh đạo.

1. Cấp sáng lập

Cấp sáng lập là điểm khởi đầu của toàn bộ hệ thống DRHOUSES.

Sáng lập không chỉ có nghĩa là người đặt tên cho tổ chức hoặc tạo ra ý tưởng ban đầu. Cấp sáng lập có trách nhiệm xác lập:

• Tầm nhìn dài hạn.

• Sứ mệnh của tổ chức.

• Giá trị cốt lõi.

• Nguyên tắc quản trị.

• Văn hóa tổ chức.

• Định hướng phát triển.

• Các chuẩn mực quan trọng mà toàn hệ thống phải tuân thủ.

Cấp sáng lập không nên trở thành nơi giải quyết tất cả công việc hằng ngày.

Ngược lại, nhiệm vụ lớn nhất của người sáng lập là thiết kế hệ thống để tổ chức có thể vận hành mà không phụ thuộc vào sự có mặt thường xuyên của một cá nhân.

Một tổ chức trưởng thành là tổ chức mà tư tưởng của người sáng lập được chuyển hóa thành nguyên tắc, quy trình, con người và văn hóa.

2. Hội đồng quản trị

Hội đồng quản trị là tầng có chức năng định hướng và giám sát ở cấp chiến lược.

Nếu cấp sáng lập đặt nền móng, Hội đồng quản trị có nhiệm vụ bảo đảm rằng tổ chức phát triển đúng hướng.

Các nội dung có thể bao gồm:

• Định hướng chiến lược.

• Giám sát hoạt động điều hành.

• Quản trị rủi ro.

• Giám sát nguồn lực.

• Bảo vệ giá trị cốt lõi.

• Đánh giá kết quả của bộ máy điều hành.

Điều quan trọng là phải phân biệt quản trị với điều hành.

Hội đồng quản trị không nên thay thế Tổng Giám đốc trong việc xử lý mọi công việc vận hành.

Sự phân định này giúp hệ thống tránh tình trạng nhiều người cùng ra lệnh cho một bộ phận, dẫn đến xung đột quyền hạn.

3. Tổng Giám đốc

Tổng Giám đốc là trung tâm của bộ máy điều hành.

Nếu Hội đồng quản trị tập trung vào câu hỏi:

“Tổ chức phải đi về đâu?”

thì Tổng Giám đốc tập trung vào câu hỏi:

“Làm thế nào để biến chiến lược thành kết quả?”

Tổng Giám đốc chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện chiến lược, xây dựng đội ngũ điều hành, phân bổ nguồn lực và kiểm soát hiệu quả hoạt động.

Tuy nhiên, ngay cả Tổng Giám đốc cũng không nên trực tiếp quản trị quá nhiều người.

Đây chính là nơi nguyên tắc 2×2 bắt đầu phát huy tác dụng.

4. Hai nhánh điều hành

Từ trung tâm điều hành, DRHOUSES có thể hình thành hai nhánh điều hành chính.

Ví dụ về mặt nguyên tắc:

Tổng Giám đốc
↙　　　　　　↘
Nhánh A　　 Nhánh B

Hai nhánh có thể được thiết kế theo chức năng thực tế của doanh nghiệp.

Chẳng hạn, tùy mô hình hoạt động, có thể phân thành:

Nhánh Kinh doanh – Thị trường

và

Nhánh Vận hành – Hệ thống

Hoặc doanh nghiệp có thể lựa chọn cách phân chia khác phù hợp với chiến lược.

Điều quan trọng không phải là tên gọi của hai nhánh, mà là:

Hai nhánh phải có chức năng rõ ràng, bổ trợ cho nhau và không chồng lấn trách nhiệm.

Một nhánh tạo ra thị trường.

Một nhánh bảo đảm hệ thống.

Một nhánh có thể tập trung vào tăng trưởng.

Nhánh còn lại có thể tập trung vào chất lượng, vận hành và kiểm soát.

5. Các tầng quản trị tiếp theo

Sau hai nhánh điều hành là các tầng quản trị tiếp theo.

Ví dụ:

Tổng Giám đốc
↓
2 quản trị trực tiếp
↓
4 quản trị cấp tiếp theo
↓
8
↓
16
↓
32

Mỗi tầng không phải là một lớp trung gian để tạo thêm thủ tục.

Mỗi tầng tồn tại vì nó phải tạo ra giá trị quản trị.

Một tầng quản trị cần trả lời được:

• Ai chịu trách nhiệm?

• Quản trị những ai?

• Có quyền quyết định những gì?

• Kết quả cần đạt là gì?

• Báo cáo cho cấp nào?

• Đào tạo và phát triển ai?

Nếu một tầng không tạo thêm giá trị mà chỉ chuyển tiếp thông tin, tổ chức cần xem xét lại thiết kế của tầng đó.

6. Mô hình từ 1 → 2 → 4 → 8 → 16 → 32…

Đây là “bộ khung toán học” đơn giản của cây tổ chức DRHOUSES.

Nếu xét riêng về mặt cấu trúc, số nút ở mỗi cấp có thể tăng gấp đôi.

Nhưng cần lưu ý:

Tăng số lượng không đồng nghĩa với tăng chất lượng.

Nếu một người được đưa vào vị trí quản trị nhưng chưa đủ năng lực, hệ thống có thể tăng rất nhanh về quy mô nhưng đồng thời tăng cả rủi ro.

Vì vậy, nguyên tắc nhân đôi phải đi cùng nguyên tắc:

Đào tạo → kiểm tra năng lực → giao quyền → giám sát → đánh giá → nhân rộng.

Không nhân rộng một vị trí trước khi nhân rộng được năng lực.

7. Bản đồ tổ chức DRHOUSES toàn quốc

Khi DRHOUSES phát triển trên phạm vi toàn quốc, cây tổ chức có thể được mở rộng theo nguyên tắc:

Trung tâm quốc gia → vùng → địa phương → đơn vị → nhóm.

Ví dụ về mặt khái niệm:

DRHOUSES TOÀN QUỐC

↓

2 nhánh điều hành

↓

Các vùng quản trị

↓

Các tỉnh/thành

↓

Các cụm/đơn vị

↓

Các nhóm

↓

Các thành viên

Điểm quan trọng là bản đồ địa lý và cây quản trị không nhất thiết phải hoàn toàn giống nhau.

Một tỉnh có thể có nhiều đơn vị.

Một khu vực có thể có nhiều nhóm.

Một đơn vị có thể phát triển thành nhiều nút quản trị.

Nhưng dù tổ chức mở rộng đến đâu, nguyên tắc cần giữ là:

Mỗi người biết cấp trên trực tiếp của mình và biết rõ hai người mà mình trực tiếp chịu trách nhiệm phát triển.

Khi bản đồ tổ chức được số hóa, mỗi nút có thể được định danh bằng mã quản trị, chức năng, quyền hạn, mục tiêu và kết quả thực hiện.

Khi đó, lãnh đạo có thể nhìn thấy toàn bộ hệ thống không phải bằng cách hỏi hàng nghìn người, mà bằng cách quan sát cấu trúc dữ liệu của các nút quản trị.

Đây là nền tảng để DRHOUSES tiến tới một mô hình quản trị hiện đại: rõ người – rõ việc – rõ quyền – rõ trách nhiệm – rõ kết quả.

Kết luận

Cây tổ chức DRHOUSES không được xây dựng để tạo ra nhiều cấp bậc.

Nó được xây dựng để chia nhỏ sự phức tạp.

Từ một người thành hai người.

Từ hai thành bốn.

Từ bốn thành tám.

Mỗi lần mở rộng là một lần tạo thêm những người có khả năng chịu trách nhiệm.

Một tổ chức lớn không nhất thiết phải được điều khiển bởi một trung tâm ngày càng lớn.

Một tổ chức lớn có thể được xây dựng bằng nhiều nút quản trị nhỏ, liên kết với nhau bằng một nguyên tắc chung.

Đó chính là tư duy của cây tổ chức DRHOUSES:

Một gốc – hai nhánh – nhiều tầng – một hệ thống.

Và mục tiêu cuối cùng không phải là làm cho cây tổ chức trở nên thật lớn, mà là làm cho nó đủ khỏe để phát triển, đủ rõ để kiểm soát và đủ linh hoạt để thích nghi với tương lai.