SÁCH TRẮNG DRHOUSES

GIÁO TRÌNH NỀN TẢNG XÂY & SỬA NHÀ TRỌN GÓI PHI TẬP TRUNG DRHOUSES

Từ một bài viết SEO mỗi ngày đến một công trình được bàn giao

Tác giả: HENRYLE – LÊ ĐÌNH HẢI

CHƯƠNG 12. HỢP ĐỒNG MINH BẠCH – BIẾN PHƯƠNG ÁN THÀNH CAM KẾT

Niềm tin giúp khách hàng lựa chọn DRHOUSES. Hợp đồng rõ ràng giúp hai bên bảo vệ niềm tin ấy trong suốt quá trình xây dựng.

12.1. Hợp đồng là nền móng pháp lý của công trình

Trong hoạt động xây và sửa nhà trọn gói, một phương án thiết kế tốt, một bảng dự toán chi tiết và một đội ngũ thi công có năng lực vẫn chưa đủ để bảo đảm công trình được triển khai thuận lợi.

Tất cả cần được kết nối bằng một thỏa thuận rõ ràng về phạm vi công việc, chi phí, tiến độ, chất lượng, trách nhiệm và phương thức xử lý những thay đổi có thể phát sinh.

Đó chính là vai trò của hợp đồng xây dựng.

Đối với DRHOUSES, hợp đồng không chỉ là văn bản để ký trước khi khởi công. Hợp đồng là căn cứ để các bộ phận hiểu thống nhất về những gì doanh nghiệp đã cam kết với khách hàng.

Nếu bộ phận tư vấn hiểu một cách, bộ phận dự toán hiểu một cách và đội thi công hiểu một cách khác, mọi sai lệch đều có thể trở thành tranh chấp.

Vì vậy, DRHOUSES xác lập nguyên tắc:

Một công trình chỉ nên được triển khai khi phạm vi công việc, điều kiện thực hiện, trách nhiệm và cơ chế kiểm soát đã được thống nhất bằng hồ sơ phù hợp.

Hợp đồng cần được xây dựng dựa trên quy định pháp luật áp dụng, loại công trình, hình thức giao dịch và thỏa thuận thực tế giữa các bên. Đối với những nội dung có yêu cầu pháp lý chuyên biệt, doanh nghiệp cần được tư vấn bởi người có chuyên môn phù hợp.

12.2. Sáu nội dung cốt lõi của hợp đồng DRHOUSES

Một hợp đồng xây dựng rõ ràng cần trả lời được sáu nhóm câu hỏi.

Thứ nhất, ai là các bên chịu trách nhiệm?

Hợp đồng phải xác định đúng chủ thể giao kết, người đại diện, thông tin liên hệ và thẩm quyền ký kết. Khi DRHOUSES phối hợp với đội ngũ hoặc đối tác tại địa phương, cần làm rõ đơn vị nào trực tiếp ký hợp đồng, đơn vị nào thực hiện và trách nhiệm của từng bên.

Không được để khách hàng nhầm lẫn giữa thương hiệu tiếp nhận yêu cầu, đơn vị ký hợp đồng và nhà thầu thực hiện.

Thứ hai, công việc bao gồm những gì?

Phạm vi công việc phải xác định rõ hạng mục thực hiện, khối lượng hoặc căn cứ xác định khối lượng, vật liệu, thiết bị, tiêu chuẩn hoàn thiện và các công việc loại trừ.

Ví dụ, hợp đồng sửa nhà cần làm rõ việc tháo dỡ, vận chuyển phế thải, xử lý chống thấm, thay hệ thống điện nước, sơn hoàn thiện và vệ sinh sau thi công có nằm trong phạm vi hay không.

Những gì chưa được xác định phải được ghi rõ, thay vì để mỗi bên tự hiểu.

Thứ ba, chi phí được tính như thế nào?

Hợp đồng cần xác định giá trị hợp đồng hoặc phương pháp xác định giá, các khoản đã bao gồm, những khoản chưa bao gồm, điều kiện điều chỉnh và nghĩa vụ thanh toán.

Thứ tư, tiến độ được tổ chức ra sao?

Cần xác định ngày bắt đầu, thời gian thực hiện dự kiến, các mốc công việc quan trọng, điều kiện bàn giao mặt bằng và những trường hợp có thể ảnh hưởng đến tiến độ.

Thứ năm, chất lượng được kiểm soát bằng cách nào?

Phải xác định căn cứ nghiệm thu, hồ sơ kỹ thuật áp dụng, yêu cầu về vật liệu, các mốc kiểm tra và cách xử lý khi công việc chưa đáp ứng tiêu chuẩn đã thống nhất.

Thứ sáu, nếu có vấn đề thì giải quyết thế nào?

Hợp đồng cần quy định cách xử lý thay đổi, chậm tiến độ, sai sót, thanh toán, bảo hành, khiếu nại và tranh chấp theo thỏa thuận phù hợp với pháp luật.

Sáu nhóm nội dung này tạo thành khung cơ bản để DRHOUSES chuẩn hóa hợp đồng mà vẫn có thể điều chỉnh theo từng loại công trình.

12.3. Phạm vi công việc: Nơi cần sự chính xác cao nhất

Trong thực tế, nhiều bất đồng không bắt nguồn từ việc một bên cố tình vi phạm, mà do hai bên hiểu khác nhau về nội dung đã thống nhất.

Khách hàng cho rằng giá trọn gói đã bao gồm một hạng mục. Nhà thầu lại hiểu hạng mục ấy nằm ngoài báo giá. Đến khi thi công, cả hai đều có lý do để bảo vệ cách hiểu của mình.

DRHOUSES cần hạn chế tình trạng này bằng cách xây dựng bảng phạm vi công việc đi kèm hợp đồng.

Bảng phạm vi có thể chia thành ba nhóm:

• Bao gồm: Các công việc đã được xác định rõ trong giá hợp đồng.
• Không bao gồm: Những công việc nằm ngoài phạm vi đã thống nhất.
• Chưa xác định: Các hạng mục cần khảo sát, kiểm tra hoặc có thông tin bổ sung trước khi quyết định.

Đối với công trình cải tạo, nhóm chưa xác định đặc biệt quan trọng. Khi tháo dỡ mới phát hiện đường ống hư hỏng hoặc kết cấu có dấu hiệu bất thường, DRHOUSES cần thực hiện quy trình đánh giá và thống nhất thay đổi trước khi tiến hành công việc phát sinh, trừ những biện pháp khẩn cấp cần thiết để bảo đảm an toàn theo điều kiện thực tế và quy định áp dụng.

Mọi thay đổi cần có căn cứ, người có thẩm quyền phê duyệt và hồ sơ lưu lại.

Phạm vi công việc càng rõ, khả năng kiểm soát chi phí và tranh chấp càng cao.

12.4. Cơ chế thanh toán gắn với tiến độ thực tế

Thanh toán trong xây dựng cần được thiết kế để bảo đảm quyền lợi hợp lý của cả khách hàng và đơn vị thực hiện.

DRHOUSES không nên xây dựng lịch thanh toán chỉ dựa trên những mốc thời gian chung chung. Mỗi đợt thanh toán cần gắn với điều kiện cụ thể đã được quy định trong hợp đồng.

Ví dụ, các mốc có thể gồm:

• Khoản thanh toán ban đầu theo thỏa thuận hợp pháp.
• Thanh toán khi hoàn thành một giai đoạn thi công đã xác định.
• Thanh toán sau khi nghiệm thu các hạng mục tương ứng.
• Thanh toán khi hoàn thành và bàn giao theo điều kiện hợp đồng.
• Khoản giữ lại hoặc nghĩa vụ tài chính sau bàn giao, nếu được thỏa thuận phù hợp.

Tỷ lệ và thời điểm thanh toán phải được xác định theo tính chất công trình, dòng tiền thực hiện, mức độ hoàn thành và quy định pháp luật áp dụng; không có một tỷ lệ duy nhất phù hợp cho mọi hợp đồng.

Mỗi lần thanh toán cần có chứng từ, hồ sơ xác nhận khối lượng hoặc biên bản nghiệm thu tương ứng khi cần thiết.

Cơ chế này giúp khách hàng biết mình đang thanh toán cho công việc nào, đồng thời giúp DRHOUSES chủ động quản trị dòng tiền và nghĩa vụ thực hiện.

12.5. Quản lý thay đổi: Không để phát sinh trở thành bất ngờ

Một công trình có thể thay đổi trong quá trình triển khai vì yêu cầu mới của khách hàng, điều kiện hiện trạng khác dự kiến hoặc những vấn đề kỹ thuật được phát hiện sau khi thi công bắt đầu.

Thay đổi không phải lúc nào cũng tiêu cực. Đôi khi, đó là điều cần thiết để bảo đảm công năng, chất lượng hoặc an toàn. Vấn đề nằm ở cách quản lý thay đổi.

DRHOUSES cần thiết lập quy trình năm bước:

Bước 1: Ghi nhận yêu cầu hoặc nguyên nhân phát sinh.

Bước 2: Đánh giá ảnh hưởng đến kỹ thuật, khối lượng, chi phí và tiến độ.

Bước 3: Lập phương án điều chỉnh và xác định trách nhiệm.

Bước 4: Trình người có thẩm quyền và khách hàng xem xét, thống nhất theo hợp đồng.

Bước 5: Cập nhật hồ sơ, dự toán, tiến độ và chỉ đạo thi công theo phương án đã được phê duyệt.

Với những vấn đề có nguy cơ ảnh hưởng đến an toàn, phải ưu tiên biện pháp bảo đảm an toàn và thực hiện quy trình chuyên môn thích hợp.

Không nên cho phép đội thi công tự ý thay đổi vật liệu, kết cấu hoặc phạm vi công việc chỉ dựa trên trao đổi miệng thiếu căn cứ.

Một yêu cầu được nói ra chưa đồng nghĩa với một thay đổi đã được phê duyệt.

12.6. Hợp đồng số và hệ thống phi tập trung DRHOUSES

Khi hoạt động trên nhiều địa bàn, DRHOUSES cần quản lý hợp đồng theo một quy trình thống nhất, hạn chế tình trạng nhiều phiên bản được lưu tại những nơi khác nhau.

Mỗi hợp đồng nên có mã nhận diện, ngày ký, các phụ lục liên quan, người phụ trách, trạng thái thực hiện và lịch sử thay đổi.

Hồ sơ điện tử có thể giúp việc tìm kiếm, bàn giao và kiểm tra thuận tiện hơn. Tuy nhiên, việc ký kết điện tử phải đáp ứng điều kiện pháp lý áp dụng; việc lưu bản điện tử không tự động bảo đảm tính hợp lệ của mọi tài liệu.

Hệ thống quản lý cần xác định rõ:

• Ai được tạo và chỉnh sửa dự thảo.
• Ai có quyền phê duyệt nội bộ.
• Ai được ký kết theo thẩm quyền.
• Cách lưu trữ bản đã ký và phụ lục.
• Cách ghi nhận thay đổi và kiểm soát phiên bản.
• Quyền truy cập, sao lưu và bảo vệ thông tin hợp đồng.

CRM có thể theo dõi trạng thái cơ hội và hợp đồng, trong khi hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ văn bản chính thức. Hai hệ thống cần liên kết để thông tin được đồng bộ mà không làm mất tính kiểm soát.

12.7. Từ cam kết hợp đồng đến trách nhiệm sau bàn giao

Hợp đồng không kết thúc về mặt trách nhiệm chỉ vì công trình đã được bàn giao.

DRHOUSES cần làm rõ các điều kiện nghiệm thu, hồ sơ hoàn công hoặc tài liệu bàn giao phù hợp, hướng dẫn sử dụng, bảo hành và quy trình tiếp nhận yêu cầu sau thi công.

Thời hạn và phạm vi bảo hành phải được xác định theo loại công trình, hạng mục, hợp đồng và quy định pháp luật áp dụng. Không nên sử dụng một cam kết bảo hành chung cho tất cả vật liệu, thiết bị và hạng mục xây dựng nếu điều kiện thực tế khác nhau.

Khi khách hàng phản ánh một vấn đề, doanh nghiệp cần ghi nhận thời điểm, nội dung, mức độ ảnh hưởng, người phụ trách và kết quả xử lý.

Những phản hồi sau bàn giao còn giúp DRHOUSES nhận diện các điểm yếu trong dự toán, lựa chọn vật liệu, quy trình thi công hoặc công tác nghiệm thu để cải tiến hệ thống.

Một hợp đồng tốt không chỉ bảo vệ các bên khi xảy ra bất đồng. Nó còn tạo cơ sở để các bên hợp tác hiệu quả trong suốt vòng đời công trình.

12.8. Kết luận chương

Trong mô hình DRHOUSES, hợp đồng là cầu nối giữa phương án chuyên môn và hành động thực tế.

Một hợp đồng rõ ràng giúp khách hàng hiểu mình nhận được điều gì, phải thanh toán những khoản nào và có quyền yêu cầu điều gì. Đồng thời, hợp đồng giúp doanh nghiệp tổ chức nguồn lực, kiểm soát rủi ro và xác định trách nhiệm trong toàn bộ quá trình triển khai.

CRM giúp quản lý quan hệ khách hàng. Khảo sát tạo ra dữ liệu thực tế. Thiết kế và dự toán xây dựng phương án. Hợp đồng chuyển phương án thành cam kết có căn cứ.

Các mắt xích này phải kết nối thành một hệ thống thống nhất, trong đó mọi thông tin quan trọng đều có thể kiểm tra và mọi thay đổi đều được xử lý đúng thẩm quyền.

DRHOUSES không lấy lời hứa thay cho hợp đồng, không lấy hợp đồng thay cho năng lực thực hiện và không lấy việc bàn giao thay cho trách nhiệm lâu dài.

Bởi giá trị thật của một doanh nghiệp xây dựng không chỉ nằm ở số lượng hợp đồng đã ký, mà còn ở số công trình được thực hiện đúng cam kết, những bất đồng được giải quyết minh bạch và niềm tin được duy trì sau khi khách hàng nhận nhà.

Hết Chương 12.