HNI 05/10 SÁCH TRẮNG LẤY HÀNH ĐỘNG LÀM KIM CHỈ NAM Từ tư duy → quyết định → hành động → kết quả → kiến tạo giá trị Tác giả: Henry Le – Lê Đình Hải PHẦN III — TỪ HÀNH ĐỘNG ĐẾN KẾT QUẢ CHƯƠNG 12: LÀM ĐÚNG VIỆC TRƯỚC KHI LÀM NHIỀU VIỆC Tập trung vào hiệu quả thay vì chỉ tăng số lượng hoạt động Trong một thế giới luôn đề cao tốc độ, con người rất dễ nhầm lẫn giữa bận rộn và hiệu quả. Một ngày kín lịch chưa chắc là một ngày tạo ra nhiều giá trị. Một đội ngũ tổ chức nhiều cuộc họp chưa chắc giải quyết được nhiều vấn đề. Một doanh nghiệp triển khai hàng chục chiến dịch chưa chắc tạo ra khách hàng, doanh thu hay lợi nhuận tương xứng. Điều quan trọng không phải chúng ta đã làm bao nhiêu việc, mà là những việc ấy có đưa chúng ta đến gần mục tiêu hay không. Triết lý “làm đúng việc trước khi làm nhiều việc” đặt ra một nguyên tắc quản trị quan trọng: hiệu quả phải đi trước số lượng. Trước khi tăng tốc, hãy xác định đúng hướng. Trước khi mở rộng hoạt động, hãy tìm ra điều đang tạo giá trị. Trước khi yêu cầu đội ngũ làm nhiều hơn, hãy giúp họ biết việc nào thực sự quan trọng. 1. BẬN RỘN KHÔNG ĐỒNG NGHĨA VỚI HIỆU QUẢ Bận rộn rất dễ tạo cảm giác rằng chúng ta đang tiến bộ. Điện thoại liên tục, tin nhắn liên tục, cuộc họp nối tiếp cuộc họp, danh sách công việc ngày càng dài. Nhưng cuối ngày, câu hỏi quan trọng nhất vẫn là: Kết quả nào đã được tạo ra? Nếu hoạt động tăng nhưng kết quả không thay đổi, hệ thống cần được xem xét. Một người làm mười việc không quan trọng chưa chắc tạo ra giá trị bằng người hoàn thành một việc quyết định. Một doanh nghiệp đăng nhiều nội dung nhưng không tiếp cận đúng khách hàng có thể kém hiệu quả hơn doanh nghiệp tạo ít nội dung nhưng giải quyết đúng nhu cầu. Số lượng có ý nghĩa khi nó được đặt trên nền tảng đúng. 2. XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TRƯỚC KHI XÁC ĐỊNH CÔNG VIỆC Một trong những nguyên nhân khiến con người làm quá nhiều việc là bắt đầu từ danh sách nhiệm vụ thay vì bắt đầu từ mục tiêu. Hãy đảo ngược cách suy nghĩ. Trước tiên, xác định kết quả cần đạt. Sau đó mới hỏi: những hành động nào có khả năng tạo ra kết quả ấy? Nếu mục tiêu là tăng khách hàng, hãy xác định những hoạt động trực tiếp ảnh hưởng đến khả năng tiếp cận, tư vấn và chuyển đổi khách hàng. Nếu mục tiêu là nâng chất lượng sản phẩm, hãy ưu tiên nghiên cứu nhu cầu, kiểm tra chất lượng và cải tiến trải nghiệm. Khi kết quả đứng trước công việc, chúng ta dễ loại bỏ những hoạt động không cần thiết. 3. TÌM VIỆC QUAN TRỌNG NHẤT Không phải mọi nhiệm vụ đều có giá trị ngang nhau. Trong một danh sách mười công việc, có thể chỉ hai hoặc ba việc quyết định phần lớn kết quả. Vì vậy, người hành động hiệu quả phải học cách nhận diện công việc trọng yếu. Mỗi ngày hãy hỏi: Nếu hôm nay chỉ có thể hoàn thành một việc, việc nào sẽ tạo ra giá trị lớn nhất? Câu hỏi đơn giản nhưng buộc chúng ta phải lựa chọn. Lựa chọn luôn có nghĩa là từ bỏ một số việc ít quan trọng để dành nguồn lực cho việc quan trọng hơn. Khả năng tập trung không chỉ nằm ở việc biết mình phải làm gì. Nó còn nằm ở khả năng nói “chưa” với những việc chưa cần làm. 4. PHÂN BIỆT VIỆC GẤP VÀ VIỆC QUAN TRỌNG Việc gấp thường tạo áp lực mạnh hơn việc quan trọng. Một tin nhắn mới dễ thu hút sự chú ý hơn kế hoạch chiến lược. Một cuộc gọi bất ngờ dễ làm gián đoạn công việc cần tập trung. Những vấn đề nhỏ nhưng xuất hiện liên tục có thể chiếm toàn bộ ngày làm việc. Nếu chỉ phản ứng với điều gấp, chúng ta dễ bỏ quên điều quan trọng. Những hoạt động như xây dựng chiến lược, đào tạo đội ngũ, cải tiến sản phẩm, chăm sóc khách hàng hay thiết kế hệ thống có thể chưa tạo áp lực tức thời, nhưng ảnh hưởng lớn đến tương lai. Người quản trị tốt phải dành thời gian cho những việc quan trọng trước khi chúng biến thành việc khẩn cấp. 5. ĐO GIÁ TRỊ THAY VÌ ĐẾM HOẠT ĐỘNG Một hệ thống quản trị yếu thường hỏi: “Hôm nay đã làm bao nhiêu việc?” Một hệ thống tốt hơn sẽ hỏi: “Những việc hôm nay tạo ra kết quả gì?” Ví dụ, thay vì chỉ đo số cuộc gọi bán hàng, hãy đo số khách hàng phù hợp được tiếp cận, số cuộc tư vấn chất lượng và tỷ lệ chuyển đổi. Thay vì chỉ đo số bài truyền thông, hãy xem mức độ tiếp cận đúng đối tượng, tương tác có ý nghĩa và số hành động tiếp theo của khách hàng. Đếm hoạt động giúp biết khối lượng công việc. Đo giá trị giúp biết chất lượng công việc. Hai điều đều cần thiết, nhưng giá trị phải là mục tiêu cuối cùng. 6. LOẠI BỎ TRƯỚC KHI BỔ SUNG Khi kết quả chưa tốt, phản ứng phổ biến là làm thêm. Thêm cuộc họp. Thêm báo cáo. Thêm quy trình. Thêm chiến dịch. Thêm nhiệm vụ. Nhưng đôi khi giải pháp không phải bổ sung mà là loại bỏ. Hãy xem xét những hoạt động không còn tạo giá trị, những bước phê duyệt dư thừa, những cuộc họp không có quyết định hoặc những báo cáo không được sử dụng. Mỗi hoạt động không cần thiết đều tiêu tốn thời gian, năng lượng và sự tập trung. Một hệ thống tinh gọn không phải hệ thống làm ít vì thiếu năng lực. Đó là hệ thống biết dành nguồn lực cho những điều thực sự quan trọng. 7. TẬP TRUNG TẠO RA CHẤT LƯỢNG Khi chỉ chạy theo số lượng, chất lượng dễ bị hy sinh. Một đội ngũ bán hàng bị ép tăng số cuộc gọi có thể liên hệ nhiều hơn nhưng lắng nghe khách hàng ít hơn. Một đội truyền thông chạy theo số bài có thể sản xuất nhiều nội dung nhưng giá trị mỗi nội dung giảm xuống. Một người cố hoàn thành quá nhiều việc có thể mắc nhiều sai sót hơn. Số lượng chỉ nên tăng sau khi quy trình tạo giá trị đã được chứng minh.@ Trước tiên, hãy làm đúng. Sau đó làm tốt. Tiếp theo làm ổn định. Cuối cùng mới nghĩ đến việc nhân rộng. Đó là cách tăng trưởng có nền tảng. 8. XÂY DỰNG NGUYÊN TẮC BA VIỆC QUAN TRỌNG Một phương pháp thực hành đơn giản là mỗi ngày xác định ba việc quan trọng nhất. Ba việc này phải gắn trực tiếp với mục tiêu chính. Hãy ưu tiên thực hiện chúng trong khoảng thời gian bản thân có khả năng tập trung tốt nhất. Những nhiệm vụ khác vẫn có thể được xử lý, nhưng không được phép chiếm hết nguồn lực dành cho công việc trọng yếu. Cuối ngày, hãy kiểm tra: Ba việc quan trọng đã hoàn thành chưa? Chúng tạo ra kết quả gì? Có việc nào tưởng quan trọng nhưng thực tế không tạo giá trị? Qua thời gian, phương pháp này giúp chúng ta hiểu rõ hơn về cách sử dụng nguồn lực của mình. 9. LÃNH ĐẠO PHẢI BẢO VỆ SỰ TẬP TRUNG CỦA ĐỘI NGŨ Một đội ngũ khó đạt hiệu quả nếu mỗi ngày nhận thêm những ưu tiên mới. Khi mọi việc đều được gọi là quan trọng, cuối cùng không việc nào thực sự được ưu tiên. Người lãnh đạo cần xác định mục tiêu rõ ràng, thống nhất thứ tự ưu tiên và hạn chế việc thay đổi định hướng tùy hứng. Mỗi thành viên cần biết: Tôi chịu trách nhiệm về kết quả nào? Việc quan trọng nhất của tôi là gì? Tiêu chí hoàn thành là gì? Khi nào cần báo cáo? Ai có quyền quyết định? Sự rõ ràng giúp giảm thời gian chờ đợi và giảm những hoạt động không cần thiết. Lãnh đạo hiệu quả không chỉ giao thêm việc. Lãnh đạo còn phải giúp đội ngũ loại bỏ việc thừa. 10. TỪ HIỆU QUẢ ĐẾN KHẢ NĂNG NHÂN RỘNG Khi đã xác định được hành động tạo kết quả, chúng ta mới nên nghĩ đến việc tăng số lượng. Nếu một quy trình bán hàng đang hiệu quả, có thể đào tạo thêm người thực hiện. Nếu một loại nội dung tạo giá trị cho khách hàng, có thể phát triển thành chuỗi. Nếu một mô hình phục vụ được khách hàng đánh giá tốt, có thể chuẩn hóa để mở rộng. Công thức nên là: Làm đúng → Đo lường → Làm tốt → Chuẩn hóa → Nhân rộng. Không nên đảo ngược trình tự. Nhân rộng một quy trình chưa hiệu quả chỉ làm vấn đề lớn hơn. Tăng số lượng một hành động sai không tạo ra nhiều giá trị hơn. Nó chỉ tạo ra nhiều lãng phí hơn. KẾT CHƯƠNG Làm đúng việc trước khi làm nhiều việc là nguyên tắc giúp con người và tổ chức bảo vệ nguồn lực quý giá nhất: thời gian, năng lượng và sự tập trung. Mỗi ngày chúng ta đều có giới hạn. Không ai có thể làm tất cả. Vì vậy, trưởng thành không chỉ là học cách làm thêm nhiều việc. Đó còn là học cách lựa chọn. Chọn mục tiêu quan trọng. Chọn hành động tạo giá trị. Chọn việc cần ưu tiên. Chọn điều cần loại bỏ. Chọn thời điểm cần tập trung. Và chỉ tăng số lượng khi đã chứng minh được rằng hành động đang đi đúng hướng. Người hiệu quả không hỏi mình có thể làm thêm bao nhiêu việc. Họ hỏi: “Việc nào đáng để tôi dành thời gian?” Doanh nghiệp hiệu quả cũng không chỉ hỏi đội ngũ đã hoạt động nhiều đến đâu. Doanh nghiệp phải hỏi: “Những hoạt động nào đang tạo ra khách hàng, sản phẩm, doanh thu, niềm tin và giá trị thật?” Khi câu hỏi thay đổi, cách hành động thay đổi. Khi hành động thay đổi, kết quả cũng thay đổi. Và khi những hành động đúng được chuẩn hóa, đo lường và lặp lại, hiệu quả sẽ trở thành năng lực của cả hệ thống. Henry Le – Lê Đình Hải > “Đừng lấy sự bận rộn làm bằng chứng cho sự tiến bộ. Trước khi làm nhiều hơn, hãy chắc chắn rằng mình đang làm đúng. Một hành động đúng tạo ra giá trị luôn đáng giá hơn rất nhiều hoạt động chỉ khiến chúng ta bận rộn.”