CHƯƠNG 16. VĂN HÓA DRHOUSES

Minh bạch – Kỷ luật – Trách nhiệm – Sáng tạo – Tốc độ – Chất lượng – Phụng sự khách hàng

Một tổ chức có thể được xây dựng bằng sơ đồ, quy trình, công nghệ và các quy định. Nhưng để một hệ thống có thể vận hành lâu dài, điều quan trọng hơn cả là văn hóa.

Nếu cơ cấu tổ chức là bộ khung thì văn hóa chính là linh hồn. Nếu công nghệ là công cụ thì văn hóa là cách con người sử dụng công cụ đó. Một mô hình quản trị dù được thiết kế chặt chẽ đến đâu cũng khó tạo ra hiệu quả nếu những con người bên trong không cùng chia sẻ một hệ giá trị.

Đối với DRHOUSES, văn hóa không phải là những khẩu hiệu treo trên tường. Văn hóa phải được thể hiện trong từng cuộc họp, từng quyết định, từng công trình, từng cuộc trao đổi với khách hàng và trong cách mỗi thành viên chịu trách nhiệm về công việc của mình.

Mô hình quản trị 2×2 càng đòi hỏi điều đó. Khi mỗi người quản trị trực tiếp tối đa hai người, hệ thống trở nên rõ ràng hơn; nhưng để sự rõ ràng ấy biến thành hiệu quả, mỗi cá nhân phải có ý thức tự quản trị và hiểu rằng mình không hoạt động đơn độc.

Mỗi thành viên vừa là người thực hiện, vừa là một mắt xích của hệ thống quản trị.

1. Minh bạch – nền tảng của niềm tin

Minh bạch là nguyên tắc đầu tiên của văn hóa DRHOUSES.

Thông tin về công việc phải được chia sẻ đúng người, đúng cấp, đúng thời điểm. Kết quả phải được đo lường bằng dữ liệu thay vì cảm tính. Vấn đề phát sinh phải được đưa ra ánh sáng để xử lý, thay vì che giấu để bảo vệ hình ảnh cá nhân.

Minh bạch không có nghĩa là mọi thông tin đều được công khai cho tất cả mọi người. Minh bạch là ai cần biết thì được biết đầy đủ để thực hiện đúng trách nhiệm được giao.

Trong một dự án xây dựng, một sai lệch nhỏ về thiết kế, vật liệu, tiến độ hoặc ngân sách nếu không được báo cáo kịp thời có thể tạo ra hậu quả lớn. Vì vậy, văn hóa minh bạch giúp hệ thống phát hiện vấn đề sớm và xử lý ngay tại nơi vấn đề phát sinh.

Minh bạch cũng tạo ra niềm tin giữa cấp trên và cấp dưới, giữa các bộ phận và đặc biệt là giữa DRHOUSES với khách hàng.

2. Kỷ luật – biến nguyên tắc thành hành động

Kỷ luật là khả năng thực hiện đúng điều đã cam kết, ngay cả khi không có người đứng bên cạnh kiểm tra.

Trong mô hình 2×2, kỷ luật càng quan trọng bởi hệ thống được thiết kế để hạn chế sự phụ thuộc vào một cá nhân. Mỗi vị trí phải hiểu rõ nhiệm vụ, quyền hạn, thời hạn và tiêu chuẩn kết quả.

Kỷ luật thể hiện từ những việc nhỏ:

Đúng giờ.
Đúng quy trình.
Đúng cam kết.
Đúng tiêu chuẩn.
Đúng trách nhiệm.

Một tổ chức không thể có tốc độ cao nếu mỗi công việc đều phải chờ lãnh đạo nhắc nhở. Mục tiêu của DRHOUSES là xây dựng một hệ thống trong đó con người tự giác thực hiện công việc theo nguyên tắc chung.

Kỷ luật không nhằm tạo ra sự cứng nhắc. Kỷ luật tạo ra nền tảng để sự sáng tạo được phát huy trong một khuôn khổ an toàn.

3. Trách nhiệm – một nhiệm vụ, một người chịu trách nhiệm

Một trong những nguyên tắc quan trọng của DRHOUSES là:

Một nhiệm vụ – một người chịu trách nhiệm chính.

Khi trách nhiệm bị chia nhỏ mà không xác định người chịu trách nhiệm cuối cùng, rất dễ xuất hiện tình trạng “việc của nhiều người nhưng không phải việc của ai”.

Văn hóa trách nhiệm yêu cầu mỗi thành viên phải biết:

Tôi được giao việc gì?
Tôi có quyền quyết định đến đâu?
Kết quả cần đạt là gì?
Thời hạn hoàn thành khi nào?
Nếu có vấn đề, tôi phải báo cho ai?

Trách nhiệm không đồng nghĩa với đổ lỗi.

Khi có sai sót, câu hỏi đầu tiên không nên là: “Ai sai?”

Mà cần bắt đầu bằng: “Vấn đề xảy ra ở đâu, nguyên nhân là gì và hệ thống cần thay đổi điều gì để không lặp lại?”

Một tổ chức trưởng thành không xây dựng văn hóa sợ sai; tổ chức xây dựng văn hóa chịu trách nhiệm và học hỏi từ sai sót.

4. Sáng tạo – không ngừng tìm cách tốt hơn

Ngành xây dựng và kiến tạo không gian sống luôn thay đổi. Công nghệ mới, vật liệu mới, phương pháp thiết kế mới và nhu cầu khách hàng mới liên tục xuất hiện.

Vì vậy, DRHOUSES không chỉ cần những người làm đúng việc; hệ thống cần những con người luôn đặt câu hỏi:

Có cách nào tốt hơn không?

Sáng tạo có thể đến từ kiến trúc sư, kỹ sư, nhân viên kinh doanh, quản lý dự án, đội thi công hoặc bất kỳ thành viên nào.

Một sáng kiến nhỏ trong quy trình có thể giúp tiết kiệm thời gian. Một cải tiến trong thiết kế có thể nâng cao trải nghiệm khách hàng. Một ứng dụng công nghệ mới có thể giảm sai sót.

Văn hóa sáng tạo biến mỗi thành viên thành một nguồn cải tiến của tổ chức.

5. Tốc độ – nhanh nhưng không được cẩu thả

Tốc độ là một lợi thế quan trọng trong quản trị hiện đại.

Khách hàng không chỉ quan tâm DRHOUSES làm tốt đến đâu mà còn quan tâm bao lâu thì công việc được hoàn thành.

Tốc độ trong DRHOUSES không phải là làm nhanh bằng mọi giá. Đó là khả năng:

• Ra quyết định đúng thẩm quyền.

• Truyền thông tin nhanh.

• Phản hồi khách hàng kịp thời.

• Phát hiện vấn đề sớm.

• Xử lý điểm nghẽn nhanh.

• Phối hợp giữa các bộ phận hiệu quả.

Mô hình 2×2 tạo điều kiện để thông tin đi theo những tuyến quản trị rõ ràng, giảm tầng nấc trung gian không cần thiết.

Nhưng tốc độ chỉ có giá trị khi đi cùng chất lượng.

6. Chất lượng – tiêu chuẩn không thể thương lượng

Một ngôi nhà không chỉ là sản phẩm được bàn giao trong một ngày. Đó là không gian mà khách hàng có thể sử dụng trong nhiều năm, thậm chí nhiều thế hệ.

Vì vậy, chất lượng phải trở thành trách nhiệm của toàn hệ thống.

Chất lượng bắt đầu từ tư vấn, tiếp tục qua thiết kế, dự toán, lựa chọn vật liệu, thi công, nghiệm thu và chăm sóc sau bàn giao.

Không thể có tư duy:

“Đó là việc của bộ phận khác.”

Bởi một sai sót ở một mắt xích có thể ảnh hưởng đến toàn bộ dự án.

Mỗi thành viên phải hiểu rằng mình đang góp một phần vào chất lượng cuối cùng của công trình.

7. Phụng sự khách hàng – khách hàng là trung tâm của giá trị

DRHOUSES tồn tại để tạo ra giá trị cho khách hàng.

Khách hàng không chỉ mua một bản thiết kế hay một công trình. Họ đang trao cho doanh nghiệp một phần tài sản, thời gian, niềm tin và kỳ vọng về không gian sống của mình.

Vì vậy, phụng sự khách hàng phải được thể hiện bằng hành động cụ thể:

Lắng nghe trước khi tư vấn.
Hiểu nhu cầu trước khi thiết kế.
Minh bạch trước khi ký kết.
Chủ động trong quá trình thực hiện.
Có trách nhiệm khi phát sinh vấn đề.
Đồng hành sau khi bàn giao.

Phụng sự không có nghĩa là đáp ứng mọi yêu cầu bằng mọi giá. Phụng sự là tìm ra giải pháp phù hợp, trung thực và có trách nhiệm với lợi ích lâu dài của khách hàng.

8. Văn hóa 2×2 – văn hóa của sự nhân bản

Điểm đặc biệt của DRHOUSES là văn hóa phải gắn với cấu trúc quản trị 2×2.

Một người quản trị hai người không chỉ có nghĩa là chia tổ chức thành các nhánh nhỏ. Đó là phương pháp tạo ra khả năng nhân bản con người.

Người quản lý không chỉ hoàn thành công việc của mình mà còn có trách nhiệm giúp hai người kế cận trưởng thành.

Người được quản trị không chỉ nhận nhiệm vụ mà phải từng bước học cách quản trị công việc, quản trị kết quả và sau đó có khả năng dẫn dắt người khác.

Theo đó, hệ thống có thể phát triển theo nguyên tắc:

1 → 2 → 4 → 8 → 16 → 32 → 64…

Mỗi tầng mới không đơn thuần là thêm người. Đó là thêm năng lực quản trị.

Văn hóa này giúp DRHOUSES hướng tới một tổ chức mà sức mạnh không tập trung vào một vài cá nhân, mà được phân bổ và nhân bản trong toàn hệ thống.

9. Mỗi thành viên là một mắt xích

Một chuỗi chỉ mạnh khi các mắt xích được kết nối với nhau.

Trong DRHOUSES, người tư vấn, kiến trúc sư, kỹ sư, nhân viên kinh doanh, quản lý dự án, đội thi công và các bộ phận hỗ trợ đều là những mắt xích trong cùng một hệ thống.

Một người làm tốt không chỉ giúp bản thân mình hoàn thành nhiệm vụ. Họ giúp những người phía trước và phía sau làm việc tốt hơn.

Một người làm thiếu trách nhiệm có thể tạo ra khó khăn cho cả chuỗi.

Vì vậy, mỗi thành viên cần chuyển từ tư duy:

“Tôi làm phần việc của tôi.”

sang tư duy:

“Tôi đang góp phần vào kết quả chung của hệ thống.”

Đó chính là bước chuyển từ người lao động trong tổ chức thành người đồng hành kiến tạo tổ chức.

Kết luận

Văn hóa DRHOUSES có thể được cô đọng trong bảy giá trị:

Minh bạch để tạo niềm tin.
Kỷ luật để tạo nền tảng.
Trách nhiệm để tạo kết quả.
Sáng tạo để tạo phát triển.
Tốc độ để tạo lợi thế.
Chất lượng để tạo giá trị.
Phụng sự khách hàng để tạo ý nghĩa.

Một hệ thống quản trị 2×2 chỉ thực sự mạnh khi những nguyên tắc ấy trở thành hành vi hằng ngày của từng thành viên.

Bởi cuối cùng, một tổ chức không được vận hành bằng sơ đồ trên giấy. Một tổ chức được vận hành bằng con người, bằng văn hóa và bằng những hành động lặp lại mỗi ngày.

DRHOUSES hướng tới một hệ thống trong đó mỗi người biết mình đang đứng ở đâu, chịu trách nhiệm về điều gì, được trao quyền đến đâu, phải phối hợp với ai và cần tạo ra giá trị gì cho khách hàng.

Khi mỗi mắt xích đều vững vàng, cả hệ thống có thể phát triển.

Khi mỗi người có khả năng dẫn dắt thêm hai người, tổ chức có khả năng nhân bản.

Và khi văn hóa được nhân bản cùng với cơ cấu quản trị, DRHOUSES không chỉ xây dựng những ngôi nhà.

DRHOUSES xây dựng một hệ thống có khả năng tự vận hành, tự phát triển và liên tục tạo ra giá trị cho con người.