HNI 21-7

CHƯƠNG 23: GIÁM SÁT THỰC HIỆN

 

Trong mọi mô hình quản trị, việc một chính sách được thông qua mới chỉ là điểm khởi đầu. Một quyết định dù được xây dựng công phu, được thảo luận kỹ lưỡng và được Hội đồng Quản trị phê duyệt, nếu không được triển khai đúng cách thì vẫn chưa thể tạo ra giá trị thực tế. Khoảng cách giữa quyết định và kết quả chính là nơi mà năng lực thực thi của tổ chức được thể hiện rõ nhất.

 

Vì vậy, trong mô hình quản trị HGroup, giám sát thực hiện là một chức năng quan trọng của Đội Đỏ. Hoạt động giám sát nhằm bảo đảm các nghị quyết, chiến lược, chương trình và dự án đã được phê duyệt được triển khai đúng mục tiêu, đúng phạm vi, đúng tiến độ và phù hợp với các nguyên tắc quản trị chung của HGroup.

 

Giám sát không có nghĩa là can thiệp vào mọi công việc hằng ngày của Ban Điều hành. Giám sát cũng không phải là tìm kiếm sai sót để quy trách nhiệm cho cá nhân. Bản chất của giám sát là tạo ra một cơ chế theo dõi độc lập và có trách nhiệm, giúp tổ chức biết được những gì đang diễn ra, kết quả đạt được đến đâu, những khó khăn nào đang xuất hiện và cần điều chỉnh điều gì để bảo đảm mục tiêu cuối cùng.

 

Một tổ chức có thể có chiến lược tốt nhưng thực hiện kém thì vẫn thất bại. Ngược lại, một tổ chức có cơ chế giám sát hiệu quả sẽ có khả năng phát hiện sớm những vấn đề trong quá trình triển khai và điều chỉnh trước khi chúng trở thành những sai lệch nghiêm trọng.

Đó chính là ý nghĩa cốt lõi của giám sát thực hiện.

 

Mục tiêu của hoạt động giám sát

Mục tiêu đầu tiên của giám sát là bảo đảm các quyết định được thực hiện đúng với những gì đã được phê duyệt.

 

Khi Hội đồng Quản trị thông qua một chiến lược, chương trình hoặc dự án, quyết định đó thường đi kèm với các mục tiêu, nguồn lực, thời hạn và tiêu chí đánh giá cụ thể. Đội Đỏ có trách nhiệm theo dõi quá trình triển khai để xác định mức độ phù hợp giữa kế hoạch và thực tế.

 

Mục tiêu thứ hai là phát hiện sớm những sai lệch.

Trong quá trình thực hiện, kế hoạch ban đầu có thể gặp những biến động không thể dự đoán. Thị trường thay đổi, nguồn lực biến động, công nghệ phát sinh vấn đề hoặc những điều kiện thực tế không còn phù hợp với giả định ban đầu.

 

Khi đó, việc giám sát giúp HGroup phát hiện sự thay đổi đủ sớm để có phương án điều chỉnh.

 

Mục tiêu thứ ba là nâng cao trách nhiệm giải trình.

Mỗi chương trình, dự án cần có người chịu trách nhiệm rõ ràng. Người phụ trách không chỉ có trách nhiệm triển khai công việc mà còn phải giải trình về kết quả đạt được, những khó khăn gặp phải và phương án xử lý.

 

Giám sát giúp tạo ra một môi trường mà trong đó trách nhiệm được phân công rõ ràng và kết quả được đánh giá bằng những tiêu chí cụ thể.

 

Mục tiêu cuối cùng là bảo vệ lợi ích chung của HGroup.

Mọi hoạt động giám sát đều phải hướng đến mục tiêu bảo đảm nguồn lực của tổ chức được sử dụng đúng mục đích, các quyết định được triển khai hiệu quả và những rủi ro được kiểm soát kịp thời.

 

Nguyên tắc giám sát

Hoạt động giám sát của Đội Đỏ cần dựa trên những nguyên tắc cơ bản.

Trước hết là nguyên tắc khách quan.

 

Đánh giá phải dựa trên dữ liệu và kết quả thực tế, không dựa trên cảm tính hay quan hệ cá nhân.

 

Tiếp theo là nguyên tắc độc lập.

 

Người giám sát cần có đủ khoảng cách cần thiết với đơn vị được giám sát để có thể đưa ra nhận xét khách quan.

 

Nguyên tắc thứ ba là minh bạch.

 

Các tiêu chí giám sát phải được công bố rõ ràng. Đơn vị thực hiện cần biết mình được đánh giá dựa trên những tiêu chuẩn nào.

 

Nguyên tắc thứ tư là xây dựng.

 

Giám sát không chỉ để phát hiện vấn đề mà còn phải hướng đến giải pháp.

 

Một báo cáo giám sát tốt không chỉ nói rằng một dự án đang chậm tiến độ mà còn phải chỉ ra nguyên nhân, mức độ ảnh hưởng và đề xuất phương án khắc phục.

 

Cuối cùng là nguyên tắc đúng thẩm quyền.

 

Đội Đỏ có quyền giám sát nhưng không thay thế vai trò điều hành của Ban Điều hành. Việc phân định rõ chức năng giúp tránh tình trạng chồng chéo quyền hạn và bảo đảm mỗi bộ phận thực hiện đúng vai trò của mình.

 

Nội dung giám sát

 

Hoạt động giám sát thực hiện của Đội Đỏ có thể tập trung vào nhiều nội dung.

 

Trước hết là giám sát tiến độ.

 

Một kế hoạch được phê duyệt cần có mốc thời gian cụ thể. Đội Đỏ theo dõi xem các nhiệm vụ có được hoàn thành đúng thời hạn hay không.

 

Tiếp theo là giám sát nguồn lực.

 

Các nguồn lực tài chính, nhân sự, công nghệ và cơ sở vật chất cần được sử dụng đúng mục đích và phù hợp với kế hoạch.

 

Thứ ba là giám sát chất lượng.

 

Một công việc hoàn thành đúng thời hạn nhưng chất lượng không đạt yêu cầu thì vẫn chưa thể xem là thành công.

 

Thứ tư là giám sát hiệu quả.

 

Kết quả thực tế cần được so sánh với mục tiêu đã đặt ra.

 

Cuối cùng là giám sát mức độ tuân thủ.

 

Các hoạt động cần được thực hiện phù hợp với điều lệ HGroup, quy định nội bộ và các nguyên tắc pháp lý có liên quan.

 

Giám sát theo mục tiêu

 

Một trong những phương pháp hiệu quả là xây dựng hệ thống chỉ số đánh giá kết quả.

 

Mỗi chương trình hoặc dự án cần xác định rõ mục tiêu ngay từ đầu.

 

Mục tiêu có thể liên quan đến doanh thu, chi phí, số lượng người tham gia, chất lượng sản phẩm, mức độ hài lòng của cộng đồng hoặc những giá trị xã hội mà dự án tạo ra.

 

Khi mục tiêu được xác định rõ, việc giám sát sẽ trở nên khách quan hơn.

 

Đội Đỏ không chỉ hỏi rằng một dự án đã làm được gì mà cần đặt câu hỏi quan trọng hơn: kết quả đó có đúng với mục tiêu ban đầu hay không?

 

Nếu mục tiêu chưa đạt, cần xác định nguyên nhân.

 

Nếu mục tiêu vượt kế hoạch, cần phân tích yếu tố tạo nên thành công.

 

Việc đánh giá như vậy giúp HGroup không ngừng học hỏi từ thực tiễn.

 

Giám sát tiến độ

 

Tiến độ là một trong những yếu tố quan trọng quyết định thành công của một chương trình.

 

Một dự án chậm tiến độ có thể kéo theo nhiều hệ quả khác như tăng chi phí, mất cơ hội thị trường hoặc ảnh hưởng đến những dự án liên quan.

 

Đội Đỏ cần theo dõi các mốc quan trọng và yêu cầu cập nhật định kỳ.

 

Tuy nhiên, cần phân biệt giữa chậm tiến độ có lý do chính đáng và chậm tiến độ do quản lý yếu kém.

 

Nếu nguyên nhân đến từ những biến động khách quan, tổ chức có thể xem xét điều chỉnh kế hoạch.

 

Nếu nguyên nhân đến từ việc thiếu trách nhiệm hoặc quản lý không hiệu quả, cần có biện pháp khắc phục phù hợp.

 

Giám sát tài chính

 

Giám sát tài chính là một phần quan trọng trong quá trình thực hiện.

 

Đội Đỏ cần theo dõi mức chi tiêu thực tế so với ngân sách được phê duyệt.

 

Nếu chi phí tăng cao hơn dự kiến, cần xác định nguyên nhân.

 

Nếu xuất hiện những khoản chi ngoài kế hoạch, cần được giải trình rõ ràng.

 

Việc giám sát tài chính giúp ngăn ngừa lãng phí và bảo vệ nguồn lực chung của HGroup.

 

Tuy nhiên, kiểm soát chi phí không đồng nghĩa với việc cắt giảm mọi khoản chi.

 

Có những khoản đầu tư ban đầu có thể làm tăng chi phí nhưng lại tạo ra hiệu quả lớn trong tương lai.

 

Vì vậy, việc đánh giá cần nhìn cả ngắn hạn và dài hạn.

 

Giám sát chất lượng

 

Một chương trình được hoàn thành đúng tiến độ và trong ngân sách vẫn chưa thể xem là thành công nếu chất lượng không đạt yêu cầu.

 

Đội Đỏ cần phối hợp với các đơn vị chuyên môn để xây dựng tiêu chí chất lượng phù hợp.

 

Các tiêu chí cần rõ ràng, có thể đo lường và có khả năng kiểm chứng.

 

Kết quả thực tế cần được so sánh với tiêu chuẩn đã đặt ra.

 

Nếu chất lượng không đạt, cần xác định nguyên nhân và đề xuất biện pháp cải thiện.

 

Giám sát tuân thủ

 

Mọi hoạt động của HGroup cần được thực hiện trong khuôn khổ điều lệ và các quy định đã được ban hành.

 

Đội Đỏ có trách nhiệm theo dõi mức độ tuân thủ trong quá trình triển khai.

 

Việc tuân thủ không chỉ là chấp hành các quy định pháp lý mà còn bao gồm việc thực hiện đúng quy trình nội bộ, đúng thẩm quyền và đúng nguyên tắc đạo đức.

 

Một tổ chức muốn phát triển lâu dài cần xây dựng văn hóa tuân thủ từ bên trong.

 

Tuân thủ không nên được nhìn nhận như một gánh nặng mà là một cơ chế bảo vệ tổ chức.

 

Giám sát bằng công nghệ

 

Trong kỷ nguyên số, HGroup có thể ứng dụng công nghệ để nâng cao hiệu quả giám sát.

 

Dashboard quản trị có thể cung cấp thông tin về tiến độ, tài chính và các chỉ số hoạt động theo thời gian thực.

 

AI có thể hỗ trợ phân tích dữ liệu và phát hiện những dấu hiệu bất thường.

 

Các hệ thống quản trị số có thể tự động gửi cảnh báo khi một chỉ số vượt khỏi ngưỡng cho phép.

 

Blockchain có thể được sử dụng để lưu trữ các dữ liệu quan trọng, giúp tăng khả năng truy xuất và kiểm chứng.

 

Tuy nhiên, công nghệ chỉ là công cụ hỗ trợ.

 

Quyết định cuối cùng vẫn cần dựa trên sự đánh giá của con người.

 

Dữ liệu có thể cho chúng ta biết điều gì đang xảy ra, nhưng con người cần xác định vì sao điều đó xảy ra và cần làm gì tiếp theo.

 

Báo cáo giám sát

 

Sau mỗi kỳ giám sát, Đội Đỏ cần lập báo cáo.

 

Báo cáo cần trình bày rõ mục tiêu giám sát, phạm vi đánh giá, kết quả thực hiện, những vấn đề phát hiện được và các kiến nghị.

 

Một báo cáo tốt cần có sự cân bằng giữa ưu điểm và hạn chế.

 

Không nên chỉ tập trung vào những điều chưa đạt mà bỏ qua những kết quả tích cực.

 

Việc ghi nhận thành công giúp tạo động lực cho đội ngũ.

 

Việc chỉ ra hạn chế giúp tổ chức cải tiến.

 

Hai yếu tố này cần được đặt cạnh nhau để tạo nên một bức tranh toàn diện.

 

Cơ chế cảnh báo sớm

 

Một trong những giá trị lớn nhất của giám sát là khả năng cảnh báo sớm.

 

Nếu một dự án đang chậm tiến độ, chi phí vượt ngân sách hoặc chất lượng có dấu hiệu giảm sút, Đội Đỏ cần thông báo sớm cho các cấp có thẩm quyền.

 

Không nên chờ đến khi dự án kết thúc mới báo cáo rằng mục tiêu đã không đạt.

 

Cảnh báo sớm giúp tổ chức có thời gian điều chỉnh.

 

Đôi khi chỉ một thay đổi nhỏ đúng thời điểm cũng có thể giúp tránh được một thất bại lớn.

 

Quyền kiến nghị điều chỉnh

 

Trong quá trình giám sát, nếu phát hiện những vấn đề nghiêm trọng, Đội Đỏ có quyền kiến nghị điều chỉnh.

 

Kiến nghị có thể bao gồm:

 

Điều chỉnh tiến độ.

 

Thay đổi phương án thực hiện.

 

Bổ sung nguồn lực.

 

Giảm quy mô.

 

Tạm dừng một hoạt động.

 

Hoặc trong trường hợp cần thiết, kiến nghị xem xét lại toàn bộ dự án.

 

Tuy nhiên, quyền kiến nghị không đồng nghĩa với quyền tự ý thay đổi quyết định đã được phê duyệt.

 

Những thay đổi quan trọng cần được trình lên cấp có thẩm quyền để xem xét.

 

Cơ chế phối hợp với Ban Điều hành

 

Đội Đỏ và Ban Điều hành cần duy trì mối quan hệ hợp tác.

 

Ban Điều hành chịu trách nhiệm trực tiếp về việc tổ chức thực hiện.

 

Đội Đỏ thực hiện chức năng giám sát và đánh giá.

 

Hai bên cần trao đổi thông tin thường xuyên.

 

Khi phát hiện vấn đề, Đội Đỏ cần thông báo kịp thời thay vì chờ đến kỳ báo cáo.

 

Ban Điều hành cần có trách nhiệm phản hồi và đưa ra phương án xử lý.

 

Cơ chế này giúp giám sát trở thành một quá trình liên tục chứ không phải một hoạt động mang tính hình thức.

 

Phối hợp với Đội Xanh

 

Đội Xanh cũng có vai trò trong quá trình giám sát.

 

Là lực lượng đề xuất chiến lược và chính sách, Đội Xanh cần theo dõi xem những ý tưởng của mình khi triển khai có đạt được mục tiêu ban đầu hay không.

 

Nếu thực tế cho thấy một chính sách chưa phù hợp, Đội Xanh có thể đề xuất cải tiến.

 

Đội Đỏ cung cấp dữ liệu và đánh giá.

 

Đội Xanh đưa ra các ý tưởng điều chỉnh.

 

Ban Điều hành tổ chức thực hiện.

 

Hội đồng Quản trị xem xét và quyết định.

 

Đây là một vòng tuần hoàn quản trị liên tục, trong đó chính sách được hình thành, triển khai, giám sát, đánh giá và cải tiến.

 

Trách nhiệm giải trình

 

Giám sát thực hiện phải đi đôi với trách nhiệm giải trình.

 

Mỗi cá nhân và đơn vị được giao nhiệm vụ cần chịu trách nhiệm về phần việc của mình.

 

Khi kết quả không đạt, cần làm rõ nguyên nhân.

 

Nếu do yếu tố khách quan, tổ chức cần xem xét điều chỉnh.

 

Nếu do sai sót chuyên môn, cần có biện pháp khắc phục.

 

Nếu do thiếu trách nhiệm hoặc vi phạm quy định, cần xử lý theo quy chế.

 

Mục tiêu của trách nhiệm giải trình không phải là tạo ra tâm lý sợ hãi mà là xây dựng một nền văn hóa làm việc có trách nhiệm.

 

Giám sát không đồng nghĩa với can thiệp

 

Đây là nguyên tắc đặc biệt quan trọng.

 

Nếu Đội Đỏ can thiệp quá sâu vào công việc điều hành, ranh giới giữa giám sát và quản lý sẽ bị xóa nhòa.

 

Điều đó có thể dẫn đến chồng chéo quyền hạn và làm giảm hiệu quả hoạt động.

 

Vì vậy, Đội Đỏ cần giữ đúng vai trò của mình.

 

Đội Đỏ theo dõi, đánh giá và kiến nghị.

 

Ban Điều hành tổ chức thực hiện.

 

Hội đồng Quản trị quyết định những vấn đề thuộc thẩm quyền.

 

Mỗi bộ phận thực hiện đúng chức năng sẽ tạo nên một hệ thống quản trị cân bằng và hiệu quả.

 

Học hỏi từ kết quả thực hiện

 

Giám sát không chỉ nhằm đánh giá thành công hay thất bại.

 

Quan trọng hơn, giám sát giúp HGroup học hỏi.

 

Mỗi dự án đều tạo ra những kinh nghiệm mới.

 

Mỗi sai sót đều có thể trở thành bài học.

 

Mỗi thành công đều có thể trở thành mô hình để nhân rộng.

 

Sau mỗi giai đoạn, HGroup cần tổ chức đánh giá và rút kinh nghiệm.

 

Những điều làm tốt cần được duy trì.

 

Những điều chưa tốt cần được cải tiến.

 

Những cách làm không hiệu quả cần được thay thế.

 

Đây chính là cách một tổ chức không ngừng trưởng thành.

 

Xây dựng văn hóa thực thi

 

Một chiến lược tốt chỉ có giá trị khi được thực hiện.

 

Vì vậy, HGroup cần xây dựng văn hóa đề cao năng lực thực thi.

 

Mỗi thành viên cần hiểu rõ rằng một ý tưởng hay không thể tạo ra kết quả nếu không được triển khai.

 

Một kế hoạch hoàn hảo trên giấy không thể thay thế cho hành động thực tế.

 

Một tổ chức mạnh là tổ chức biến được tầm nhìn thành mục tiêu, biến mục tiêu thành kế hoạch và biến kế hoạch thành kết quả.

 

Giám sát chính là cây cầu kết nối giữa kế hoạch và thực tiễn.

 

Kết luận

 

Giám sát thực hiện là một trong những chức năng quan trọng của Đội Đỏ trong mô hình quản trị HGroup.

 

Thông qua giám sát, tổ chức có thể bảo đảm các quyết định được triển khai đúng hướng, phát hiện sớm những sai lệch, kiểm soát nguồn lực, nâng cao trách nhiệm giải trình và không ngừng cải tiến hiệu quả hoạt động.

 

Đội Đỏ không thay thế Ban Điều hành.

 

Đội Đỏ cũng không đứng ngoài quá trình phát triển.

 

Đội Đỏ là một cơ chế bảo đảm rằng những quyết định đã được thông qua không chỉ tồn tại trên giấy mà được chuyển hóa thành hành động và kết quả thực tế.

 

Trong mô hình Đội Xanh và Đội Đỏ, sự phối hợp giữa tư duy đổi mới và năng lực giám sát tạo nên một chu trình quản trị hoàn chỉnh.

 

Đội Xanh đề xuất.

 

Đội Đỏ thẩm định.

 

Hội đồng Quản trị quyết định.

 

Ban Điều hành tổ chức thực hiện.

 

Đội Đỏ giám sát.

 

Đội Xanh tiếp tục phản hồi và đề xuất cải tiến.

 

Chu trình ấy tạo thành một hệ thống vận động liên tục, trong đó mỗi quyết định đều có cơ chế kiểm chứng và mỗi kết quả đều có cơ hội được cải thiện.

 

Một HGroup phát triển bền vững không chỉ cần những người có tầm nhìn xa mà còn cần những người có khả năng biến tầm nhìn thành kết quả.

 

Không chỉ cần những người dám quyết định mà còn cần những người có trách nhiệm theo dõi việc thực hiện.

 

Không chỉ cần khát vọng lớn mà còn cần kỷ luật trong hành động.

 

Vì vậy, giám sát thực hiện chính là một phần quan trọng của nghệ thuật quản trị.

 

Quyết định đúng là điểm khởi đầu. Thực hiện đúng là năng lực. Giám sát đúng là trách nhiệm. Và cải tiến liên tục là con đường đưa HGroup đến sự phát triển bền vững.

 

Trong chương tiếp theo, Chương 24: Đánh giá hiệu quả, mô hình quản trị HGroup sẽ tiếp tục làm rõ cách thức đo lường kết quả, xác định mức độ thành công của các chương trình và dự án, từ đó bảo đảm mọi nguồn lực được sử dụng đúng mục tiêu và tạo ra giá trị thực chất cho tổ chức và cộng đồng.