CHƯƠNG 8. QUẢN TRỊ THEO DỰ ÁN

Khách hàng → Tư vấn → Thiết kế → Dự toán → Hợp đồng → Thi công → Nghiệm thu → Bàn giao → Chăm sóc sau bàn giao

Trong một doanh nghiệp xây dựng, kiến trúc, nội thất hay bất động sản, mỗi khách hàng không chỉ là một giao dịch. Đó là một dự án có điểm bắt đầu, quá trình triển khai và kết quả cuối cùng.

Nếu doanh nghiệp quản trị theo phòng ban đơn thuần, khách hàng có thể phải đi qua nhiều người nhưng không biết cuối cùng ai là người chịu trách nhiệm.

Mô hình quản trị theo dự án của DRHOUSES đặt câu hỏi ngược lại:

“Ai là người chịu trách nhiệm chính cho toàn bộ hành trình của dự án?”

Khi câu trả lời rõ ràng, hệ thống bắt đầu vận hành rõ ràng.

 

 

1. Từ quản trị phòng ban sang quản trị theo dự án

Mô hình truyền thống thường chia doanh nghiệp thành nhiều bộ phận:

  • Kinh doanh

  • Tư vấn

  • Thiết kế

  • Dự toán

  • Hợp đồng

  • Thi công

  • Nghiệm thu

  • Bàn giao

  • Chăm sóc khách hàng.

Cách chia này cần thiết về chuyên môn, nhưng nếu thiếu một cơ chế kết nối, mỗi bộ phận rất dễ chỉ hoàn thành phần việc của mình mà không nhìn thấy toàn bộ kết quả của dự án.

Người kinh doanh nói: “Tôi đã chốt khách.”

Người thiết kế nói: “Tôi đã hoàn thành bản vẽ.”

Người thi công nói: “Tôi đã thi công theo hồ sơ.”

Người chăm sóc khách hàng nói: “Tôi chỉ tiếp nhận sau bàn giao.”

Nhưng khách hàng không nhìn doanh nghiệp theo từng phòng ban.

Khách hàng chỉ nhìn thấy một DRHOUSES.

Vì vậy, cần một người đứng ở trung tâm của dự án để kết nối toàn bộ chuỗi giá trị.

 

 

2. Một dự án – một người chịu trách nhiệm chính

Nguyên tắc quan trọng nhất của quản trị theo dự án là:

Mỗi dự án phải có một người chịu trách nhiệm chính từ đầu đến cuối.

Người này không nhất thiết phải trực tiếp làm tất cả công việc.

Họ có nhiệm vụ:

  • Theo dõi tiến độ.

  • Điều phối các bộ phận.

  • Kiểm soát thông tin.

  • Phát hiện vấn đề.

  • Kết nối các bên.

  • Báo cáo tình trạng dự án.

  • Đảm bảo các mốc quan trọng được hoàn thành.

  • Là đầu mối chịu trách nhiệm trước cấp quản trị.

Điều này tạo ra một nguyên tắc rất đơn giản:

Một dự án không thể có quá nhiều người cùng chịu trách nhiệm chính.

Nếu năm người cùng chịu trách nhiệm, trong thực tế rất dễ trở thành:

Không ai thực sự chịu trách nhiệm.

 

 

3. Chuỗi vận hành của một dự án

DRHOUSES có thể nhìn toàn bộ hành trình khách hàng như một dòng chảy liên tục:

Khách hàng
↓
Tư vấn
↓
Thiết kế
↓
Dự toán
↓
Hợp đồng
↓
Thi công
↓
Nghiệm thu
↓
Bàn giao
↓
Chăm sóc sau bàn giao

Mỗi bước có một nhiệm vụ riêng nhưng không được hoạt động tách rời.

Giai đoạn 1: Khách hàng

Đây là điểm khởi đầu.

Thông tin khách hàng phải được ghi nhận đầy đủ:

  • Nhu cầu.

  • Ngân sách dự kiến.

  • Thời gian mong muốn.

  • Địa điểm.

  • Yêu cầu đặc biệt.

  • Người quyết định.

  • Các vấn đề cần giải quyết.

Thông tin càng rõ ở đầu vào thì những bước phía sau càng ít sai lệch.

Giai đoạn 2: Tư vấn

Tư vấn không chỉ là giới thiệu sản phẩm.

Tư vấn phải giúp khách hàng hiểu:

Khách hàng đang cần gì – doanh nghiệp có thể giải quyết gì – giải pháp nào phù hợp.

Một cuộc tư vấn tốt có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian cho toàn bộ dự án.

Giai đoạn 3: Thiết kế

Thiết kế chuyển nhu cầu thành giải pháp cụ thể.

Đây là nơi ý tưởng trở thành:

  • Mặt bằng.

  • Không gian.

  • Hình ảnh.

  • Công năng.

  • Vật liệu.

  • Tiêu chuẩn kỹ thuật.

Thiết kế phải dựa trên thông tin đã được thống nhất với khách hàng, tránh tình trạng mỗi người hiểu dự án theo một cách khác nhau.

Giai đoạn 4: Dự toán

Dự toán biến giải pháp thành những con số có thể kiểm soát.

Một dự toán tốt phải giúp doanh nghiệp và khách hàng hiểu:

Làm gì – dùng gì – số lượng bao nhiêu – chi phí bao nhiêu.

Đây là cơ sở quan trọng để kiểm soát hiệu quả kinh doanh.

Giai đoạn 5: Hợp đồng

Hợp đồng là sự xác lập chính thức về:

  • Phạm vi công việc.

  • Tiến độ.

  • Giá trị.

  • Trách nhiệm.

  • Quyền lợi.

  • Điều kiện thanh toán.

  • Tiêu chuẩn nghiệm thu.

Mọi nội dung quan trọng cần được thống nhất trước khi bước vào thi công.

Giai đoạn 6: Thi công

Đây là giai đoạn biến hồ sơ thành sản phẩm thực tế.

Người quản lý dự án phải theo dõi:

  • Tiến độ.

  • Chất lượng.

  • Nhân sự.

  • Vật tư.

  • Chi phí.

  • An toàn.

  • Những thay đổi phát sinh.

Không chỉ hỏi:

“Đã làm chưa?”

Mà phải hỏi:

“Đã làm đúng chưa?”

Giai đoạn 7: Nghiệm thu

Nghiệm thu là bước kiểm tra kết quả trước khi bàn giao.

Các tiêu chí cần được xác định rõ từ trước để tránh tranh luận chủ quan.

Giai đoạn 8: Bàn giao

Bàn giao không đơn giản là trao chìa khóa.

Đó là thời điểm doanh nghiệp xác nhận:

Sản phẩm đã hoàn thành theo những gì hai bên đã thống nhất.

Giai đoạn 9: Chăm sóc sau bàn giao

Một dự án kết thúc về mặt thi công nhưng chưa chắc kết thúc về mặt quan hệ.

Chăm sóc sau bàn giao giúp:

  • Duy trì niềm tin.

  • Tiếp nhận phản hồi.

  • Xử lý vấn đề phát sinh.

  • Tạo cơ hội giới thiệu khách hàng mới.

  • Xây dựng quan hệ lâu dài.

Do đó:

Bàn giao là kết thúc một dự án, nhưng có thể là khởi đầu của một mối quan hệ lâu dài.

 

 

4. Cấu trúc quản trị hai nhánh

Trong mô hình 2×2, mỗi dự án có thể được tổ chức theo hai nhánh quản trị chính.

Nhánh 1 – Nhánh kinh doanh và khách hàng

Tập trung vào:

Khách hàng → Tư vấn → Thiết kế → Dự toán → Hợp đồng

Nhánh này chịu trách nhiệm biến nhu cầu của khách hàng thành một cam kết kinh doanh rõ ràng.

Nhánh 2 – Nhánh triển khai và kết quả

Tập trung vào:

Thi công → Nghiệm thu → Bàn giao → Chăm sóc sau bàn giao

Nhánh này chịu trách nhiệm biến cam kết thành kết quả thực tế.

Hai nhánh không hoạt động độc lập.

Chúng gặp nhau tại người quản lý dự án.

Người này giống như một chiếc cầu nối:

Khách hàng ←→ Dự án ←→ Đội ngũ triển khai

 

 

5. Một dự án – một đầu mối

Khách hàng không nên phải tự hỏi:

“Bây giờ tôi cần gọi cho ai?”

Khi có vấn đề, khách hàng cần biết:

“Tôi liên hệ người phụ trách dự án của mình.”

Người phụ trách dự án có thể kết nối đúng chuyên môn phía sau.

Đây chính là giá trị của quản trị theo dự án:

Khách hàng nhìn thấy một đầu mối; phía sau đầu mối là cả một hệ thống.

Điều đó vừa tạo sự thuận tiện cho khách hàng, vừa giảm tình trạng thông tin bị phân tán.

 

 

6. Không quản lý bằng lời nói – quản lý bằng trạng thái

Mỗi dự án nên có trạng thái rõ ràng.

Ví dụ:

01 – Khách hàng mới
02 – Đang tư vấn
03 – Đang thiết kế
04 – Đang dự toán
05 – Chờ ký hợp đồng
06 – Đang thi công
07 – Chờ nghiệm thu
08 – Đã bàn giao
09 – Chăm sóc sau bàn giao
10 – Hoàn thành

Khi hệ thống được số hóa, lãnh đạo không cần hỏi hàng chục người:

“Dự án này đang ở đâu?”

Chỉ cần nhìn vào hệ thống là có thể biết.

Đó là lúc doanh nghiệp chuyển từ:

Quản trị bằng trí nhớ

sang:

Quản trị bằng hệ thống.

 

 

7. Người chịu trách nhiệm chính không phải người làm tất cả

Một sai lầm phổ biến là hiểu rằng người phụ trách dự án phải tự mình xử lý mọi việc.

Không phải.

Người phụ trách dự án phải biết:

Ai làm?
Làm gì?
Khi nào xong?
Tiêu chuẩn nào?
Nếu có vấn đề thì ai quyết định?

Đó mới là năng lực quản trị.

Một người quản lý giỏi không phải là người ôm nhiều việc nhất.

Mà là người khiến nhiều người phối hợp đúng hướng nhất.

 

 

8. Nguyên tắc kiểm soát dự án

Mỗi dự án cần trả lời được ít nhất 6 câu hỏi:

1. Ai chịu trách nhiệm chính?

2. Dự án đang ở giai đoạn nào?

3. Việc tiếp theo là gì?

4. Ai thực hiện việc đó?

5. Khi nào phải hoàn thành?

6. Vấn đề nào đang cản trở dự án?

Nếu sáu câu hỏi này đều có câu trả lời rõ ràng, khả năng kiểm soát dự án sẽ tăng lên đáng kể.

 

 

9. Quản trị theo dự án tạo khả năng nhân bản

Một doanh nghiệp nhỏ có thể quản lý bằng kinh nghiệm của một vài cá nhân.

Nhưng khi doanh nghiệp lớn lên, cách đó bắt đầu bộc lộ giới hạn.

Nếu mọi thông tin nằm trong đầu một người, người đó trở thành “nút thắt cổ chai”.

Ngược lại, nếu quy trình được chuẩn hóa thành:

Người phụ trách → Quy trình → Trạng thái → Tiêu chuẩn → Báo cáo

thì người mới có thể học.

Dự án mới có thể được nhân bản.

Đội ngũ mới có thể được đào tạo.

Doanh nghiệp có thể mở rộng mà không nhất thiết phải tăng sự phức tạp theo cùng một tỷ lệ.

 

 

10. Kết luận – Biến dự án thành một hệ thống

Quản trị theo dự án không chỉ là cách phân công công việc.

Đó là cách biến một hành trình phức tạp thành một dòng chảy có thể nhìn thấy, đo lường và kiểm soát.

Khách hàng → Tư vấn → Thiết kế → Dự toán → Hợp đồng → Thi công → Nghiệm thu → Bàn giao → Chăm sóc

Mỗi mắt xích có một nhiệm vụ.

Mỗi nhiệm vụ có một người thực hiện.

Mỗi dự án có một người chịu trách nhiệm chính.

Và phía sau người đó là cấu trúc quản trị hai nhánh giúp doanh nghiệp vừa giữ được sự tập trung vào khách hàng, vừa bảo đảm năng lực triển khai.

Triết lý cốt lõi có thể cô đọng thành một câu:

“Một dự án – một người chịu trách nhiệm; một hệ thống – hai nhánh phối hợp; một mục tiêu – tạo ra giá trị cho khách hàng.”

Khi mỗi dự án được quản trị như một hệ thống hoàn chỉnh, doanh nghiệp không còn phụ thuộc quá nhiều vào từng cá nhân.

Con người vận hành hệ thống.
Hệ thống hỗ trợ con người.
Và chính hệ thống tạo nên khả năng nhân bản của DRHOUSES.