SÁCH TRẮNG LẤY HÀNH ĐỘNG LÀM KIM CHỈ NAM Từ tư duy → quyết định → hành động → kết quả → kiến tạo giá trị Tác giả: Henry Le – Lê Đình Hải PHẦN III — TỪ HÀNH ĐỘNG ĐẾN KẾT QUẢ CHƯƠNG 15: VÒNG LẶP CẢI TIẾN Xây dựng chu trình: Lập kế hoạch → Hành động → Đo lường → Học hỏi → Điều chỉnh → Hành động tiếp Không có kế hoạch nào hoàn hảo ngay từ ngày đầu tiên. Không có sản phẩm nào vừa ra đời đã đáp ứng tất cả nhu cầu của khách hàng. Không có doanh nghiệp nào xây dựng được hệ thống tối ưu chỉ bằng một lần thiết kế. Và cũng không có con người nào trưởng thành chỉ sau một quyết định. Tiến bộ thực sự được hình thành qua những vòng lặp. Chúng ta suy nghĩ, lập kế hoạch, bắt đầu hành động, quan sát kết quả, học từ thực tế, điều chỉnh cách làm rồi tiếp tục hành động. Mỗi vòng lặp cung cấp thêm dữ liệu. Mỗi dữ liệu giúp chúng ta hiểu thực tế rõ hơn. Mỗi lần điều chỉnh đúng lại đưa cá nhân và tổ chức đến gần mục tiêu hơn. Vì vậy, triết lý hành động không phải là “làm thật nhanh rồi mặc kệ kết quả”. Hành động đúng phải đi cùng khả năng học hỏi. Chu trình cốt lõi của chương này là: LẬP KẾ HOẠCH → HÀNH ĐỘNG → ĐO LƯỜNG → HỌC HỎI → ĐIỀU CHỈNH → HÀNH ĐỘNG TIẾP. Đây là vòng lặp của sự tiến bộ liên tục. 1. LẬP KẾ HOẠCH – XÁC ĐỊNH ĐÍCH ĐẾN Mọi vòng lặp cần bắt đầu bằng một mục tiêu. Lập kế hoạch không phải cố gắng dự đoán chính xác mọi điều sẽ xảy ra. Bản chất của kế hoạch là xác định hướng đi, nguồn lực, trách nhiệm và những giả định cần kiểm chứng. Một kế hoạch hành động tốt cần trả lời: Chúng ta muốn đạt kết quả gì? Việc quan trọng nhất phải thực hiện là gì? Ai chịu trách nhiệm? Khi nào hoàn thành? Nguồn lực cần thiết là gì? Dùng chỉ số nào để đánh giá? Khi những câu hỏi này được trả lời rõ ràng, kế hoạch trở thành bản đồ hành động. Nhưng bản đồ không phải thực tế. Vì vậy, kế hoạch phải đủ rõ để triển khai và đủ linh hoạt để điều chỉnh khi dữ liệu mới xuất hiện. 2. HÀNH ĐỘNG – ĐƯA GIẢ ĐỊNH RA THỰC TẾ Một kế hoạch dù được chuẩn bị kỹ đến đâu vẫn chỉ là giả định cho đến khi được triển khai. Hành động chính là bước đưa ý tưởng tiếp xúc với thực tế. Doanh nghiệp có thể tin rằng khách hàng cần một sản phẩm, nhưng phải đưa sản phẩm đến khách hàng mới biết giả định ấy đúng đến đâu. Một đội ngũ có thể thiết kế quy trình rất tốt trên giấy, nhưng chỉ khi vận hành mới phát hiện những điểm nghẽn. Vì vậy, sau khi đã có đủ thông tin cần thiết, hãy hành động. Đừng kéo dài quá trình chuẩn bị chỉ vì mong muốn loại bỏ mọi rủi ro. Có những câu trả lời chỉ xuất hiện sau khi chúng ta bắt đầu. Kế hoạch tạo hướng đi. Hành động tạo dữ liệu. 3. ĐO LƯỜNG – NHÌN VÀO SỰ THẬT Sau hành động phải có đo lường. Nếu không đo, chúng ta khó biết điều gì đang hiệu quả và điều gì cần thay đổi. Đo lường có thể bao gồm chỉ số hành động, tiến độ, chi phí, thời gian, chất lượng, phản hồi khách hàng, doanh thu hoặc những kết quả phù hợp với mục tiêu. Điều quan trọng nhất là dữ liệu phải trung thực. Không nên lựa chọn những con số đẹp để chứng minh rằng mình đúng. Đo lường có ý nghĩa khi nó giúp chúng ta nhìn thấy sự thật, kể cả khi sự thật khác với kỳ vọng ban đầu. Một tổ chức trưởng thành không sợ dữ liệu xấu. Họ sợ việc không biết điều gì đang thực sự xảy ra. 4. HỌC HỎI – BIẾN DỮ LIỆU THÀNH HIỂU BIẾT Có dữ liệu chưa đồng nghĩa đã có bài học. Sau khi đo lường, chúng ta cần phân tích. Hãy hỏi: Điều gì đã xảy ra? Điều gì khác với kế hoạch? Tại sao lại có khoảng cách đó? Giả định nào đã đúng? Giả định nào chưa đúng? Điều gì chúng ta chưa biết trước đây? Đây là giai đoạn biến thông tin thành hiểu biết. Nếu kết quả tốt, hãy tìm nguyên nhân để biết điều gì cần được lặp lại. Nếu kết quả chưa tốt, hãy tìm nguyên nhân để biết điều gì cần thay đổi. Thành công cũng cần được phân tích như thất bại. Nếu không biết tại sao mình thành công, rất khó lặp lại thành công một cách có hệ thống. 5. ĐIỀU CHỈNH – BIẾN BÀI HỌC THÀNH THAY ĐỔI Học hỏi chỉ có giá trị khi dẫn đến thay đổi. Nếu một tổ chức họp rút kinh nghiệm rất nhiều nhưng vẫn tiếp tục làm mọi thứ như cũ, vòng lặp cải tiến chưa thực sự tồn tại. Sau mỗi bài học, cần xác định: Điều gì tiếp tục? Điều gì dừng lại? Điều gì phải thay đổi? Điều gì cần bắt đầu? Sự điều chỉnh có thể rất nhỏ. Có thể thay một bước trong quy trình, thay thông điệp bán hàng, thay cách phân công, thay thời gian thực hiện hoặc thay tiêu chí kiểm tra. Không phải lần nào cũng cần thay đổi toàn bộ hệ thống. Cải tiến liên tục thường bắt đầu từ những điều nhỏ nhưng được thực hiện đều đặn. 6. HÀNH ĐỘNG TIẾP – KHÔNG DỪNG Ở BÀI HỌC Sau điều chỉnh phải quay lại hành động. Đây là điểm khiến vòng lặp thực sự chuyển động. Một bài học không được áp dụng chỉ là kiến thức nằm trên giấy. Một quyết định không được triển khai chỉ là lời nói. Một phương án cải tiến không được thử nghiệm chưa thể chứng minh giá trị. Vì vậy, mỗi cuộc họp đánh giá nên kết thúc bằng một hành động tiếp theo rõ ràng. Ai làm? Làm việc gì? Khi nào bắt đầu? Khi nào kiểm tra? Đo bằng chỉ số nào? Vòng lặp chỉ hoàn thành khi bài học của vòng trước được đưa vào hành động của vòng sau. 7. CẢI TIẾN NHỎ NHƯNG LIÊN TỤC Nhiều người chờ một ý tưởng đột phá để tạo ra thay đổi lớn. Nhưng phần lớn sự tiến bộ bền vững được tạo nên từ hàng loạt cải tiến nhỏ. Rút ngắn một bước xử lý. Giảm một lỗi lặp lại. Cải thiện một câu tư vấn. Chuẩn hóa một tài liệu. Tiết kiệm một khoảng thời gian. Nâng thêm một phần chất lượng dịch vụ. Mỗi thay đổi có thể nhỏ, nhưng khi được tích lũy qua hàng trăm vòng lặp, tác động có thể rất lớn. Điều quan trọng không phải ngày hôm nay hệ thống đã hoàn hảo chưa. Điều quan trọng là: Hôm nay hệ thống có tốt hơn hôm qua không? 8. XÂY DỰNG NHỊP CẢI TIẾN CHO ĐỘI NGŨ Cải tiến không nên phụ thuộc vào cảm hứng. Hãy biến nó thành nhịp vận hành. Mỗi ngày, cá nhân có thể dành vài phút nhìn lại công việc. Mỗi tuần, đội ngũ đánh giá tiến độ và các vấn đề nổi bật. Mỗi tháng, bộ phận xem lại dữ liệu, quy trình và những thay đổi cần thiết. Theo chu kỳ phù hợp, lãnh đạo đánh giá chiến lược và mục tiêu lớn hơn. Nhịp cải tiến đều đặn giúp tổ chức không tích tụ vấn đề quá lâu. Một vấn đề nhỏ được phát hiện sớm thường dễ giải quyết. Nếu để kéo dài, nó có thể trở thành chi phí lớn hoặc thói quen xấu của cả hệ thống. 9. TẠO VĂN HÓA HỌC TỪ HÀNH ĐỘNG Vòng lặp cải tiến chỉ phát huy sức mạnh khi con người cảm thấy an toàn để nói lên sự thật. Nếu nhân sự sợ báo cáo vấn đề, dữ liệu sẽ bị che giấu. Nếu lãnh đạo chỉ muốn nghe tin tốt, tổ chức sẽ mất khả năng học. Văn hóa hành động phải đi cùng văn hóa trách nhiệm và học hỏi. Sai thì nhận. Chưa biết thì hỏi. Có vấn đề thì báo sớm. Có giải pháp tốt thì chia sẻ. Có bài học thì chuẩn hóa. Điều này không có nghĩa chấp nhận sự cẩu thả. Trách nhiệm vẫn phải rõ ràng. Nhưng mục tiêu của việc tìm nguyên nhân không phải để tìm người đổ lỗi. Mục tiêu là làm cho hệ thống tốt hơn. 10. BIẾN VÒNG LẶP THÀNH NĂNG LỰC CỦA HỆ THỐNG Khi vòng lặp được thực hiện đủ lâu, cải tiến không còn là một dự án riêng lẻ. Nó trở thành cách tổ chức vận hành. Mỗi hành động tạo ra dữ liệu. Mỗi dữ liệu tạo ra bài học. Mỗi bài học tạo ra thay đổi. Mỗi thay đổi được kiểm chứng bằng hành động tiếp theo. Từ đó, tổ chức hình thành một tài sản đặc biệt: năng lực tự học và tự cải tiến. Đối thủ có thể sao chép một sản phẩm. Họ có thể học một quy trình. Nhưng rất khó sao chép một tổ chức có khả năng liên tục quan sát, học hỏi và tự hoàn thiện nhanh hơn chính mình của ngày hôm qua. Đó là sức mạnh dài hạn của vòng lặp cải tiến. KẾT CHƯƠNG Hành động tạo ra kết quả, nhưng hành động có học hỏi mới tạo ra tiến bộ. Đừng mong kế hoạch đầu tiên phải hoàn hảo. Hãy lập kế hoạch đủ rõ để bắt đầu. Hãy hành động đủ nhanh để tiếp xúc với thực tế. Hãy đo lường đủ trung thực để nhìn thấy sự thật. Hãy học hỏi đủ sâu để tìm ra nguyên nhân. Hãy điều chỉnh đủ quyết liệt để tạo thay đổi. Và hãy hành động tiếp đủ bền bỉ để kiểm chứng điều mình vừa học. Chu trình ấy cần được lặp lại: LẬP KẾ HOẠCH → HÀNH ĐỘNG → ĐO LƯỜNG → HỌC HỎI → ĐIỀU CHỈNH → HÀNH ĐỘNG TIẾP. Một vòng lặp có thể chỉ tạo ra một cải tiến nhỏ. Nhưng hàng trăm vòng lặp đúng có thể tạo ra một con người khác, một đội ngũ khác và một doanh nghiệp khác. Đừng tìm kiếm sự hoàn hảo ngay từ điểm xuất phát. Hãy xây dựng một hệ thống có khả năng ngày càng hoàn thiện chính nó. Đó chính là tinh thần của người kiến tạo: không chỉ hành động để tạo kết quả, mà còn học từ mỗi kết quả để hành động ngày càng đúng hơn. Henry Le – Lê Đình Hải > “Tiến bộ không phải một bước nhảy duy nhất. Tiến bộ là hàng nghìn vòng lặp của hành động và học hỏi. Lập kế hoạch, bắt đầu, đo lường, học, sửa và tiếp tục hành động — cho đến khi điều tốt trở thành tốt hơn và điều đúng trở thành năng lực của cả hệ thống.”