HNI 06/10 SÁCH TRẮNG LẤY HÀNH ĐỘNG LÀM KIM CHỈ NAM Từ tư duy → quyết định → hành động → kết quả → kiến tạo giá trị Tác giả: Henry Le – Lê Đình Hải PHẦN III — TỪ HÀNH ĐỘNG ĐẾN KẾT QUẢ CHƯƠNG 13: ƯU TIÊN HÀNH ĐỘNG CÓ ĐÒN BẨY Tìm những hành động nhỏ nhưng có khả năng tạo ra tác động lớn Trong cuộc sống và kinh doanh, nguồn lực luôn hữu hạn. Chúng ta chỉ có một lượng thời gian, tiền bạc, năng lượng và nhân lực nhất định. Vì vậy, người hành động hiệu quả không chỉ hỏi mình cần làm gì, mà còn phải xác định hành động nào có khả năng tạo ra tác động lớn nhất. Đó chính là tư duy đòn bẩy. Đòn bẩy không có nghĩa tìm con đường dễ dàng để tránh nỗ lực. Đòn bẩy là sử dụng nguồn lực một cách thông minh, lựa chọn đúng điểm tác động để một hành động có thể tạo ra nhiều kết quả tích cực hơn. Một thay đổi nhỏ trong quy trình có thể tiết kiệm hàng nghìn giờ làm việc. Một quyết định đúng về nhân sự có thể thay đổi cả đội ngũ. Một sản phẩm giải quyết đúng nhu cầu có thể tạo ra hàng nghìn khách hàng. Một kiến thức được chuẩn hóa có thể đào tạo cho rất nhiều người. Vì vậy, trước khi làm nhiều hơn, hãy tìm nơi mà mỗi đơn vị nỗ lực có thể tạo ra nhiều giá trị hơn. 1. HIỂU ĐÚNG VỀ HÀNH ĐỘNG CÓ ĐÒN BẨY Hành động có đòn bẩy là hành động mà kết quả tạo ra lớn hơn đáng kể so với nguồn lực trực tiếp bỏ vào. Ví dụ, trả lời cùng một câu hỏi cho từng người là hành động trực tiếp. Nhưng xây dựng một tài liệu hướng dẫn chất lượng để hàng trăm người cùng sử dụng là hành động có đòn bẩy. Một người lãnh đạo tự xử lý mọi công việc có thể giải quyết được nhiều vấn đề trước mắt. Nhưng nếu xây dựng quy trình và đào tạo đội ngũ đủ năng lực tự xử lý, giá trị tạo ra sẽ lớn hơn trong dài hạn. Đòn bẩy giúp chuyển từ: Làm một lần → nhận một kết quả sang: Làm đúng một lần → tạo khả năng sinh ra nhiều kết quả. Đó là sự khác biệt giữa nỗ lực đơn lẻ và hệ thống. 2. TÌM ĐIỂM TẠO RA TÁC ĐỘNG LỚN Trong mỗi hệ thống đều có những điểm quan trọng hơn những điểm khác. Một doanh nghiệp có thể gặp nhiều vấn đề, nhưng chỉ một nút thắt chính đang giới hạn tăng trưởng. Nếu sản phẩm tốt nhưng ít người biết đến, điểm đòn bẩy có thể nằm ở khả năng tiếp cận thị trường. Nếu có nhiều khách hàng quan tâm nhưng ít người mua, điểm cần cải thiện có thể nằm ở quy trình tư vấn hoặc trải nghiệm mua hàng. Nếu doanh nghiệp có nhiều đơn hàng nhưng thường giao chậm, điểm đòn bẩy có thể nằm trong vận hành. Đừng cố sửa tất cả cùng lúc. Hãy tìm yếu tố đang giới hạn toàn bộ hệ thống. Khi nút thắt quan trọng được giải quyết, nhiều kết quả khác có thể đồng thời được cải thiện. 3. DÙNG CÂU HỎI ĐÒN BẨY Một câu hỏi đúng có thể giúp tiết kiệm rất nhiều hành động không cần thiết. Trước một mục tiêu, hãy hỏi: Nếu chỉ được làm một việc để tạo ra thay đổi lớn nhất, tôi sẽ làm gì? Hoặc: Điều gì nếu được cải thiện sẽ khiến nhiều vấn đề khác cùng được giải quyết? Những câu hỏi này buộc chúng ta nhìn xa hơn danh sách công việc. Thay vì phản ứng với từng vấn đề nhỏ, chúng ta bắt đầu tìm nguyên nhân gốc. Một lỗi xuất hiện nhiều lần có thể không cần thêm người sửa lỗi. Nó cần một quy trình mới để lỗi không tiếp tục xuất hiện. Đó chính là tư duy đòn bẩy: giải quyết nguyên nhân thay vì liên tục xử lý hậu quả. 4. KIẾN THỨC LÀ MỘT ĐÒN BẨY Một trong những dạng đòn bẩy mạnh nhất là kiến thức. Một kỹ năng được học có thể được sử dụng hàng nghìn lần. Một bài học được chuẩn hóa có thể truyền lại cho cả đội ngũ. Một tài liệu tốt có thể giúp nhiều người tránh lặp lại cùng một sai lầm. Do đó, đầu tư vào học tập không chỉ nhằm biết thêm. Hãy hỏi: Kiến thức này có thể giúp cải thiện hành động nào? Có thể chuyển nó thành quy trình hay không? Có thể chia sẻ cho đội ngũ không? Có thể giúp khách hàng hoặc cộng đồng không? Khi kiến thức được chuyển thành hành động, hệ thống và khả năng truyền lại, giá trị của nó được nhân lên. 5. CÔNG NGHỆ LÀ ĐÒN BẨY CỦA HÀNH ĐỘNG Công nghệ cho phép một hành động được thực hiện nhanh hơn, chính xác hơn hoặc phục vụ nhiều người hơn. Một hệ thống quản lý có thể giúp đội ngũ theo dõi hàng nghìn dữ liệu. Một nền tảng số có thể kết nối rất nhiều người mà không phụ thuộc hoàn toàn vào khoảng cách địa lý. Nhưng công nghệ chỉ là đòn bẩy khi quy trình nền tảng đúng. Nếu một quy trình sai được tự động hóa, chúng ta chỉ làm sai nhanh hơn. Vì vậy, thứ tự hợp lý là: Hiểu vấn đề → Thiết kế quy trình → Kiểm chứng → Chuẩn hóa → Ứng dụng công nghệ → Mở rộng. Công nghệ không thay thế tư duy. Nó khuếch đại chất lượng của tư duy và hệ thống phía sau nó. 6. CON NGƯỜI LÀ ĐÒN BẨY CỦA CON NGƯỜI Một người dù giỏi đến đâu cũng có giới hạn về thời gian. Muốn tạo giá trị ở quy mô lớn, cần xây dựng đội ngũ. Trao quyền đúng là một hình thức đòn bẩy. Thay vì người lãnh đạo đưa ra mọi quyết định, hãy xác định phạm vi trách nhiệm, quyền hạn, tiêu chuẩn và kết quả cần đạt cho từng vị trí. Khi một người được đào tạo tốt, họ không chỉ hoàn thành một công việc. Họ có thể tiếp tục đào tạo người khác. Khi đó, năng lực được nhân lên. Lãnh đạo có đòn bẩy không phải người làm thay tất cả. Đó là người xây dựng những con người có khả năng tự hành động, tự chịu trách nhiệm và tiếp tục tạo ra những người có năng lực khác. 7. NỘI DUNG VÀ THƯƠNG HIỆU CŨNG LÀ ĐÒN BẨY Một cuộc trò chuyện chỉ tiếp cận một số người. Nhưng một nội dung có giá trị có thể tiếp tục được đọc, xem và chia sẻ trong thời gian dài. Một bài viết tốt có thể trả lời câu hỏi cho hàng nghìn khách hàng. Một video hướng dẫn có thể được sử dụng nhiều lần. Một cuốn sách có thể truyền tải tư tưởng của tác giả đến những người mà tác giả chưa từng gặp. Thương hiệu cũng tạo đòn bẩy bằng niềm tin. Khi khách hàng đã hiểu và tin vào giá trị của doanh nghiệp, chi phí để giải thích, thuyết phục và xây dựng quan hệ có thể giảm xuống. Vì vậy, xây dựng nội dung và uy tín không chỉ là truyền thông. Đó còn là xây dựng tài sản. 8. HỆ THỐNG LÀ ĐÒN BẨY CỦA TỔ CHỨC Một cá nhân giỏi có thể tạo ra kết quả tốt. Một hệ thống tốt giúp nhiều người tạo ra kết quả ổn định. Quy trình, tiêu chuẩn, dữ liệu, công cụ và cơ chế kiểm tra giúp tổ chức giảm phụ thuộc vào trí nhớ hoặc khả năng của một cá nhân. Nếu một công việc phải được giải thích lại từ đầu mỗi lần thực hiện, tổ chức đang lãng phí nguồn lực. Nếu một công việc lặp lại có thể được chuẩn hóa, hãy biến nó thành quy trình. Nếu quy trình có thể đo lường, hãy thiết lập chỉ số. Nếu dữ liệu có thể giúp cải tiến, hãy tạo vòng phản hồi. Khi ấy, mỗi lần thực hiện không chỉ tạo kết quả mà còn giúp hệ thống tốt hơn. 9. ĐO HIỆU QUẢ CỦA ĐÒN BẨY Không phải ý tưởng nào nghe có vẻ thông minh cũng thực sự tạo ra đòn bẩy. Vì vậy phải đo lường. Có thể xem xét: Một giờ đầu tư tạo ra bao nhiêu giá trị? Một quy trình mới tiết kiệm bao nhiêu thời gian? Một nội dung phục vụ được bao nhiêu người? Một chương trình đào tạo cải thiện năng lực đội ngũ ra sao? Một công cụ công nghệ giảm được bao nhiêu thao tác? Đòn bẩy thực sự phải thể hiện bằng kết quả. Nếu một hệ thống phức tạp hơn nhưng không tạo thêm giá trị, đó chưa phải đòn bẩy. Đôi khi giải pháp đơn giản lại có tác động lớn nhất. 10. TẠO DANH MỤC HÀNH ĐỘNG ĐÒN BẨY Mỗi cá nhân và tổ chức nên xây dựng danh mục những hành động tạo giá trị cao nhất. Hãy chia công việc thành ba nhóm: Việc phải trực tiếp làm. Việc có thể chuẩn hóa hoặc giao quyền. Việc có thể tạo thành tài sản sử dụng nhiều lần. Sau đó ưu tiên nhóm thứ ba khi phù hợp. Một tài liệu được viết hôm nay có thể tiếp tục đào tạo người khác. Một quy trình được xây hôm nay có thể tiết kiệm thời gian trong nhiều năm. Một đội ngũ được đào tạo hôm nay có thể tự vận hành ngày mai. Một thương hiệu được vun đắp hôm nay có thể tạo niềm tin lâu dài. Đó chính là sức mạnh của đòn bẩy. ÷ hơn. Họ tìm cách để mỗi hành động tạo ra nhiều giá trị hơn. Họ không chỉ giải quyết vấn đề đang xuất hiện. Họ tìm nguyên nhân khiến vấn đề xuất hiện. Họ không chỉ làm công việc. Họ xây quy trình. Họ không chỉ giữ kiến thức cho mình. Họ chuẩn hóa và chia sẻ. Họ không chỉ sử dụng công nghệ. Họ dùng công nghệ để khuếch đại một hệ thống đúng. Họ không chỉ xây đội ngũ để có thêm người làm việc. Họ xây những con người có khả năng tiếp tục tạo ra giá trị. Từ đó, công thức hành động được nâng lên một cấp độ mới: Hành động đúng → Đòn bẩy đúng → Kết quả lớn hơn → Chuẩn hóa → Nhân rộng → Giá trị bền vững. Khi tìm được điểm đòn bẩy, chúng ta không nhất thiết phải chạy nhanh hơn. Chúng ta cần tác động đúng chỗ. Một thay đổi nhỏ ở đúng điểm có thể làm chuyển động cả hệ thống. Một quyết định đúng có thể tiết kiệm hàng nghìn hành động không cần thiết. Một con người được trao đúng năng lực có thể tạo ra hàng trăm kết quả. Và một tư tưởng đúng, khi được chuyển thành hệ thống hành động, có thể tiếp tục tạo giá trị ngay cả khi người khởi xướng không còn trực tiếp thực hiện từng công việc. Henry Le – Lê Đình Hải > “Đòn bẩy của người hành động không nằm ở việc làm ít để nhận nhiều. Nó nằm ở khả năng tìm đúng điểm cần tác động, làm đúng việc và biến một hành động có giá trị thành sức mạnh có thể được lặp lại, nhân rộng và lan tỏa.”