PHẦN VII. NHÂN SỰ VÀ CHẤT LƯỢNG SỐNG

CHƯƠNG 32. ĐẠO ĐỨC VÀ XUNG ĐỘT LỢI ÍCH

32.1. Đạo đức – Nền tảng của quản trị có trách nhiệm

Trong mô hình quản trị Làng Trường Thọ Hòa Bình, đạo đức là nền tảng định hướng hành vi của Ban điều hành, nhân sự chuyên môn, các đơn vị cung cấp dịch vụ và những người được giao quản lý tài sản, nguồn lực cộng đồng. Một bộ máy có quy trình tốt nhưng thiếu chuẩn mực đạo đức vẫn có thể phát sinh lạm quyền, thiên vị, thất thoát tài sản và làm suy giảm niềm tin của cư dân.

Đạo đức trong quản trị không chỉ là phẩm chất cá nhân mà còn phải được thể hiện bằng những quy tắc cụ thể, cơ chế kiểm soát và trách nhiệm giải trình. Người được giao quyền quản lý cần đặt lợi ích hợp pháp của cộng đồng trong phạm vi nhiệm vụ lên trên lợi ích riêng, thực hiện công việc công bằng và không sử dụng chức vụ để tạo đặc quyền cho bản thân hoặc người thân.

Một nội dung đặc biệt quan trọng là kiểm soát xung đột lợi ích. Xung đột lợi ích xuất hiện khi lợi ích cá nhân, gia đình, tài chính hoặc quan hệ kinh doanh có khả năng ảnh hưởng, hoặc tạo ra nguy cơ ảnh hưởng, đến tính khách quan trong việc thực hiện nhiệm vụ. Xung đột lợi ích không nhất thiết đồng nghĩa với hành vi sai phạm, nhưng nếu không được nhận diện và kiểm soát, nó có thể dẫn đến những quyết định thiếu công bằng.

Vì vậy, Làng cần xây dựng hệ thống đạo đức nghề nghiệp gắn với cơ chế phòng ngừa, phát hiện, xử lý và khắc phục vi phạm.

32.2. Xây dựng quy tắc ứng xử

Quy tắc ứng xử là cơ sở để thống nhất chuẩn mực hành vi trong toàn bộ hệ thống quản trị. Nội dung cần ngắn gọn, dễ hiểu, có thể áp dụng trong những tình huống thực tế và phù hợp với pháp luật Việt Nam.

Trước hết, mọi nhân sự phải trung thực trong báo cáo, sử dụng đúng quyền hạn, bảo vệ tài sản và giữ gìn thông tin được giao quản lý. Không được nhận hoặc đề nghị lợi ích không phù hợp nhằm tác động đến quyết định tuyển dụng, mua sắm, lựa chọn nhà thầu, nghiệm thu công trình hay phân bổ dịch vụ.

Thứ hai, cần bảo đảm sự công bằng trong quan hệ với cư dân. Việc giải quyết kiến nghị, cung cấp dịch vụ và tiếp cận thông tin phải dựa trên tiêu chí rõ ràng, không phân biệt đối xử vì quan hệ cá nhân, mức độ thân quen hoặc lợi ích riêng.

Thứ ba, nhân sự phải tôn trọng đồng nghiệp, cư dân và đối tác; không sử dụng lời nói hoặc hành vi đe dọa, xúc phạm, gây áp lực hay trả đũa người đưa ra phản ánh chính đáng.

Thứ tư, mỗi cá nhân có trách nhiệm bảo vệ dữ liệu cá nhân, giữ gìn tài sản chung và thông báo những nguy cơ sai phạm mà mình phát hiện thông qua kênh phù hợp.

Quy tắc ứng xử cần được phổ biến khi tuyển dụng, nhắc lại trong các chương trình đào tạo và tích hợp vào tiêu chí đánh giá công việc. Người quản lý phải nêu gương trong việc thực hiện các chuẩn mực đã ban hành.

32.3. Khai báo lợi ích liên quan

Khai báo lợi ích liên quan là biện pháp giúp tổ chức nhận diện sớm những tình huống có thể ảnh hưởng đến tính khách quan của quyết định. Làng cần quy định rõ những đối tượng có nghĩa vụ khai báo, nội dung cần khai báo, thời điểm thực hiện và người có trách nhiệm tiếp nhận.

Những trường hợp cần xem xét bao gồm việc nhân sự hoặc người có liên quan sở hữu lợi ích tại doanh nghiệp đang tham gia đấu thầu; có quan hệ gia đình với nhà cung cấp; có quyền lợi tài chính trong dự án đang được xem xét; hoặc có quan hệ cá nhân có khả năng ảnh hưởng đến việc đánh giá, phê duyệt.

Việc khai báo nên được thực hiện khi bắt đầu đảm nhiệm vị trí có liên quan, trước khi tham gia quyết định cụ thể và ngay khi phát sinh thay đổi đáng kể. Đối với những nhiệm vụ nhạy cảm như mua sắm, đầu tư, tuyển dụng và quản lý hợp đồng, cần có cơ chế khai báo bổ sung phù hợp.

Thông tin khai báo phải được lưu trữ an toàn, chỉ cung cấp cho người có thẩm quyền và sử dụng đúng mục đích. Không nên yêu cầu thu thập dữ liệu riêng tư không cần thiết.

Quan trọng hơn, khai báo không mặc nhiên dẫn đến kỷ luật hoặc loại bỏ một cá nhân khỏi công việc. Mục đích chính là đánh giá mức độ rủi ro và lựa chọn biện pháp kiểm soát tương xứng.

32.4. Kiểm soát giao dịch với bên liên quan

Giao dịch với bên liên quan có thể xuất hiện khi Làng thuê dịch vụ của doanh nghiệp do người quản lý sở hữu, mua hàng từ cơ sở kinh doanh của người thân hoặc hợp tác với tổ chức mà người phê duyệt có lợi ích tài chính.

Những giao dịch này không nhất thiết bị cấm trong mọi trường hợp, nhưng cần được kiểm soát chặt chẽ để bảo đảm lợi ích cộng đồng không bị ảnh hưởng.

Trước khi giao dịch, đơn vị phụ trách cần xác định mối quan hệ liên quan, đánh giá nhu cầu thực tế, so sánh giá cả và điều kiện thương mại, kiểm tra năng lực nhà cung cấp và lưu trữ hồ sơ lựa chọn. Với giao dịch có giá trị lớn hoặc rủi ro cao, cần tăng cường thẩm định độc lập và phê duyệt theo cấp có thẩm quyền.

Người có lợi ích liên quan không được tự mình quyết định lựa chọn đối tác, phê duyệt giao dịch hoặc xác nhận kết quả nghiệm thu khi sự tham gia đó có thể làm mất tính khách quan.

Sau khi giao dịch hoàn thành, hồ sơ hợp đồng, hóa đơn, chứng từ thanh toán và biên bản nghiệm thu phải được lưu trữ theo quy định. Việc kiểm tra định kỳ giúp phát hiện tình trạng chia nhỏ hợp đồng, nâng giá bất hợp lý hoặc ưu tiên nhà cung cấp không đáp ứng tiêu chuẩn.

32.5. Quy trình rút khỏi quyết định

Rút khỏi quyết định là biện pháp kiểm soát được áp dụng khi một cá nhân có lợi ích liên quan có thể ảnh hưởng đến kết quả xem xét. Quy trình này cần rõ ràng, dễ thực hiện và không phụ thuộc hoàn toàn vào sự tự giác của người có liên quan.

Quy trình có thể triển khai qua bốn bước.

Bước 1: Khai báo tình huống. Cá nhân thông báo bằng văn bản về lợi ích hoặc mối quan hệ có liên quan trước khi thảo luận hay phê duyệt vấn đề.

Bước 2: Đánh giá rủi ro. Người hoặc bộ phận có thẩm quyền xem xét mức độ ảnh hưởng và quyết định biện pháp kiểm soát phù hợp.

Bước 3: Rút khỏi quá trình quyết định. Khi cần thiết, cá nhân không tham gia thảo luận, đánh giá, bỏ phiếu hoặc phê duyệt nội dung liên quan. Việc rút khỏi quyết định phải được ghi nhận trong biên bản.

Bước 4: Bố trí người thay thế và lưu hồ sơ. Một người đủ năng lực, không có xung đột lợi ích tương tự được giao thực hiện nhiệm vụ. Hồ sơ phải ghi rõ căn cứ và biện pháp kiểm soát đã áp dụng.

Việc rút khỏi quyết định không đồng nghĩa với việc cá nhân bị kết luận có hành vi sai trái. Đây là biện pháp phòng ngừa nhằm bảo đảm tính khách quan và bảo vệ uy tín của cả cá nhân lẫn tổ chức.

32.6. Xử lý vi phạm theo quy định

Khi phát hiện dấu hiệu vi phạm đạo đức hoặc không tuân thủ quy định về xung đột lợi ích, Làng cần tiến hành xác minh khách quan, bảo đảm quyền giải trình và áp dụng biện pháp phù hợp với tính chất, mức độ của vụ việc.

Các hành vi như che giấu lợi ích liên quan, làm sai lệch hồ sơ, nhận lợi ích không phù hợp, thông đồng trong mua sắm hoặc sử dụng tài sản cộng đồng trái quy định cần được xem xét nghiêm túc. Tuy nhiên, phải phân biệt giữa sai sót vô ý, vi phạm quy trình và hành vi cố ý trục lợi.

Quy trình xử lý cần bao gồm tiếp nhận thông tin, bảo toàn chứng cứ, xác minh, yêu cầu giải trình, kết luận trong phạm vi thẩm quyền và đề xuất biện pháp khắc phục. Các hình thức xử lý có thể bao gồm nhắc nhở, yêu cầu điều chỉnh quy trình, thay đổi nhiệm vụ, xử lý kỷ luật theo quy định áp dụng hoặc chuyển vụ việc đến cơ quan có thẩm quyền.

Người phản ánh thiện chí cần được bảo vệ khỏi hành vi trả đũa trái pháp luật. Đồng thời, người bị phản ánh phải được bảo đảm quyền trình bày và không bị coi là có lỗi khi chưa có đủ căn cứ.

Kết quả xử lý cần được công bố trong phạm vi phù hợp, bảo đảm tính minh bạch nhưng không xâm phạm quyền riêng tư hoặc làm ảnh hưởng đến quá trình xác minh hợp pháp.

32.7. Kết luận: Giữ vững đạo đức để bảo vệ niềm tin

Đạo đức và kiểm soát xung đột lợi ích là hai yếu tố không thể tách rời trong quản trị Làng Trường Thọ Hòa Bình. Quy tắc ứng xử giúp xác lập chuẩn mực; khai báo lợi ích giúp nhận diện nguy cơ; kiểm soát giao dịch và rút khỏi quyết định giúp ngăn ngừa thiên vị; còn cơ chế xử lý vi phạm bảo đảm trách nhiệm được thực hiện công bằng.

Một tổ chức đáng tin cậy không chỉ cần những người có năng lực chuyên môn mà còn cần những người biết giới hạn quyền lực, tôn trọng nguyên tắc và sẵn sàng chịu trách nhiệm về quyết định của mình.

Đạo đức tạo nên phẩm chất của người quản trị; minh bạch bảo vệ sự công bằng; và kiểm soát xung đột lợi ích giúp bảo đảm quyền lực luôn được sử dụng vì mục tiêu chính đáng của cộng đồng.