HNI 04/10 SÁCH TRẮNG LẤY HÀNH ĐỘNG LÀM KIM CHỈ NAM Từ tư duy → quyết định → hành động → kết quả → kiến tạo giá trị Tác giả: Henry Le – Lê Đình Hải PHẦN II — HỆ THỐNG HÀNH ĐỘNG CÁ NHÂN CHƯƠNG 8: MỘT NGÀY MỘT BƯỚC TIẾN Xây dựng nguyên tắc cải tiến liên tục Con người thường bị hấp dẫn bởi những mục tiêu lớn. Chúng ta muốn thay đổi cuộc đời, xây dựng doanh nghiệp, tạo dựng sự nghiệp, phát triển cộng đồng hoặc kiến tạo một giá trị có thể tồn tại lâu dài. Nhưng giữa một khát vọng lớn và một kết quả lớn luôn tồn tại một khoảng cách. Khoảng cách ấy không thể được vượt qua chỉ bằng cảm hứng. Nó được rút ngắn bằng những hành động nhỏ, đúng hướng và được lặp lại mỗi ngày. Triết lý “một ngày một bước tiến” bắt đầu từ một nguyên tắc rất đơn giản: hôm nay cần tốt hơn hôm qua một chút. Không nhất thiết mỗi ngày phải tạo ra một thành tựu lớn. Điều quan trọng là chúng ta không ngừng tiến về phía trước. Một bước nhỏ hôm nay có thể chưa tạo ra khác biệt rõ ràng. Nhưng hàng trăm bước nhỏ được thực hiện liên tục sẽ hình thành năng lực mới, thói quen mới và kết quả mới. Sức mạnh của cải tiến không nằm ở một lần thay đổi mạnh mẽ, mà nằm trong khả năng duy trì thay đổi đúng đủ lâu. 1. ĐỪNG XEM THƯỜNG MỘT BƯỚC NHỎ Một người muốn viết sách không nhất thiết phải hoàn thành một chương trong ngày đầu tiên. Người đó có thể bắt đầu bằng một trang. Một doanh nghiệp muốn có hàng nghìn khách hàng phải bắt đầu bằng việc phục vụ tốt khách hàng đầu tiên. Một cộng đồng muốn tạo ảnh hưởng lớn phải bắt đầu bằng một nhóm người cùng chia sẻ giá trị. Mỗi hành trình lớn đều được cấu thành từ những bước nhỏ. Sai lầm phổ biến là chúng ta nhìn quá lâu vào đích đến và cảm thấy con đường quá xa. Khi mục tiêu trở nên quá lớn, con người dễ trì hoãn vì không biết bắt đầu từ đâu. Hãy chia mục tiêu thành những hành động đủ nhỏ để có thể thực hiện ngay. Đừng hỏi: “Bao giờ tôi hoàn thành toàn bộ hành trình?” Hãy hỏi: “Hôm nay tôi có thể tiến thêm một bước nào?” Câu hỏi thứ hai biến khát vọng thành hành động. 2. CẢI TIẾN LIÊN TỤC LÀ MỘT CÁCH SỐNG Cải tiến liên tục không phải là thay đổi mọi thứ mỗi ngày. Đó là quá trình quan sát, hành động, đo lường, học hỏi rồi điều chỉnh. Mỗi ngày chúng ta đều có thể đặt ba câu hỏi: Hôm nay tôi đã làm được gì? Điều gì tôi có thể làm tốt hơn? Ngày mai tôi sẽ thay đổi điều gì? Ba câu hỏi đơn giản giúp con người tránh sống và làm việc theo quán tính. Khi một cá nhân duy trì việc tự đánh giá, người đó dần nhận ra điểm mạnh, điểm yếu và những hành động đang tạo giá trị. Khi một tổ chức thực hiện nguyên tắc này, tổ chức sẽ hình thành văn hóa học hỏi. Không cần đợi đến khi xảy ra thất bại mới thay đổi. Chúng ta có thể cải tiến ngay cả khi mọi việc đang tốt. 3. TIẾN BỘ QUAN TRỌNG HƠN HOÀN HẢO Tâm lý muốn hoàn hảo đôi khi trở thành rào cản của hành động. Chúng ta muốn có kế hoạch hoàn chỉnh rồi mới bắt đầu, muốn sản phẩm hoàn hảo rồi mới giới thiệu, muốn có đầy đủ nguồn lực rồi mới triển khai. Nhưng thực tế luôn chứa những điều mà kế hoạch không thể dự đoán. Hành động tạo ra dữ liệu. Dữ liệu tạo ra hiểu biết. Hiểu biết giúp chúng ta điều chỉnh. Vì vậy, một phiên bản chưa hoàn hảo nhưng được triển khai, kiểm chứng và cải tiến thường có giá trị hơn một ý tưởng hoàn hảo chỉ tồn tại trên giấy. Điều này không có nghĩa là chấp nhận cẩu thả. Cải tiến liên tục luôn yêu cầu trách nhiệm và tiêu chuẩn. Chúng ta làm tốt nhất trong điều kiện hiện tại, sau đó tiếp tục tìm cách làm tốt hơn. 4. NGUYÊN TẮC 1% MỖI NGÀY Hãy hình dung mỗi ngày chúng ta cải thiện một phần nhỏ về kiến thức, kỹ năng, quy trình hoặc chất lượng phục vụ. Một phần nhỏ có thể khó nhận thấy trong vài ngày, nhưng khi được tích lũy lâu dài, sự thay đổi sẽ trở nên đáng kể. Trong kinh doanh, cải tiến có thể là trả lời khách hàng nhanh hơn, giảm một bước không cần thiết trong quy trình, nâng chất lượng sản phẩm hoặc đào tạo nhân sự tốt hơn. Trong cuộc sống cá nhân, đó có thể là đọc thêm vài trang sách, tập luyện thêm một khoảng thời gian, học một kỹ năng hoặc hoàn thành một công việc đã cam kết. Giá trị nằm ở sự đều đặn. Một hành động tốt nhưng chỉ xuất hiện ngẫu nhiên chưa tạo thành năng lực. Hành động đúng được lặp lại mới hình thành thói quen; thói quen đúng được duy trì mới tạo nên con người. 5. ĐO BƯỚC TIẾN, KHÔNG CHỈ ĐO ĐÍCH ĐẾN Nếu chỉ nhìn vào mục tiêu cuối cùng, chúng ta dễ cảm thấy mình chưa đạt được gì. Vì vậy cần thiết lập những chỉ số cho hành động hằng ngày. Người viết sách có thể đo số trang hoàn thành. Người bán hàng có thể đo số khách hàng được tư vấn. Người quản lý có thể đo số vấn đề được giải quyết. Một đội ngũ có thể đo tiến độ công việc, chất lượng phục vụ và phản hồi khách hàng. Khi hành động được đo lường, tiến bộ trở nên hữu hình. Đo lường cũng giúp phát hiện một vấn đề quan trọng: chúng ta đang bận rộn hay thực sự tiến bộ? Có những ngày một người thực hiện rất nhiều việc nhưng không tiến gần mục tiêu. Vì thế, mỗi hành động cần được xem xét theo giá trị mà nó tạo ra. 6. XÂY DỰNG VÒNG LẶP CẢI TIẾN Một hệ thống cải tiến hiệu quả có thể vận hành theo sáu bước: Mục tiêu → Hành động → Đo lường → Đánh giá → Điều chỉnh → Lặp lại. Đầu tiên, xác định điều cần đạt. Tiếp theo, chọn hành động cụ thể. Sau khi thực hiện, đo kết quả. Từ kết quả, đánh giá điều gì hiệu quả và điều gì chưa hiệu quả. Sau đó điều chỉnh phương pháp và bắt đầu vòng hành động mới. Điểm quan trọng nhất là vòng lặp không dừng lại. Mỗi vòng lặp tạo thêm dữ liệu. Mỗi dữ liệu tạo thêm hiểu biết. Mỗi hiểu biết đúng giúp hành động tiếp theo chính xác hơn. Đó chính là cách cá nhân và tổ chức trưởng thành. 7. MỖI NGÀY PHẢI ĐỂ LẠI MỘT GIÁ TRỊ Một ngày trôi qua không thể lấy lại. Vì vậy, câu hỏi đáng suy nghĩ không phải chỉ là hôm nay chúng ta bận thế nào, mà là hôm nay chúng ta đã tạo thêm giá trị gì. Giá trị ấy không nhất thiết phải lớn. Có thể là một công việc được hoàn thành, một khách hàng được phục vụ tốt, một kiến thức mới được học, một sai sót được sửa, một quy trình được cải thiện hoặc một người được giúp đỡ. Khi mỗi ngày đều để lại một giá trị, thời gian không còn đơn thuần là những ngày trôi qua. Thời gian trở thành tài sản tích lũy. 8. KHÔNG SO SÁNH HÀNH TRÌNH CỦA MÌNH VỚI NGƯỜI KHÁC Cải tiến liên tục không yêu cầu chúng ta phải nhanh hơn tất cả mọi người. Điều cần thiết là phiên bản hôm nay tiến bộ hơn phiên bản hôm qua. Mỗi người có xuất phát điểm, nguồn lực, hoàn cảnh và mục tiêu khác nhau. So sánh thiếu cơ sở dễ tạo áp lực hoặc khiến chúng ta chạy theo con đường không thuộc về mình. Hãy học từ người khác nhưng đo sự tiến bộ bằng chính hành trình của mình. Nếu hôm qua chưa biết, hôm nay biết thêm, đó là tiến bộ. Nếu hôm qua làm chưa tốt, hôm nay sửa được một phần, đó là tiến bộ. Nếu hôm qua trì hoãn, hôm nay bắt đầu, đó cũng là tiến bộ. 9. BIẾN CẢI TIẾN THÀNH VĂN HÓA Một tổ chức mạnh không chỉ có một người luôn cải tiến. Tinh thần ấy cần trở thành văn hóa chung. Mỗi thành viên được khuyến khích phát hiện vấn đề, đề xuất giải pháp, thử nghiệm phương pháp mới và chia sẻ bài học. Người lãnh đạo không nên chỉ hỏi: “Ai gây ra lỗi?” mà cần hỏi thêm: “Chúng ta cải tiến hệ thống thế nào để lỗi này không lặp lại?” Khi sai sót trở thành dữ liệu để học hỏi, tổ chức phát triển nhanh hơn. Khi mỗi người đều chủ động cải thiện công việc của mình, hàng trăm cải tiến nhỏ có thể tạo thành một chuyển đổi lớn. 10. HÀNH ĐỘNG HÔM NAY KIẾN TẠO NGÀY MAI Tương lai không xuất hiện trong một khoảnh khắc. Tương lai được hình thành từ những lựa chọn và hành động lặp lại mỗi ngày. Một ngày đọc sách chưa tạo nên trí tuệ. Một ngày rèn luyện chưa tạo nên sức mạnh. Một ngày phục vụ khách hàng tốt chưa tạo nên thương hiệu. Nhưng khi những hành động ấy được duy trì, kết quả sẽ tích lũy. Vì vậy, đừng chờ động lực mới hành động. Hãy xây dựng hệ thống để ngay cả những ngày không có nhiều cảm hứng, chúng ta vẫn tiến thêm một bước. KẾT CHƯƠNG “Một ngày một bước tiến” không phải lời kêu gọi chạy thật nhanh. Đó là triết lý của sự bền bỉ. Không cần hôm nay phải thay đổi cả thế giới. Hãy thay đổi một việc trong khả năng của mình. Không cần hôm nay phải hoàn thành cả hành trình. Hãy hoàn thành bước tiếp theo. Mỗi bước đúng tạo ra kinh nghiệm. Mỗi kinh nghiệm tạo ra năng lực. Mỗi năng lực tạo ra kết quả. Và những kết quả đúng được tích lũy đủ lâu sẽ tạo nên giá trị bền vững. Henry Le – Lê Đình Hải > Đừng hỏi hôm nay mình đã đi được bao xa. Hãy hỏi hôm nay mình có tiến thêm một bước đúng hướng hay không. Bởi một bước nhỏ được thực hiện mỗi ngày có sức mạnh lớn hơn một kế hoạch vĩ đại chưa bao giờ bắt đầu.