HNI 04/10 SÁCH TRẮNG LẤY HÀNH ĐỘNG LÀM KIM CHỈ NAM Từ tư duy → quyết định → hành động → kết quả → kiến tạo giá trị Tác giả: Henry Le – Lê Đình Hải PHẦN II — HỆ THỐNG HÀNH ĐỘNG CÁ NHÂN CHƯƠNG 9: VƯỢT QUA SỰ TRÌ HOÃN Nhận diện nguyên nhân trì hoãn và xây dựng cơ chế bắt đầu ngay Trì hoãn là khoảng cách âm thầm giữa điều con người muốn đạt được và điều họ thực sự tạo ra. Chúng ta có thể có mục tiêu rõ ràng, kế hoạch tốt, kiến thức đầy đủ, thậm chí nguồn lực cần thiết, nhưng nếu không bắt đầu, tất cả vẫn chỉ nằm trên giấy. Vì vậy, vượt qua trì hoãn không đơn thuần là quản lý thời gian. Đó còn là quá trình quản trị suy nghĩ, cảm xúc, năng lượng và hành động của chính mình. Người hành động không phải là người chưa từng trì hoãn. Họ là người nhận ra trạng thái trì hoãn đủ sớm và có cơ chế đưa mình trở lại công việc. Triết lý lấy hành động làm kim chỉ nam không yêu cầu chúng ta lúc nào cũng hào hứng. Nó yêu cầu một nguyên tắc thực tế: khi biết việc đúng cần làm, hãy tạo một bước khởi động đủ nhỏ để bắt đầu ngay. 1. NHẬN DIỆN ĐÚNG SỰ TRÌ HOÃN Nhiều người cho rằng trì hoãn đồng nghĩa với lười biếng. Thực tế, nguyên nhân có thể phức tạp hơn. Một người trì hoãn vì nhiệm vụ quá lớn, mục tiêu mơ hồ, sợ thất bại, sợ bị đánh giá, thiếu thông tin hoặc không biết bước đầu tiên là gì. Có người muốn mọi thứ hoàn hảo nên mãi chuẩn bị. Có người làm hàng chục việc nhỏ để né tránh nhiệm vụ quan trọng. Có người đặt mục tiêu quá xa khiến mỗi lần nghĩ đến đã cảm thấy áp lực. Muốn xử lý trì hoãn, trước hết phải gọi đúng nguyên nhân. Thay vì chỉ hỏi: “Tại sao tôi chưa làm?”, hãy hỏi: “Điều gì đang khiến tôi chưa bắt đầu?” Khi nguyên nhân được nhìn thấy, giải pháp mới có thể chính xác. 2. BIẾN MỤC TIÊU MƠ HỒ THÀNH HÀNH ĐỘNG Một nhiệm vụ càng mơ hồ càng khó bắt đầu. “Phát triển doanh nghiệp”, “viết sách”, “tìm khách hàng” hoặc “cải thiện sức khỏe” đều là mục tiêu có ý nghĩa, nhưng chưa phải hành động cụ thể. Não bộ cần một chỉ dẫn rõ ràng. Thay vì nói “viết sách”, hãy xác định: mở tài liệu và viết trang đầu tiên. Thay vì “tìm khách hàng”, hãy lập danh sách mười khách hàng tiềm năng và liên hệ người đầu tiên. Thay vì “tập thể dục”, hãy thay quần áo và đi bộ mười phút. Khi bước đầu tiên rõ ràng, sức cản tâm lý giảm xuống. Mục tiêu lớn phải được chia thành những hành động có thể nhìn thấy, đo lường và thực hiện. 3. ĐỪNG CHỜ CẢM HỨNG MỚI BẮT ĐẦU Nếu chỉ làm việc khi có cảm hứng, tiến độ sẽ phụ thuộc vào cảm xúc. Nhưng cảm xúc luôn thay đổi. Kỷ luật giúp con người tiếp tục hành động ngay cả khi động lực không mạnh. Nhiều khi cảm hứng không xuất hiện trước hành động mà xuất hiện sau khi chúng ta bắt đầu. Một người ngại viết có thể tìm được dòng suy nghĩ sau vài câu đầu tiên. Một người ngại vận động có thể cảm thấy khỏe khoắn sau những phút khởi động. Một đội ngũ đang bế tắc có thể phát hiện giải pháp khi bắt tay xử lý vấn đề thực tế. Đừng hỏi: “Tôi có muốn làm không?” Hãy hỏi: “Bước tiếp theo cần làm là gì?” Hành động tạo động lượng. Động lượng tạo hứng thú. Hứng thú giúp duy trì hành động. 4. THU NHỎ ĐIỂM BẮT ĐẦU Một cơ chế quan trọng để chống trì hoãn là làm cho bước đầu tiên nhỏ đến mức chúng ta khó từ chối. Nếu cần đọc sách, hãy bắt đầu bằng vài trang. Nếu phải viết báo cáo, hãy mở tài liệu và viết tiêu đề. Nếu phải gọi khách hàng, hãy chuẩn bị số điện thoại và câu mở đầu. Nếu muốn xây dựng dự án, hãy chọn một nhiệm vụ có thể hoàn thành ngay trong ngày. Mục đích của bước nhỏ không phải tạo kết quả cuối cùng lập tức. Mục đích là phá vỡ trạng thái đứng yên. Một công việc thường đáng sợ nhất trước khi bắt đầu. Khi đã bước vào nhịp thực hiện, chúng ta thường nhận thấy nó dễ kiểm soát hơn tưởng tượng. Bởi vậy, thay vì ép mình hoàn thành tất cả, hãy yêu cầu bản thân bắt đầu. 5. XÂY DỰNG CƠ CHẾ “BẮT ĐẦU NGAY” Khi một việc quan trọng đã rõ ràng và đủ điều kiện thực hiện, hãy rút ngắn khoảng cách giữa quyết định và hành động. Quyết định xong, ghi việc cần làm. Ghi xong, xác định bước đầu tiên. Xác định xong, thực hiện ngay một phần nhỏ. Cơ chế này giúp hạn chế những cuộc thương lượng kéo dài trong tâm trí. Càng để lâu, chúng ta càng dễ tìm thêm lý do trì hoãn. “Bắt đầu ngay” không có nghĩa là hành động hấp tấp. Những quyết định lớn vẫn cần dữ liệu, phân tích rủi ro và trách nhiệm. Nhưng sau khi đã xác định hành động phù hợp, suy nghĩ mãi mà không triển khai sẽ không tạo thêm giá trị. 6. THIẾT KẾ MÔI TRƯỜNG HỖ TRỢ HÀNH ĐỘNG Môi trường ảnh hưởng trực tiếp đến hành vi. Điện thoại, thông báo, mạng xã hội, những cuộc trò chuyện không cần thiết và không gian làm việc thiếu tổ chức đều có thể phá vỡ sự tập trung. Muốn bắt đầu dễ hơn, hãy chuẩn bị môi trường từ trước. Đặt công cụ cần dùng ở vị trí thuận tiện. Tắt thông báo trong khoảng thời gian tập trung. Chuẩn bị tài liệu trước giờ làm việc. Xác định thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc. Kỷ luật không chỉ là cố gắng mạnh hơn. Kỷ luật còn là thiết kế hệ thống khiến việc đúng trở nên dễ thực hiện hơn và việc gây xao nhãng trở nên khó tiếp cận hơn. Khi môi trường hỗ trợ mục tiêu, chúng ta tiết kiệm được rất nhiều năng lượng ý chí. 7. ĐỪNG NHẦM BẬN RỘN VỚI HÀNH ĐỘNG HIỆU QUẢ Trì hoãn đôi khi khoác chiếc áo của sự bận rộn. Một người có thể trả lời rất nhiều tin nhắn, sắp xếp tài liệu, dự nhiều cuộc họp và xử lý hàng chục việc nhỏ nhưng nhiệm vụ quan trọng nhất vẫn chưa được thực hiện. Mỗi ngày, hãy xác định những công việc tạo giá trị cao nhất và ưu tiên chúng trong khoảng thời gian bản thân có năng lượng tốt. Đừng đánh giá một ngày chỉ bằng số lượng công việc đã làm. Hãy đánh giá bằng mức độ chúng ta tiến gần hơn đến mục tiêu. Một nhiệm vụ quan trọng được hoàn thành đôi khi giá trị hơn mười nhiệm vụ nhỏ không tạo ra kết quả. Người hành động hiệu quả không cố làm tất cả. Họ biết lựa chọn điều quan trọng và tập trung hoàn thành. 8. BIẾN CAM KẾT THÀNH HỆ THỐNG Ý chí có giới hạn. Hệ thống giúp hành động ổn định. Thay vì nói “ngày mai tôi sẽ làm”, hãy xác định rõ thời gian, địa điểm, nhiệm vụ và tiêu chí hoàn thành. Ví dụ: “Tám giờ sáng, tôi ngồi tại bàn làm việc, tắt thông báo và tập trung viết trong bốn mươi lăm phút.” Một cam kết cụ thể giúp giảm số quyết định phải đưa ra vào thời điểm bắt đầu. Khi cần thiết, hãy chia sẻ cam kết với đội nhóm hoặc người đồng hành. Trách nhiệm được xác lập rõ ràng giúp chúng ta nghiêm túc hơn với lời hứa. Khi một hành vi được lặp lại trong thời gian và môi trường ổn định, nó dần trở thành thói quen. Khi ấy, hành động không còn phụ thuộc quá nhiều vào cảm hứng nhất thời. 9. CHẤP NHẬN PHIÊN BẢN ĐẦU TIÊN CHƯA HOÀN HẢO Nỗi sợ làm chưa tốt khiến nhiều ý tưởng không bao giờ được thử nghiệm. Nhưng cải tiến chỉ xuất hiện khi đã có thứ để cải tiến. Bản thảo đầu tiên có thể chưa hay. Sản phẩm thử nghiệm có thể chưa đầy đủ. Một quy trình mới có thể còn điểm cần điều chỉnh. Điều quan trọng là tạo ra phiên bản có thể quan sát, kiểm chứng, đo lường và tiếp nhận phản hồi. Điều này không có nghĩa là chấp nhận cẩu thả. Chúng ta vẫn phải giữ tiêu chuẩn và trách nhiệm cần thiết. Nhưng đừng biến mong muốn hoàn hảo thành lý do trì hoãn vô thời hạn. Hãy làm. Hãy đo. Hãy học. Hãy sửa. Mỗi vòng lặp sẽ đưa công việc đến gần chất lượng mong muốn hơn. 10. BIẾN HÀNH ĐỘNG THÀNH BẢN SẮC Cách bền vững để vượt qua trì hoãn là xây dựng bản sắc của một người biết hành động. Mỗi lần giữ lời hứa với chính mình, chúng ta củng cố niềm tin rằng mình là người có trách nhiệm. Mỗi lần bắt đầu đúng lúc, hoàn thành nhiệm vụ hoặc chủ động sửa sai, bản sắc hành động lại mạnh hơn. Không cần chiến thắng sự trì hoãn một lần cho cả cuộc đời. Chúng ta chỉ cần chiến thắng ở quyết định tiếp theo. Khi việc bắt đầu trở thành thói quen, hành động trở thành năng lực. Khi năng lực được duy trì đủ lâu, nó tạo nên kết quả. Và khi những kết quả đúng được lặp lại, chúng hình thành giá trị bền vững. KẾT CHƯƠNG Trì hoãn không được giải quyết bằng việc chờ một ngày có nhiều động lực hơn. Nó được giải quyết bằng sự rõ ràng, những bước nhỏ, môi trường phù hợp, ưu tiên đúng và cơ chế bắt đầu ngay. Khi mục tiêu quá lớn, hãy chia nhỏ. Khi cảm thấy sợ, hãy nhận diện điều mình đang sợ. Khi thiếu cảm hứng, hãy bắt đầu trước. Khi bị phân tâm, hãy thiết kế lại môi trường. Khi muốn mọi thứ hoàn hảo, hãy tạo phiên bản đầu tiên rồi tiếp tục cải tiến. Khoảng cách giữa ý tưởng và kết quả chính là hành động. Đừng chờ ngày mai để trở thành một con người hành động, bởi ngày mai được hình thành từ những việc chúng ta lựa chọn thực hiện hôm nay. Một bước nhỏ được bắt đầu ngay luôn có khả năng tạo ra giá trị lớn hơn một kế hoạch tuyệt vời nhưng bị trì hoãn mãi mãi. Henry Le – Lê Đình Hải > “Muốn vượt qua sự trì hoãn, đừng cố hoàn thành cả hành trình trong một khoảnh khắc. Hãy xác định bước đúng tiếp theo và bắt đầu ngay. Hành động được khởi động hôm nay chính là nền móng cho kết quả ngày mai.”