CHƯƠNG 43. HIỆU QUẢ VẬN HÀNH – LÀM ĐÚNG VIỆC, ĐÚNG NGƯỜI, ĐÚNG THỜI ĐIỂM

 

Nếu KPI giúp Drhouses đo được kết quả, chất lượng giúp Drhouses bảo đảm tiêu chuẩn, thì hiệu quả vận hành quyết định một vấn đề quan trọng khác:

 

Hệ thống có thể tạo ra kết quả tốt với nguồn lực hợp lý hay không?

 

Một doanh nghiệp có thể có nhiều nhân sự, nhiều phòng ban, nhiều quy trình và rất nhiều cuộc họp. Nhưng số lượng hoạt động không đồng nghĩa với hiệu quả.

 

Drhouses hướng đến một nguyên tắc đơn giản:

 

Đúng người → Đúng việc → Đúng quyền hạn → Đúng thời điểm → Đúng kết quả.

 

Hiệu quả vận hành chính là khả năng biến toàn bộ cấu trúc 1–2–4–8–16–32–64 thành một hệ thống phối hợp nhịp nhàng.

 

---

 

1. Bận rộn không có nghĩa là hiệu quả

 

Một trong những nhầm lẫn phổ biến trong quản trị là đánh đồng sự bận rộn với năng suất.

 

Một người có thể làm việc mười hai giờ mỗi ngày nhưng phần lớn thời gian dành cho việc xử lý những vấn đề đáng lẽ hệ thống phải giải quyết.

 

Một quản lý có thể tham gia rất nhiều cuộc họp nhưng các quyết định vẫn chậm.

 

Một công trường có thể có đông nhân sự nhưng phải chờ vật liệu.

 

Một đội thi công có thể sẵn sàng nhưng phải chờ bản vẽ điều chỉnh.

 

Nhìn bên ngoài, tất cả đều rất bận.

 

Nhưng nhìn vào dòng công việc, hệ thống đang bị nghẽn.

 

Vì vậy, Drhouses không chỉ hỏi:

 

“Hôm nay chúng ta đã làm bao nhiêu việc?”

 

Mà phải hỏi:

 

“Những việc đó tạo ra kết quả gì?”

 

---

 

2. Tìm điểm nghẽn trước khi tăng nguồn lực

 

Khi tiến độ chậm, phản ứng đầu tiên thường là tăng người.

 

Nhưng nhiều người hơn chưa chắc nhanh hơn.

 

Nếu nguyên nhân nằm ở thiết kế chưa được duyệt, thêm công nhân cũng không giải quyết được.

 

Nếu vật liệu chưa đến, tăng đội thi công chỉ làm tăng thời gian chờ.

 

Nếu quyền phê duyệt không rõ, thêm quản lý có thể tạo thêm một tầng thủ tục.

 

Drhouses phải học cách tìm điểm nghẽn.

 

Điểm nghẽn có thể nằm ở:

 

Thiết kế.

 

Phê duyệt.

 

Mua hàng.

 

Vận chuyển.

 

Nhân lực.

 

Máy móc.

 

Thông tin.

 

Quy trình.

 

Hoặc sự phối hợp giữa các bộ phận.

 

Nguyên tắc là:

 

Không tăng nguồn lực trước khi biết hệ thống đang nghẽn ở đâu.

 

---

 

3. Một công việc – một người chịu trách nhiệm chính

 

Trong tổ chức lớn, một công việc thường liên quan đến nhiều người.

 

Nhưng liên quan không có nghĩa là tất cả cùng chịu trách nhiệm như nhau.

 

Nếu năm người đều được xem là người chịu trách nhiệm chính, rất dễ xảy ra tình trạng cuối cùng không ai thực sự chịu trách nhiệm.

 

Vì vậy, mỗi nhiệm vụ phải xác định rõ:

 

Ai chịu trách nhiệm chính?

Ai phối hợp?

Ai phê duyệt?

Ai cần được báo cáo?

 

Đây chính là nền tảng của nguyên tắc:

 

RÕ NGƯỜI – RÕ VIỆC – RÕ QUYỀN HẠN – RÕ TRÁCH NHIỆM – RÕ CHỈ TIÊU – RÕ KẾT QUẢ – RÕ BÁO CÁO.

 

Khi trách nhiệm rõ, tốc độ ra quyết định sẽ nhanh hơn và việc truy tìm nguyên nhân khi có vấn đề cũng chính xác hơn.

 

---

 

4. 64 đội vận hành phải giống 64 mắt xích

 

Trong mô hình Drhouses, 64 đội vận hành là nơi kế hoạch cuối cùng trở thành hành động.

 

Nhưng 64 đội không thể hoạt động như 64 đơn vị riêng biệt.

 

Đội khảo sát phải tạo dữ liệu cho thiết kế.

 

Thiết kế phải tạo hồ sơ cho dự toán.

 

Dự toán kết nối với vật liệu và mua hàng.

 

Vật liệu phải đến đúng thời điểm cho thi công.

 

Thi công phải cung cấp dữ liệu cho nghiệm thu.

 

Nghiệm thu tạo hồ sơ cho bàn giao.

 

Bàn giao kết nối với bảo trì.

 

Bảo trì tạo dữ liệu cho cải tạo và vòng đời công trình.

 

Do đó, hiệu quả của một đội không chỉ được đánh giá bằng việc đội đó hoàn thành nhiệm vụ của mình.

 

Cần xem đầu ra của đội này có giúp đội tiếp theo làm việc thuận lợi hay không.

 

Đây chính là hiệu quả của chuỗi.

 

---

 

5. Giảm thời gian chờ

 

Trong xây dựng, rất nhiều chi phí không xuất hiện vì con người làm sai mà vì con người phải chờ.

 

Chờ bản vẽ.

 

Chờ duyệt.

 

Chờ vật liệu.

 

Chờ nhà thầu.

 

Chờ thiết bị.

 

Chờ quyết định.

 

Chờ thông tin.

 

Mỗi khoảng chờ nhỏ khi cộng lại có thể trở thành nhiều ngày hoặc nhiều tuần.

 

Drhouses cần đo cả thời gian thực hiện và thời gian chờ giữa các công đoạn.

 

Ví dụ, một nhiệm vụ thực tế chỉ cần hai giờ để xử lý nhưng mất ba ngày mới hoàn thành vì phải chờ phê duyệt.

 

Vấn đề không nằm ở năng lực thực hiện.

 

Vấn đề nằm ở dòng công việc.

 

Khi nhìn thấy thời gian chờ, doanh nghiệp mới có thể tối ưu nó.

 

---

 

6. Chuẩn hóa những việc lặp lại

 

Không phải mọi công trình đều giống nhau.

 

Nhưng rất nhiều quy trình được lặp lại.

 

Khảo sát.

 

Lập hồ sơ.

 

Kiểm tra bản vẽ.

 

Đề xuất vật liệu.

 

Mua hàng.

 

Nghiệm thu.

 

Bàn giao.

 

Bảo trì.

 

Nếu mỗi lần thực hiện lại bắt đầu từ con số không, doanh nghiệp sẽ tiêu tốn rất nhiều thời gian và phụ thuộc quá mức vào kinh nghiệm cá nhân.

 

Drhouses cần chuyển kinh nghiệm thành:

 

Quy trình → Checklist → Biểu mẫu → Tiêu chuẩn → Dữ liệu.

 

Chuẩn hóa không có nghĩa là làm mất sáng tạo.

 

Ngược lại, khi những công việc lặp lại được hệ thống hóa, con người có thêm thời gian dành cho những vấn đề thực sự cần tư duy và sáng tạo.

 

---

 

7. Công nghệ phải giảm việc, không tạo thêm việc

 

Chuyển đổi số không có nghĩa là đưa mọi giấy tờ lên máy tính.

 

Nếu nhân viên vừa phải viết giấy, vừa nhập Excel, vừa cập nhật ứng dụng, vừa gửi lại qua nhiều nhóm khác nhau thì công nghệ đang làm tăng công việc.

 

Nguyên tắc của Drhouses phải là:

 

Một dữ liệu – nhập một lần – sử dụng nhiều nơi.

 

Dữ liệu công trường được cập nhật vào hệ thống.

 

Bộ phận quản lý nhìn thấy.

 

Dashboard tổng hợp.

 

KPI được cập nhật.

 

Lịch sử công trình được lưu lại.

 

Khi cần bảo trì, dữ liệu cũ tiếp tục được sử dụng.

 

Đó mới là số hóa thực sự.

 

Công nghệ phải giúp giảm thao tác thủ công, giảm nhập liệu trùng lặp và tăng tốc độ ra quyết định.

 

---

 

8. Hiệu quả không đồng nghĩa với cắt giảm

 

Nói đến hiệu quả, nhiều người nghĩ ngay đến giảm người hoặc giảm chi phí.

 

Đó chỉ là một phần rất nhỏ.

 

Hiệu quả thực sự là:

 

Cùng một nguồn lực tạo ra nhiều giá trị hơn.

 

Có những khoản chi phí nên giảm.

 

Nhưng cũng có những khoản cần đầu tư thêm.

 

Đầu tư vào BIM có thể làm tăng chi phí ban đầu nhưng giảm xung đột khi thi công.

 

Đầu tư vào vật liệu tốt có thể tăng giá mua nhưng giảm chi phí bảo trì.

 

Đầu tư vào đào tạo có thể mất thời gian trước mắt nhưng giảm sai sót lâu dài.

 

Vì vậy, Drhouses không theo đuổi tư duy:

 

Chi phí thấp nhất.

 

Mà hướng tới:

 

Hiệu quả vòng đời tốt nhất.

 

---

 

9. Đo hiệu quả trên toàn bộ vòng đời công trình

 

Một công trình không thể được đánh giá chỉ tại thời điểm bàn giao.

 

Nếu xây nhanh nhưng liên tục phải sửa chữa, đó chưa phải hiệu quả.

 

Nếu vật liệu rẻ nhưng vài năm phải thay mới, tổng chi phí có thể cao hơn.

 

Nếu thiết kế đẹp nhưng khó bảo trì, chi phí vận hành sẽ tăng.

 

Drhouses cần nhìn hiệu quả theo chuỗi:

 

**Chi phí thiết kế

 

+ Chi phí xây dựng

+ Chi phí vận hành

+ Chi phí bảo trì

+ Chi phí cải tạo

  – Giá trị tái sử dụng.**

 

Từ đó doanh nghiệp chuyển từ tư duy giá xây dựng sang tư duy giá trị vòng đời.

 

Đây là một bước quan trọng của xây dựng tuần hoàn.

 

---

 

10. Dữ liệu tạo ra hệ thống ngày càng thông minh

 

Khi hàng chục, hàng trăm rồi hàng nghìn công trình được đưa vào hệ thống, Drhouses sẽ tích lũy một tài sản đặc biệt:

 

Dữ liệu vận hành.

 

Dữ liệu cho biết:

 

Hạng mục nào thường chậm.

 

Loại vật liệu nào hay phát sinh lỗi.

 

Nhà cung cấp nào giao hàng ổn định.

 

Quy trình nào mất nhiều thời gian.

 

Thiết kế nào dễ thi công.

 

Giải pháp nào tiết kiệm chi phí vòng đời.

 

Từ đó, mỗi công trình mới không phải bắt đầu lại từ đầu.

 

Nó được thừa hưởng tri thức của những công trình trước.

 

Vòng tuần hoàn lúc này trở thành:

 

Công trình → Dữ liệu → Phân tích → Cải tiến → Công trình mới.

 

---

 

KẾT CHƯƠNG

 

Hiệu quả vận hành không được tạo ra bằng việc yêu cầu mọi người làm nhanh hơn.

 

Nó được tạo ra bằng cách thiết kế một hệ thống tốt hơn.

 

Khi đúng người được giao đúng việc, khi quyền hạn đi cùng trách nhiệm, khi dữ liệu được luân chuyển nhanh, khi điểm nghẽn được phát hiện sớm và khi công nghệ giúp giảm công việc lặp lại, toàn bộ tổ chức sẽ vận hành nhẹ hơn nhưng tạo ra nhiều giá trị hơn.

 

Trong mô hình:

 

1 → 2 → 4 → 8 → 16 → 32 → 64

 

mỗi tầng đều có chức năng riêng nhưng tất cả phải chuyển động theo cùng một mục tiêu.

 

KPI cho biết chúng ta đang ở đâu.

 

Chất lượng bảo đảm chúng ta đang làm đúng.

 

Hiệu quả vận hành giúp chúng ta đi nhanh hơn mà không lãng phí nguồn lực.

 

Ba yếu tố kết nối với nhau tạo thành nền tảng quản trị của Drhouses:

 

Đo được → Kiểm soát được → Cải tiến được.

 

Khi điều đó trở thành văn hóa, Drhouses không chỉ xây dựng những công trình.

 

Drhouses xây dựng một hệ thống có khả năng tự học, tự cải tiến và tiếp tục tạo giá trị qua từng vòng đời công trình.

 

Đó chính là con đường từ một doanh nghiệp thiết kế – thi công đến một hệ sinh thái xây dựng tuần hoàn.