31/08 CHƯƠNG 89. HGROUP TRONG CHUYỂN ĐỔI SỐ TOÀN DIỆN Thế giới kinh doanh đang bước vào một giai đoạn mà công nghệ không còn đứng bên ngoài doanh nghiệp. Công nghệ đã đi vào từng quy trình, từng giao dịch, từng quyết định và từng trải nghiệm của khách hàng. Ngày trước, một doanh nghiệp có thể xem công nghệ là một bộ phận hỗ trợ. Ngày nay, công nghệ đang trở thành hạ tầng của năng lực cạnh tranh. Khách hàng muốn được phục vụ nhanh hơn. Nhân viên muốn làm việc thông minh hơn. Nhà quản trị cần dữ liệu chính xác hơn. Đối tác muốn kết nối thuận tiện hơn. Thị trường đòi hỏi doanh nghiệp phản ứng nhanh hơn. Trong bối cảnh đó, chuyển đổi số không thể chỉ là mua một phần mềm, xây dựng một website hay đưa một vài quy trình lên môi trường trực tuyến. Chuyển đổi số thực sự là sự thay đổi toàn diện về cách một tổ chức vận hành, phục vụ khách hàng, quản trị con người, sử dụng dữ liệu và tạo ra giá trị. Đối với HGroup, đây không chỉ là một dự án công nghệ. Đây là một hành trình thay đổi phương thức phát triển. 1. Chuyển đổi số bắt đầu từ tư duy Sai lầm phổ biến nhất khi nói về chuyển đổi số là bắt đầu bằng câu hỏi: “Chúng ta cần mua phần mềm nào?” Nhưng câu hỏi đúng phải là: “Chúng ta cần thay đổi điều gì để tạo ra giá trị tốt hơn?” Nếu một quy trình cũ được số hóa nhưng vẫn rườm rà, doanh nghiệp chỉ có một quy trình rườm rà trên máy tính. Nếu một bộ máy quản lý chậm được đưa lên nền tảng số nhưng vẫn giữ nguyên cách ra quyết định, công nghệ không tạo ra sự thay đổi thực chất. Nếu doanh nghiệp có rất nhiều dữ liệu nhưng không biết sử dụng dữ liệu để ra quyết định, dữ liệu chỉ trở thành một kho lưu trữ khổng lồ. Vì vậy, chuyển đổi số của HGroup trước hết phải là chuyển đổi tư duy. Từ làm thủ công sang làm có hệ thống. Từ quyết định dựa trên cảm tính sang quyết định dựa trên dữ liệu. Từ phản ứng với vấn đề sang chủ động dự báo. Từ quản lý từng bộ phận riêng lẻ sang kết nối toàn hệ thống. 2. HGroup cần xây dựng một kiến trúc số thống nhất Một tổ chức lớn thường phát triển nhiều hệ thống công nghệ theo thời gian. Bộ phận bán hàng có một phần mềm. Kế toán có một hệ thống khác. Nhân sự sử dụng một nền tảng riêng. Marketing có dữ liệu riêng. Chăm sóc khách hàng lại có một hệ thống khác.

Nếu những hệ thống ấy không kết nối với nhau, doanh nghiệp sẽ gặp một vấn đề rất lớn: dữ liệu bị chia cắt. HGroup cần hướng tới một kiến trúc số thống nhất, trong đó các hệ thống có khả năng trao đổi dữ liệu và hỗ trợ lẫn nhau. Mục tiêu không phải là biến mọi thứ thành một phần mềm duy nhất. Mục tiêu là tạo ra một hệ sinh thái công nghệ có khả năng kết nối. Khi đó, thông tin từ khách hàng có thể hỗ trợ bán hàng. Dữ liệu bán hàng có thể hỗ trợ tài chính. Dữ liệu vận hành có thể hỗ trợ quản trị. Dữ liệu nhân sự có thể hỗ trợ hoạch định nguồn lực. Mỗi bộ phận không còn là một “ốc đảo dữ liệu”, mà trở thành một phần của một hệ thống thống nhất. 3. Khách hàng phải là trung tâm của chuyển đổi số Chuyển đổi số cuối cùng không phải để phục vụ công nghệ. Nó phải phục vụ con người. Đặc biệt là khách hàng. Khách hàng ngày nay không chỉ đánh giá một doanh nghiệp qua sản phẩm. Họ đánh giá toàn bộ trải nghiệm. Tìm thông tin có dễ không? Đặt hàng có nhanh không? Thanh toán có thuận tiện không? Thông tin có minh bạch không? Khi gặp vấn đề có được hỗ trợ nhanh không? Doanh nghiệp có hiểu nhu cầu của mình không? HGroup cần sử dụng công nghệ để tạo ra một hành trình khách hàng liền mạch. Từ lúc khách hàng biết đến thương hiệu, tìm hiểu sản phẩm, đăng ký dịch vụ, giao dịch, sử dụng, phản hồi cho đến khi quay lại lần sau — tất cả cần được kết nối. Một khách hàng không nên phải liên tục lặp lại thông tin chỉ vì các bộ phận trong doanh nghiệp không chia sẻ dữ liệu với nhau. Trải nghiệm khách hàng phải trở thành một trong những thước đo quan trọng nhất của chuyển đổi số. 4. Dữ liệu trở thành tài sản chiến lược Trong nền kinh tế số, dữ liệu có thể được xem là một loại tài sản đặc biệt. Nhưng dữ liệu chỉ có giá trị khi được tổ chức và sử dụng đúng cách. HGroup cần biết mình đang có những dữ liệu nào. Dữ liệu khách hàng. Dữ liệu giao dịch. Dữ liệu sản phẩm. Dữ liệu vận hành. Dữ liệu thị trường. Dữ liệu đối tác. Dữ liệu nhân sự. Dữ liệu phản hồi. Khi những dữ liệu này được kết nối, HGroup có thể nhìn thấy những điều mà cách quản trị truyền thống khó nhận ra. Khách hàng nào đang tăng nhu cầu? Sản phẩm nào đang có xu hướng phát triển? Quy trình nào đang tạo ra nhiều chi phí? Kênh nào đang mang lại hiệu quả cao?

Những vấn đề nào thường xuyên lặp lại? Những cơ hội nào đang xuất hiện? Dữ liệu biến những câu hỏi đó từ phỏng đoán thành những bài toán có thể phân tích. 5. Từ báo cáo quá khứ đến dự báo tương lai Quản trị truyền thống thường nhìn vào những gì đã xảy ra. Doanh thu tháng trước. Chi phí quý trước. Số lượng khách hàng năm trước. Nhưng doanh nghiệp của tương lai cần biết nhiều hơn thế. Họ cần biết điều gì có thể xảy ra tiếp theo. Đây là nơi phân tích dữ liệu và trí tuệ nhân tạo có thể tạo ra giá trị lớn. HGroup có thể từng bước xây dựng năng lực dự báo nhu cầu, phát hiện xu hướng, phân tích hành vi khách hàng, tối ưu vận hành và hỗ trợ ra quyết định. Khi dữ liệu được sử dụng đúng cách, nhà quản trị không còn chỉ hỏi: “Chuyện gì đã xảy ra?” Mà có thể hỏi: “Tại sao nó xảy ra?” “Điều gì có thể xảy ra tiếp theo?” “Chúng ta nên làm gì ngay từ bây giờ?” Đó là bước chuyển từ quản trị phản ứng sang quản trị chủ động. 6. Chuyển đổi số phải bắt đầu từ những quy trình nhỏ Một chương trình chuyển đổi số lớn không nhất thiết phải bắt đầu bằng một dự án khổng lồ. Đôi khi, những thay đổi nhỏ lại tạo ra hiệu quả rất lớn. Một quy trình phê duyệt được rút ngắn. Một báo cáo được tự động hóa. Một biểu mẫu giấy được thay thế bằng biểu mẫu điện tử. Một hệ thống nhắc việc được tự động hóa. Một quy trình chăm sóc khách hàng được chuẩn hóa. Một kho dữ liệu được tổ chức lại. Mỗi cải tiến nhỏ đều giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và giảm sai sót. Khi hàng trăm cải tiến nhỏ được cộng lại, năng lực vận hành của cả tổ chức sẽ thay đổi. HGroup cần tránh tư duy “chuyển đổi số một lần”. Đúng hơn, chuyển đổi số phải trở thành một quá trình cải tiến liên tục. 7. Con người là trung tâm, công nghệ là công cụ Một doanh nghiệp có thể mua công nghệ hiện đại nhất nhưng vẫn thất bại nếu con người không sử dụng nó. Do đó, chuyển đổi số không thể chỉ là câu chuyện của bộ phận công nghệ thông tin. Đó là câu chuyện của toàn bộ HGroup. Nhân viên cần được đào tạo. Quản lý cần thay đổi cách làm việc. Lãnh đạo cần thay đổi cách ra quyết định. Các bộ phận cần thay đổi cách phối hợp. Mỗi người cần hiểu rằng công nghệ không phải là công cụ để kiểm soát họ, mà là công cụ giúp họ làm việc hiệu quả hơn và tạo ra giá trị lớn hơn.

HGroup cần xây dựng văn hóa học hỏi liên tục. Không ngại công nghệ. Không ngại thử nghiệm. Không sợ thay đổi. Không coi sai lầm trong thử nghiệm là thất bại, miễn là tổ chức biết học hỏi và cải tiến. 8. Chuyển đổi số giúp giải phóng năng lực con người Một trong những giá trị lớn nhất của tự động hóa không phải là thay thế con người. Đó là giải phóng con người khỏi những công việc lặp đi lặp lại. Nếu một nhân viên phải dành nhiều giờ mỗi ngày để nhập dữ liệu, kiểm tra bảng tính hoặc tổng hợp báo cáo thủ công, năng lực sáng tạo của họ đang bị lãng phí. Nếu công nghệ có thể tự động hóa những phần việc đó, con người có thể tập trung vào những công việc có giá trị cao hơn. Tư duy. Sáng tạo. Phân tích. Tư vấn. Chăm sóc khách hàng. Xây dựng quan hệ. Giải quyết vấn đề. Đổi mới. HGroup cần hướng tới một mô hình trong đó con người và công nghệ bổ trợ cho nhau, chứ không phải đối đầu với nhau. 9. Trí tuệ nhân tạo mở ra một giai đoạn mới Nếu chuyển đổi số là nền tảng, trí tuệ nhân tạo có thể trở thành một trong những động lực tăng tốc. AI có thể hỗ trợ HGroup trong nhiều lĩnh vực: Phân tích dữ liệu. Tự động hóa quy trình. Hỗ trợ chăm sóc khách hàng. Tạo và xử lý nội dung. Phân tích thị trường. Hỗ trợ nhân viên tìm kiếm thông tin. Dự báo nhu cầu. Phát hiện bất thường. Hỗ trợ quản trị và ra quyết định. Nhưng HGroup cần nhìn AI bằng tư duy thực tế. Không phải việc gì có AI cũng tốt hơn. Không phải cứ sử dụng AI là chuyển đổi số. Giá trị của AI phải được đo bằng kết quả: tiết kiệm được bao nhiêu thời gian, nâng chất lượng lên bao nhiêu, giảm chi phí bao nhiêu và tạo thêm bao nhiêu giá trị cho khách hàng. 10. An toàn dữ liệu phải là nền tảng Khi HGroup số hóa càng nhiều, trách nhiệm bảo vệ dữ liệu càng lớn. Dữ liệu khách hàng, dữ liệu doanh nghiệp, dữ liệu tài chính và thông tin nội bộ đều cần được bảo vệ. Một hệ thống số tốt không chỉ cần nhanh và tiện lợi. Nó phải an toàn. HGroup cần xây dựng tư duy “an toàn ngay từ thiết kế”. Phân quyền truy cập. Kiểm soát dữ liệu. Sao lưu. Theo dõi hoạt động bất thường. Đào tạo nhân viên. Kiểm tra bảo mật. Xây dựng phương án ứng phó sự cố. Niềm tin của khách hàng có thể mất rất nhanh nếu dữ liệu bị xử lý thiếu trách nhiệm.

Và quan trọng nhất, HGroup sẽ có khả năng tạo ra nhiều giá trị hơn cho khách hàng, doanh nhân, đối tác và cộng đồng. Từ một doanh nghiệp vận hành bằng quy trình, HGroup có thể trở thành một tổ chức vận hành bằng dữ liệu, công nghệ và trí tuệ con người. Từ những hệ thống rời rạc, HGroup có thể xây dựng một nền tảng kết nối. Từ những giao dịch riêng lẻ, HGroup có thể tạo ra những dòng chảy giá trị liên tục. Từ một tổ chức phản ứng với thị trường, HGroup có thể trở thành một tổ chức có khả năng dự báo và kiến tạo thị trường. Và từ chuyển đổi số, HGroup có thể tiến tới một bước chuyển đổi lớn hơn: chuyển đổi năng lực để chuyển đổi tương lai. Bởi công nghệ cuối cùng không thay đổi doanh nghiệp. Con người sử dụng công nghệ để thay đổi doanh nghiệp. Và nếu HGroup có thể kết hợp được trí tuệ của con người với sức mạnh của dữ liệu, tốc độ của công nghệ và năng lực cộng hưởng của hệ sinh thái, thì chuyển đổi số sẽ không còn là một chương trình công nghệ. Nó sẽ trở thành một động cơ tăng trưởng mới của HGroup trong nhiều năm tới.