HNI 25-11
📘 **CHƯƠNG 20: BAN ĐIỀU HÀNH – VẬN HÀNH HÀNG NGÀY**
Một ý tưởng tốt có thể được sinh ra từ Xanh.
Một chiến lược tốt có thể được soi rọi từ Hội đồng Cố vấn.
Nhưng để tổ chức vận hành trơn tru từng ngày, chạm đúng vào đời sống của từng hội viên, đưa hoạt động đi vào thực tế — cần một lực khác:
Ban Điều hành.
Nếu Hội đồng Cố vấn là “bộ não trí tuệ”, thì Ban Điều hành là “bộ máy tuần hoàn của cơ thể”, đưa năng lượng đi khắp nơi, biến chiến lược thành hành động, biến ý tưởng thành kết quả.
Một tổ chức không có Ban Điều hành giống như một cơ thể mất đi sự sống động:
– biết phải làm gì nhưng không làm được
– muốn tiến nhưng chân không nhấc
– có kế hoạch nhưng không chuyển hóa
– có tầm nhìn nhưng không đến đích
Vì vậy, Ban Điều hành là trái tim của vận hành, giữ nhịp sống từng ngày cho HNI.
1. Ban Điều hành là ai? Bản chất vai trò là gì?
Ban Điều hành không phải “người thực thi ra lệnh”, mà là:
✦ Người tổ chức dòng chảy hoạt động
Từng sự kiện, từng cuộc họp, từng kết nối đều cần một bàn tay dàn nhịp.
✦ Người truyền tải tinh thần của tổ chức xuống thực tế
Không để giá trị chỉ nằm trên giấy.
✦ Người biến chiến lược từ tầm nhìn xuống thực hành
Tầm nhìn không bước ra đời sống sẽ trở thành ảo tưởng.
✦ Người giữ trục hệ thống vận hành
Nếu Ban Điều hành lỏng → HNI rối.
Nếu Ban Điều hành mạnh nhưng thiếu đạo → HNI phân cực.
✦ Người chịu trách nhiệm về sự ổn định hằng ngày
Không hào nhoáng, nhưng là phần quan trọng nhất giúp tổ chức bền.
Họ là đội nhóm trụ cột thầm lặng.
2. Những phẩm chất không thể thiếu của thành viên Ban Điều hành
Không phải ai cũng phù hợp.
✦ 1. Tính kỷ luật cao
Điều hành cần nhất là đúng giờ – đúng hàng – đúng tiêu chuẩn.
✦ 2. Tinh thần phục vụ
Người điều hành phải:
– làm nhiều
– xuất hiện nhiều
– chịu khó nhiều
– chịu trách nhiệm nhiều
– đứng sau kết quả, không đòi ghi nhận
✦ 3. Khả năng xử lý tình huống nhanh – tĩnh
Sự kiện lớn, thay đổi đột ngột, xung đột xảy ra — điều hành phải giữ được “tâm bất động”.
✦ 4. Hiểu giá trị cốt lõi của HNI
Để khi thực thi không bị “tự thêm – tự bớt” làm lệch đạo.
✦ 5. Chấp nhận áp lực
Điều hành là môi trường:
– áp lực cao
– nhiệm vụ nhiều
– đòi hỏi liên tục
– nhưng lại ít khi được tung hô
Chỉ người có ý chí – tâm sáng – lòng bền mới trụ được.
3. Công việc thật sự của Ban Điều hành
Nhiều người nghĩ Ban Điều hành chỉ là “tổ chức sự kiện”.
Sai hoàn toàn.
Công việc của họ rộng hơn rất nhiều:
✦ 1. Quản lý tiến độ hoạt động hằng tuần – hằng tháng – hằng quý
Không để hoạt động bị gián đoạn.
✦ 2. Tổ chức các buổi họp – đào tạo – sinh hoạt
Từ quy mô nhỏ đến quy mô lớn.
✦ 3. Đảm bảo tinh thần Xanh – Đỏ được giữ đúng
Xanh đúng chỗ mở, Đỏ đúng chỗ giữ.
✦ 4. Theo dõi tiến độ từng ban chuyên môn
Kết nối – giao thương – phát triển hội viên…
✦ 5. Xử lý xung đột công việc
Không để mâu thuẫn cá nhân lan sang tổ chức.
✦ 6. Kiểm soát chất lượng thông tin
Tất cả thông báo – nội dung – quy trình phải chuẩn.
✦ 7. Bảo vệ “nhiệt” của tổ chức
Tinh thần của từng thành viên lên – xuống → Ban Điều hành phải nhận biết sớm.
✦ 8. Đánh giá và điều chỉnh hoạt động
Sai đâu sửa đó, nhanh và gọn.
Ban Điều hành giống như “đội quân thầm lặng” làm việc 24h/7d.
4. Mối quan hệ giữa Ban Điều hành và Chủ tịch
Mối quan hệ này cực kỳ quan trọng.
✔ Chủ tịch nắm tầm nhìn
✔ Ban Điều hành nắm vận hành
✔ Hai bên nắm chung trách nhiệm
Nếu Chủ tịch nói mà Ban Điều hành không làm → tổ chức đứng yên.
Nếu Ban Điều hành làm nhưng Chủ tịch không soi → tổ chức đi lệch.
Giữa hai bên phải có:
– sự tôn trọng
– sự phối hợp
– sự minh bạch
– sự đồng điệu về mục tiêu
– sự nhận thức rằng “một người mở, một người giữ”
Đây chính là cặp đôi vận hành chiến lược.
5. Ban Điều hành là cầu nối giữa chiến lược và thực tế
Chiến lược do Chủ tịch và Hội đồng Cố vấn đưa ra.
Nhưng để chiến lược chạm được đời sống hội viên → phải qua “bộ lọc điều hành”.
Điều hành phải trả lời các câu hỏi:
– Làm thế nào để hội viên cảm được giá trị?
– Làm thế nào để hoạt động triển khai mượt?
– Làm thế nào để không tạo áp lực hoặc sự bức bối?
– Làm thế nào để sự thay đổi được hấp thụ một cách “mềm”?
Không phải chiến lược nào cũng triển khai y nguyên.
Ban Điều hành điều chỉnh nó, “dịch” nó sang ngôn ngữ vận hành.
Đó là một dạng trí tuệ khác: trí tuệ thực dụng, sâu nhưng mềm, chắc nhưng không khô.
6. Những nguy cơ nếu Ban Điều hành yếu
✦ 1. Tổ chức mất nhịp, thiếu chuyên nghiệp
Cuộc họp rối → niềm tin giảm → năng lực tiếp nhận giảm.
✦ 2. Xung đột nhỏ hóa thành xung đột lớn
Không ai trung gian → mọi việc bị cảm xúc hóa.
✦ 3. Giá trị bị hiểu sai
Giá trị không được truyền đúng → tổ chức rơi vào hỗn loạn.
✦ 4. Quy trình bị phá vỡ
Không ai giám sát → hệ thống sụp nhanh.
✦ 5. Lãnh đạo bị kiệt sức
Chủ tịch không thể vừa làm tầm nhìn vừa lo vận hành — sẽ “cháy”.
Ban Điều hành yếu → tổ chức lung lay.
Ban Điều hành mạnh → tổ chức vững như đá.
7. Vì sao Ban Điều hành thường là đội ít được nhìn thấy nhưng là đội quan trọng nhất
Vì:
– họ làm việc nhiều nhưng đứng sau
– họ chịu áp lực nhưng không phàn nàn
– họ sửa lỗi của người khác mà không để ai biết
– họ xử lý khủng hoảng trong im lặng
– họ là “bên dưới mặt nước” của tảng băng vận hành
– họ giữ cho hệ thống trơn tru để người khác tỏa sáng
Một tổ chức trưởng thành luôn biết trân trọng đội điều hành.
✦ KẾT
Ban Điều hành không phải người chỉ tay, không phải người ban quyền, không phải người xuất hiện trên sân khấu nhiều nhất.
Họ là:
– người giữ dòng chảy hoạt động
– người bảo vệ chất lượng từng chương trình
– người đưa chiến lược xuống đến từng hội viên
– người dập lửa xung đột trước khi nó cháy
– người tạo cảm giác “HNI luôn vận hành trơn tru”
Không có họ → tổ chức mất nhịp.
Có họ → tổ chức mạnh, ổn định, trưởng thành, và đáng tin.
Ban Điều hành chính là đội quân thầm lặng làm cho HNI không chỉ hoạt động được — mà hoạt động đẹp, sạch, đều, sâu, sáng.
Vietnam