HNI 26-9

CHƯƠNG 23:TÀN CUỘC – TỐI ƯU HÓA

Trong cờ vua, tàn cuộc không có nghĩa là mọi thứ đã kết thúc.

Ngược lại, đó là giai đoạn mà mỗi nước đi trở nên quý giá hơn bao giờ hết.

Khi trên bàn cờ chỉ còn lại một số quân, những sai lầm nhỏ có thể quyết định cả ván đấu. Một quân Tốt đi sai một ô, một Vua chậm một nhịp, một Xe đứng sai vị trí đều có thể biến lợi thế thành thất bại.

Nếu khai cuộc cần sự chuẩn bị, trung cuộc cần khả năng phối hợp, thì tàn cuộc đòi hỏi một phẩm chất khác:

 

Sự chính xác.

 

Trong doanh nghiệp cũng vậy.

 

Khi một tổ chức còn nhỏ, nhiều vấn đề có thể được giải quyết bằng nhiệt huyết, quan hệ cá nhân và sự linh hoạt của người sáng lập.

 

Nhưng khi HGroup phát triển thành một hệ sinh thái với nhiều công ty, thương hiệu, chi nhánh, đối tác, khách hàng và nền tảng, cách quản trị dựa chủ yếu vào kinh nghiệm cá nhân sẽ không còn đủ.

 

HGroup phải bước sang một năng lực mới:

 

Tối ưu hóa hệ thống.

 

---

 

1. Từ tăng trưởng sang hiệu quả

 

Trong những giai đoạn đầu, doanh nghiệp thường quan tâm đến những câu hỏi:

 

Có bao nhiêu khách hàng mới?

 

Doanh thu tăng bao nhiêu?

 

Mở được bao nhiêu chi nhánh?

 

Có thêm bao nhiêu đối tác?

 

Những câu hỏi ấy quan trọng.

 

Nhưng khi hệ thống đã lớn, cần đặt thêm những câu hỏi sâu hơn:

 

Một đồng doanh thu tạo ra bao nhiêu lợi nhuận?

 

Một khách hàng có quay trở lại không?

 

Một chi nhánh mất bao lâu để đạt hiệu quả?

 

Một nhân viên tạo ra bao nhiêu giá trị?

 

Một quy trình có bao nhiêu bước thừa?

 

Một quyết định mất bao lâu để được thực hiện?

 

Một sai sót xảy ra ở đâu và vì sao nó lặp lại?

 

Đó chính là sự chuyển đổi từ tư duy “lớn hơn” sang tư duy “tốt hơn”.

 

HGroup không thể chỉ lớn.

 

HGroup phải ngày càng hiệu quả.

 

---

 

2. Loại bỏ những nước đi thừa

 

Một kỳ thủ giỏi không di chuyển quân cờ chỉ để tạo cảm giác mình đang hành động.

 

Mỗi nước đi phải có mục đích.

 

Doanh nghiệp cũng vậy.

 

Trong một tổ chức lớn, có thể xuất hiện rất nhiều “nước đi thừa”:

 

Những cuộc họp không tạo ra quyết định.

 

Những báo cáo không ai sử dụng.

 

Những thủ tục được duy trì chỉ vì “trước giờ vẫn làm như vậy”.

 

Những cấp trung gian không tạo thêm giá trị.

 

Những dữ liệu được nhập nhiều lần.

 

Những công việc thủ công mà công nghệ có thể hỗ trợ.

Những sản phẩm tồn tại nhưng khách hàng không còn cần.

Tối ưu hóa bắt đầu bằng một câu hỏi rất đơn giản:

“Việc này có thực sự tạo ra giá trị không?”

Nếu không, hãy xem xét loại bỏ.

Nếu có, hãy tìm cách làm tốt hơn.

Nếu máy móc có thể làm phần lặp lại, hãy để con người dành thời gian cho những việc cần sáng tạo, phán đoán và quan hệ.

Tối ưu hóa không phải bắt mọi người làm việc nhiều hơn.

 

Tối ưu hóa là giúp cả hệ thống tạo ra nhiều giá trị hơn với nguồn lực hợp lý hơn.

 

---

 

3. Quy trình là trí nhớ của tổ chức

 

Một doanh nghiệp phụ thuộc vào một vài người giỏi là một doanh nghiệp có năng lực.

 

Nhưng một doanh nghiệp có thể biến kinh nghiệm của những người giỏi thành quy trình để hàng nghìn người cùng thực hiện mới thực sự có khả năng mở rộng.

 

Đó là lý do HGroup cần xây dựng hệ thống quy trình.

 

Những kinh nghiệm tốt nhất của Drhouses cần được ghi lại.

 

Cách tiếp nhận khách hàng.

 

Cách khảo sát.

 

Cách thiết kế.

 

Cách lập dự toán.

 

Cách thi công.

 

Cách nghiệm thu.

 

Cách bảo hành.

 

Cách xử lý khiếu nại.

 

Khi những kinh nghiệm đó được chuẩn hóa, đào tạo và liên tục cải tiến, tri thức cá nhân sẽ trở thành tài sản tổ chức.

 

Một người có thể rời vị trí.

 

Nhưng tri thức không được phép rời khỏi hệ thống cùng người đó.

 

Đó chính là vai trò của quy trình.

 

Quy trình là trí nhớ của doanh nghiệp.

 

---

 

4. Dữ liệu phải biến thành quyết định

 

Có dữ liệu chưa phải là có trí tuệ.

 

Một doanh nghiệp có thể sở hữu hàng triệu dữ liệu nhưng vẫn ra quyết định bằng cảm tính.

 

HGroup cần tiến xa hơn.

 

Dữ liệu phải trả lời được những câu hỏi cụ thể.

 

Khách hàng đến từ đâu?

 

Dịch vụ nào mang lại giá trị cao nhất?

 

Khách hàng nào có khả năng quay lại?

 

Chi nhánh nào đang hoạt động hiệu quả?

 

Chi phí nào đang tăng bất thường?

 

Sản phẩm nào nên tiếp tục đầu tư?

 

Quy trình nào đang tạo ra nhiều khiếu nại?

 

Khi dữ liệu được biến thành thông tin và thông tin được biến thành hành động, doanh nghiệp bắt đầu hình thành một năng lực đặc biệt:

 

khả năng học từ chính hoạt động của mình.

 

Mỗi giao dịch trở thành một bài học.

 

Mỗi khách hàng trở thành một nguồn phản hồi.

 

Mỗi dự án trở thành một nguồn dữ liệu.

 

Mỗi thất bại trở thành một cơ hội hoàn thiện hệ thống.

 

---

 

5. Khách hàng trung thành là tài sản của tàn cuộc

 

Trong khai cuộc, doanh nghiệp thường phải đi tìm khách hàng.

Nhưng trong một hệ sinh thái trưởng thành, một phần tăng trưởng quan trọng phải đến từ những khách hàng đã tin tưởng hệ thống.

 

Một khách hàng hài lòng với Drhouses có thể tiếp tục sử dụng những dịch vụ phù hợp khác trong hệ sinh thái.

 

Một người đọc HBook có thể biết đến các sản phẩm và tri thức của HGroup.

 

Một khách hàng của H-Ecom có thể trở thành thành viên lâu dài của cộng đồng.

 

Điều quan trọng không phải là bán cho khách hàng càng nhiều càng tốt.

 

Điều quan trọng là:

 

tạo ra đủ giá trị để khách hàng tự nguyện ở lại.

 

Niềm tin không thể được xây dựng bằng quảng cáo đơn thuần.

 

Niềm tin được tạo ra từ hàng trăm trải nghiệm nhỏ:

 

đúng cam kết;

 

đúng chất lượng;

 

minh bạch;

 

phản hồi nhanh;

 

chịu trách nhiệm;

 

và biết sửa sai khi có vấn đề.

 

Một thương hiệu mạnh chính là kết quả tích lũy của những lời hứa được thực hiện qua thời gian.

 

---

 

6. Thương hiệu giúp giảm chi phí của sự nghi ngờ

 

Khi khách hàng chưa biết một doanh nghiệp, họ phải đặt rất nhiều câu hỏi.

 

Doanh nghiệp này có đáng tin không?

 

Sản phẩm có tốt không?

 

Cam kết có được thực hiện không?

 

Nếu xảy ra vấn đề thì ai chịu trách nhiệm?

 

Một thương hiệu tốt giúp giảm những câu hỏi đó.

 

Vì khách hàng đã có một mức độ tin tưởng ban đầu.

 

Do đó, thương hiệu không chỉ là logo, màu sắc hay quảng cáo.

 

Thương hiệu là vốn niềm tin.

 

HGroup cần bảo vệ vốn niềm tin ấy như bảo vệ một tài sản chiến lược.

 

Một đơn vị trong hệ sinh thái không được phép đánh đổi uy tín dài hạn lấy doanh thu ngắn hạn.

 

Bởi trên một bàn cờ liên kết, sai lầm của một quân có thể ảnh hưởng đến toàn thế trận.

 

---

 

7. AI và tự động hóa trong giai đoạn tối ưu

 

Khi hệ thống ngày càng lớn, con người không thể xử lý mọi dữ liệu bằng phương pháp thủ công.

 

Đây là nơi H.AI có thể đóng vai trò quan trọng.

 

AI có thể hỗ trợ phân loại yêu cầu khách hàng, tìm kiếm tri thức nội bộ, tổng hợp báo cáo, phân tích dữ liệu, hỗ trợ marketing, đào tạo nhân viên và phát hiện những dấu hiệu bất thường.

 

Nhưng nguyên tắc phải rõ ràng:

 

AI hỗ trợ hệ thống ra quyết định tốt hơn, không xóa bỏ trách nhiệm của con người.

 

Những quyết định quan trọng liên quan đến con người, tài chính, pháp lý, chiến lược và uy tín cần có cơ chế kiểm soát phù hợp.

 

Công nghệ càng mạnh, quản trị càng phải rõ.

 

---

8. Tối ưu nhưng không được làm mất khả năng sáng tạo

 

Một nguy cơ của các tổ chức lớn là quá yêu quy trình.

 

Khi mọi việc đều có quy định, biểu mẫu và cấp phê duyệt, tổ chức có thể trở nên chậm chạp.

 

Vì vậy HGroup cần duy trì hai năng lực song song:

 

chuẩn hóa những gì đã chứng minh được hiệu quả và thử nghiệm những gì có thể tạo ra tương lai.

 

Những hoạt động cốt lõi cần quy trình.

 

Những ý tưởng mới cần không gian thử nghiệm.

 

Một bên tạo ra ổn định.

 

Một bên tạo ra đổi mới.

 

Nếu chỉ có đổi mới, hệ thống dễ hỗn loạn.

 

Nếu chỉ có quy trình, hệ thống dễ trì trệ.

 

Nghệ thuật quản trị nằm ở sự cân bằng giữa hai sức mạnh ấy.

 

---

 

9. Vua trong tàn cuộc cũng phải bước ra

 

Có một điều rất thú vị trong cờ vua.

 

Ở khai cuộc, Vua thường được bảo vệ cẩn thận.

 

Nhưng trong tàn cuộc, khi số lượng quân đã giảm, Vua có thể trở thành một quân cờ hoạt động rất quan trọng.

 

Đây là một hình ảnh đáng suy ngẫm đối với người sáng lập.

 

Khi HGroup trưởng thành, người sáng lập không nên quay lại làm thay mọi người.

 

Nhưng cũng không có nghĩa là hoàn toàn đứng ngoài hệ thống.

 

Vai trò cần thay đổi.

 

Từ người xử lý công việc sang người bảo vệ tầm nhìn.

 

Từ người quyết định mọi việc sang người xây dựng cơ chế ra quyết định.

 

Từ người tuyển từng nhân viên sang người xây dựng thế hệ lãnh đạo.

 

Từ người tạo ra doanh nghiệp sang người xây dựng thể chế để doanh nghiệp có thể tồn tại lâu hơn chính mình.

 

Đó là một bước trưởng thành rất lớn của người sáng lập.

 

---

 

10. Tối ưu hóa để chuẩn bị cho nhiều thế hệ

 

Mục tiêu cuối cùng của tối ưu hóa không chỉ là tiết kiệm chi phí.

 

Mục tiêu lớn hơn là tạo ra một tổ chức có khả năng vận hành bền vững.

 

Một ngày nào đó, HGroup có thể có rất nhiều công ty.

 

Rất nhiều chi nhánh.

 

Rất nhiều đối tác.

 

Rất nhiều khách hàng.

 

Và nhiều thế hệ lãnh đạo khác nhau.

 

Khi ấy, sức mạnh của HGroup không thể nằm trong trí nhớ của một người.

 

Nó phải nằm trong:

 

văn hóa + quy trình + dữ liệu + công nghệ + thương hiệu + con người + cơ chế quản trị.

 

Đó là những tài sản vô hình nhưng quyết định tuổi thọ của tổ chức.

 

---

 

NƯỚC ĐI CỦA HGROUP

 

Khai cuộc hỏi:

 

Chúng ta xây nền móng như thế nào?

 

Trung cuộc hỏi:

 

Chúng ta kết nối và mở rộng như thế nào?

 

Tàn cuộc hỏi:

Làm thế nào để hệ thống ngày càng hiệu quả, chính xác và bền vững?

 

Vì vậy, HGroup cần xây dựng một văn hóa mà trong đó mỗi người đều có thể đặt ba câu hỏi:

 

Việc này có tạo ra giá trị không?

 

Có cách nào làm tốt hơn không?

 

Nếu ngày mai người đang làm việc này không còn ở đây, hệ thống có tiếp tục vận hành được không?

 

Ba câu hỏi tưởng như đơn giản nhưng có thể thay đổi cả một tổ chức.

 

Bởi một doanh nghiệp vĩ đại không phải là doanh nghiệp không bao giờ mắc sai lầm.

 

Đó là doanh nghiệp biết nhìn thấy sai lầm, học từ sai lầm và liên tục làm cho hệ thống tốt hơn sau mỗi vòng vận hành.

 

Trong cờ vua, tàn cuộc có thể chỉ còn vài quân.

 

Nhưng chính lúc ấy, giá trị của từng ô cờ, từng bước chân và từng quyết định trở nên rõ ràng nhất.

 

Trong HGroup cũng vậy.

 

Khi hệ sinh thái ngày càng trưởng thành, chiến thắng không nhất thiết đến từ một dự án khổng lồ hay một nước đi gây tiếng vang.

 

Nó có thể đến từ hàng nghìn cải tiến nhỏ được thực hiện mỗi ngày.

Một quy trình ngắn hơn.

Một khách hàng hài lòng hơn.

Một nhân viên trưởng thành hơn.

Một đồng chi phí được sử dụng hiệ