HNI 21-7

CHƯƠNG 25: KIẾN NGHỊ ĐIỀU CHỈNH

 

Trong một tổ chức luôn vận động và phát triển, không có chiến lược nào có thể phù hợp tuyệt đối với mọi thời điểm, cũng không có kế hoạch nào có thể dự đoán chính xác tất cả những biến động sẽ xảy ra trong tương lai. Thực tế luôn thay đổi, thị trường luôn vận động, công nghệ liên tục phát triển, nhu cầu của cộng đồng không ngừng chuyển dịch và chính nội bộ tổ chức cũng luôn phát sinh những yêu cầu mới. Vì vậy, một hệ thống quản trị hiệu quả không chỉ cần khả năng xây dựng chiến lược và đưa ra quyết định, mà còn phải có năng lực nhìn nhận lại kết quả, phát hiện những điểm chưa phù hợp và kịp thời điều chỉnh để bảo đảm tổ chức luôn đi đúng hướng.

 

Trong mô hình quản trị HGroup, kiến nghị điều chỉnh là bước tiếp nối tự nhiên của quá trình giám sát và đánh giá hiệu quả. Nếu giám sát giúp tổ chức biết công việc đang được thực hiện như thế nào, đánh giá giúp xác định kết quả đạt được ra sao, thì kiến nghị điều chỉnh chính là bước chuyển những thông tin đó thành hành động cụ thể. Đây là cầu nối giữa thực tế và quyết định, giữa những gì đang diễn ra và những gì HGroup cần làm tiếp theo.

 

Kiến nghị điều chỉnh không có nghĩa là phủ nhận những quyết định đã được đưa ra trước đó. Một quyết định có thể hoàn toàn đúng trong bối cảnh ban đầu nhưng sau một thời gian, điều kiện thực tế đã thay đổi. Khi đó, việc điều chỉnh không phải là biểu hiện của sự thiếu nhất quán mà là dấu hiệu của một nền quản trị biết thích nghi. Một tổ chức trưởng thành không phải là tổ chức luôn giữ nguyên mọi quyết định, mà là tổ chức biết khi nào cần kiên định với mục tiêu và khi nào cần thay đổi phương pháp để đạt được mục tiêu đó.

 

Trong HGroup, mục tiêu và giá trị cốt lõi có thể được giữ vững trong thời gian dài, nhưng cách thức thực hiện cần được cải tiến liên tục. Tầm nhìn có thể không thay đổi, nhưng chiến lược có thể được cập nhật. Sứ mệnh có thể được giữ nguyên, nhưng quy trình vận hành cần thích nghi với thực tế. Chính khả năng điều chỉnh linh hoạt trong khuôn khổ nguyên tắc sẽ giúp HGroup duy trì sự ổn định mà không trở nên bảo thủ, đồng thời thúc đẩy đổi mới mà không rơi vào tình trạng thay đổi thiếu kiểm soát.

 

Kiến nghị điều chỉnh có thể xuất phát từ nhiều nguồn khác nhau. Một chương trình không đạt được mục tiêu đề ra. Một dự án có chi phí vượt dự toán. Một quy trình vận hành gây lãng phí nguồn lực. Một chính sách không còn phù hợp với nhu cầu của cộng đồng. Một rủi ro mới xuất hiện mà trước đây chưa được dự báo. Một công nghệ mới tạo ra phương thức làm việc hiệu quả hơn. Hoặc một chiến lược đã hoàn thành mục tiêu và cần được mở rộng sang giai đoạn phát triển mới.

 

Dù xuất phát từ nguyên nhân nào, một kiến nghị điều chỉnh tốt cần dựa trên dữ liệu và thực tế. Người đề xuất phải trả lời được những câu hỏi cơ bản: Vì sao cần điều chỉnh? Vấn đề hiện tại là gì? Nguyên nhân xuất phát từ đâu? Điều gì cần được thay đổi? Phương án mới có khả thi hay không? Chi phí và nguồn lực cần thiết là bao nhiêu? Những rủi ro mới có thể xuất hiện là gì? Kết quả kỳ vọng sau điều chỉnh sẽ được đo lường bằng cách nào?

 

Khi những câu hỏi này được làm rõ, việc ra quyết định sẽ trở nên minh bạch và có cơ sở hơn.

 

Trong mô hình Đội Xanh và Đội Đỏ, kiến nghị điều chỉnh cần được thực hiện trên tinh thần hợp tác. Đội Đỏ, với chức năng thẩm định, kiểm soát rủi ro, giám sát và đánh giá hiệu quả, có trách nhiệm phát hiện những vấn đề cần được xem xét. Đội Đỏ có thể chỉ ra những điểm chưa đạt mục tiêu, những nguy cơ có thể phát sinh hoặc những quy trình đang tạo ra sự lãng phí. Tuy nhiên, Đội Đỏ không phải là cơ quan chỉ chuyên tìm lỗi. Mục tiêu của hoạt động giám sát là giúp tổ chức nhìn thấy vấn đề để có thể sửa chữa và tiến bộ.

 

Đội Xanh lại có vai trò quan trọng trong việc tìm kiếm giải pháp mới. Khi một chính sách không còn phù hợp, Đội Xanh có thể nghiên cứu những phương án thay thế, thu thập ý kiến của thành viên và cộng đồng, khuyến khích sáng tạo và đề xuất những cách tiếp cận mới. Nhờ đó, kiến nghị điều chỉnh không chỉ dừng lại ở việc sửa chữa những điểm yếu mà còn có thể trở thành cơ hội để HGroup đổi mới và phát triển.

 

Có thể nói, Đội Đỏ giúp HGroup nhìn thấy những rủi ro và hạn chế, trong khi Đội Xanh giúp HGroup nhìn thấy những cơ hội và khả năng mới. Một bên đặt câu hỏi: “Điều gì có thể xảy ra nếu chúng ta thay đổi?” Bên kia đặt câu hỏi: “Điều gì sẽ xảy ra nếu chúng ta không thay đổi?” Khi hai góc nhìn này được đưa vào cùng một quy trình quản trị, chất lượng quyết định sẽ được nâng cao.

 

Việc kiến nghị điều chỉnh cần được thực hiện theo một quy trình rõ ràng. Trước hết là phát hiện vấn đề. Vấn đề có thể được phát hiện thông qua báo cáo giám sát, kết quả đánh giá, phản hồi của thành viên, dữ liệu vận hành hoặc những thay đổi từ môi trường bên ngoài. Sau khi phát hiện, cần phân tích nguyên nhân để tránh việc điều chỉnh sai vấn đề. Nếu chưa hiểu rõ nguyên nhân mà đã vội vàng thay đổi, tổ chức có thể tạo ra những hệ quả mới mà không giải quyết được vấn đề ban đầu.

 

Sau bước phân tích là xây dựng phương án. Một vấn đề có thể có nhiều cách giải quyết khác nhau. Vì vậy, cần xem xét các phương án dựa trên chi phí, lợi ích, rủi ro, nguồn lực và khả năng thực hiện. Những phương án lớn cần được thẩm định kỹ trước khi đưa ra quyết định.

 

Tiếp theo là lập kiến nghị. Một kiến nghị cần trình bày rõ tình hình hiện tại, nguyên nhân, nội dung cần điều chỉnh, phương án đề xuất và kết quả kỳ vọng. Những kiến nghị quan trọng cần có dữ liệu chứng minh và đánh giá tác động.

 

Sau đó, kiến nghị được đưa đến cấp có thẩm quyền để xem xét. Những điều chỉnh nhỏ trong phạm vi vận hành có thể được Ban Điều hành quyết định. Những thay đổi liên quan đến chính sách hoặc chiến lược lớn cần được trình Hội đồng Quản trị. Đội Đỏ có thể thẩm định rủi ro và tính khả thi, Đội Xanh có thể phản biện và đề xuất giải pháp bổ sung. Cuối cùng, cơ quan có thẩm quyền sẽ đưa ra quyết định.

 

Sau khi quyết định được thông qua, Ban Điều hành chịu trách nhiệm tổ chức triển khai. Việc điều chỉnh cần có kế hoạch cụ thể, xác định rõ người phụ trách, thời gian thực hiện, nguồn lực cần sử dụng và tiêu chí đánh giá. Một thay đổi dù được quyết định đúng nhưng triển khai không tốt thì vẫn có thể không đạt được kết quả mong muốn.

 

Điều quan trọng là sau khi điều chỉnh, HGroup không được xem công việc đã kết thúc. Mọi thay đổi đều cần được theo dõi và đánh giá lại. Nếu kết quả tốt hơn, phương án có thể được duy trì hoặc nhân rộng. Nếu kết quả chưa đạt, cần tiếp tục phân tích nguyên nhân. Nếu phương án không hiệu quả, cần mạnh dạn thay đổi một lần nữa. Đây chính là chu trình cải tiến liên tục của một tổ chức hiện đại.

 

Trong quá trình này, cần phân biệt giữa điều chỉnh vận hành và điều chỉnh chiến lược. Điều chỉnh vận hành thường liên quan đến những thay đổi nhỏ trong công việc hằng ngày, như phân bổ lại nguồn lực, cải tiến quy trình hoặc thay đổi phương thức thực hiện. Những điều chỉnh này có thể được Ban Điều hành xử lý trong phạm vi thẩm quyền.

 

Ngược lại, điều chỉnh chiến lược có thể ảnh hưởng đến hướng phát triển lâu dài của HGroup. Những quyết định như thay đổi mô hình kinh doanh, thay đổi định hướng phát triển, mở rộng sang lĩnh vực mới hoặc điều chỉnh mục tiêu dài hạn cần được xem xét thận trọng. Những vấn đề này cần được phân tích nhiều chiều và quyết định theo đúng quy trình quản trị.

 

Một hệ thống quản trị tốt cũng cần có cơ chế điều chỉnh khẩn cấp. Trong trường hợp xuất hiện một rủi ro nghiêm trọng có khả năng gây thiệt hại lớn, HGroup cần có khả năng phản ứng nhanh để bảo vệ tổ chức. Tuy nhiên, cơ chế khẩn cấp không đồng nghĩa với việc bỏ qua nguyên tắc. Những quyết định tạm thời cần được báo cáo, ghi nhận và xem xét lại sau khi tình hình ổn định.

 

Minh bạch là yếu tố quan trọng trong quá trình kiến nghị điều chỉnh. Những quyết định lớn cần có hồ sơ rõ ràng, trong đó thể hiện lý do thay đổi, dữ liệu liên quan, phương án được xem xét và quyết định cuối cùng. Việc lưu trữ thông tin này giúp HGroup hình thành một lịch sử quản trị. Trong tương lai, khi cần xem xét lại một quyết định, tổ chức có thể biết quyết định đó được đưa ra trong hoàn cảnh nào và dựa trên những thông tin gì.

 

Minh bạch cũng giúp tránh tình trạng thay đổi chính sách theo cảm tính hoặc theo ý chí cá nhân. Một tổ chức lớn cần xây dựng cơ chế để mọi người có thể hiểu được vì sao một quyết định được thay đổi. Khi thành viên hiểu được nguyên nhân và mục tiêu của sự thay đổi, họ sẽ dễ dàng đồng thuận và tham gia thực hiện hơn.

 

Tuy nhiên, HGroup cũng cần tránh việc điều chỉnh quá nhanh trước những áp lực nhất thời. Một chiến lược dài hạn có thể cần nhiều thời gian mới tạo ra kết quả. Một chương trình mới triển khai có thể chưa đạt hiệu quả ngay trong giai đoạn đầu. Nếu chỉ vì một vài phản hồi tiêu cực hoặc một biến động ngắn hạn mà lập tức thay đổi, tổ chức có thể đánh mất sự kiên định cần thiết.

 

Vì vậy, trước mỗi kiến nghị điều chỉnh cần phân biệt rõ đâu là vấn đề tạm thời và đâu là vấn đề mang tính hệ thống. Cần xác định liệu kết quả chưa đạt là do chiến lược sai, cách triển khai chưa tốt hay chỉ đơn giản là cần thêm thời gian. Đây là một trong những nhiệm vụ quan trọng của công tác phân tích và đánh giá.

 

Công nghệ có thể hỗ trợ rất nhiều cho quá trình này. Hệ thống Dashboard quản trị có thể cung cấp dữ liệu theo thời gian thực. AI có thể hỗ trợ phân tích xu hướng và phát hiện những dấu hiệu bất thường. Các hệ thống khảo sát số có thể giúp thu thập ý kiến của cộng đồng nhanh chóng. Dữ liệu lịch sử có thể giúp HGroup so sánh kết quả qua từng giai đoạn.

 

Tuy nhiên, công nghệ chỉ là công cụ hỗ trợ. Quyết định cuối cùng vẫn cần dựa trên sự phân tích của con người. Một con số có thể cho biết doanh thu giảm nhưng không tự giải thích được nguyên nhân. Một chỉ số có thể cho thấy mức độ hài lòng giảm nhưng không thể tự đưa ra giải pháp phù hợp. Vì vậy, HGroup cần kết hợp giữa dữ liệu công nghệ và trí tuệ con người.

 

Một nền văn hóa quản trị tốt cũng cần khuyến khích việc kiến nghị điều chỉnh. Thành viên phải cảm thấy an toàn khi đưa ra ý kiến phản biện. Người phát hiện vấn đề cần được khuyến khích báo cáo thay vì che giấu. Người đề xuất giải pháp mới cần được lắng nghe thay vì bị từ chối chỉ vì cách làm cũ đã tồn tại lâu năm.

 

Điều này đặc biệt quan trọng đối với một tổ chức hướng đến phát triển dài hạn. Nếu mọi người sợ bị chỉ trích khi nói ra vấn đề, những vấn đề nhỏ có thể trở thành vấn đề lớn. Nếu mọi người không dám đề xuất ý tưởng mới, tổ chức sẽ dần mất đi khả năng đổi mới.

 

Vì vậy, kiến nghị điều chỉnh cần được xem là một phần bình thường của hoạt động quản trị. Không phải mọi kiến nghị đều được chấp thuận, nhưng mọi kiến nghị hợp lý cần được xem xét công bằng. Một đề xuất không được thông qua hôm nay vẫn có thể trở thành cơ sở cho một quyết định khác trong tương lai.

 

Sức mạnh của mô hình Đội Xanh và Đội Đỏ nằm ở khả năng biến sự khác biệt thành động lực phát triển. Đội Xanh không chỉ đề xuất cái mới mà còn cần hiểu giới hạn của nguồn lực và rủi ro. Đội Đỏ không chỉ kiểm soát cái cũ mà còn cần cởi mở với những sáng kiến mới. Hai đội không tồn tại để phủ nhận nhau mà để bổ sung cho nhau.

 

Khi Đội Xanh đưa ra một sáng kiến, Đội Đỏ đặt ra những câu hỏi về tính khả thi. Khi Đội Đỏ phát hiện một rủi ro, Đội Xanh tìm kiếm giải pháp để vượt qua. Khi Ban Điều hành triển khai một chương trình, cả hai đội cùng theo dõi kết quả. Khi kết quả chưa đạt, một bên đề xuất điều chỉnh, một bên thẩm định phương án. Cuối cùng, Hội đồng Quản trị đưa ra quyết định dựa trên những thông tin và góc nhìn đầy đủ hơn.

 

Đó chính là một vòng tuần hoàn quản trị: Đề xuất – Quyết định – Thực hiện – Giám sát – Đánh giá – Kiến nghị điều chỉnh – Cải tiến.

 

Vòng tuần hoàn này giúp HGroup không ngừng học hỏi từ thực tế. Mỗi quyết định tạo ra một kết quả. Mỗi kết quả tạo ra dữ liệu. Mỗi dữ liệu tạo ra bài học. Mỗi bài học trở thành cơ sở cho quyết định tiếp theo.

 

Một HGroup mạnh không phải là một tổ chức không bao giờ mắc sai lầm. Một HGroup mạnh là tổ chức có khả năng phát hiện sai lầm sớm, sửa chữa kịp thời và không lặp lại cùng một sai lầm nhiều lần. Một HGroup mạnh không phải là tổ chức luôn giữ nguyên mọi kế hoạch, mà là tổ chức biết bảo vệ những giá trị cốt lõi và đồng thời sẵn sàng thay đổi những phương pháp không còn phù hợp.

 

Kiến nghị điều chỉnh vì thế không phải là sự phủ nhận quá khứ. Đó là cách HGroup sử dụng những bài học của quá khứ để xây dựng tương lai tốt hơn. Điều chỉnh đúng lúc giúp tránh những sai lầm lớn. Điều chỉnh đúng hướng giúp tạo ra giá trị mới. Điều chỉnh dựa trên dữ liệu giúp quyết định sáng suốt hơn. Và điều chỉnh trên nền tảng giá trị cốt lõi giúp HGroup luôn giữ được bản sắc trong quá trình phát triển.

 

Trong hành trình dài hạn, HGroup cần một hệ thống quản trị vừa có kỷ luật vừa có khả năng thích nghi, vừa coi trọng sự ổn định vừa khuyến khích đổi mới. Đội Xanh mang đến tinh thần sáng tạo và những ý tưởng mới. Đội Đỏ mang đến sự thận trọng, trách nhiệm và khả năng kiểm soát. Hội đồng Quản trị tạo ra định hướng. Ban Điều hành biến định hướng thành hành động. Cộng đồng cung cấp phản hồi. Công nghệ cung cấp dữ liệu. Tất cả cùng tạo nên một hệ thống quản trị có khả năng tự học hỏi và tự cải tiến.

 

Khi một tổ chức biết lắng nghe, biết giám sát, biết đánh giá và biết điều chỉnh, tổ chức đó sẽ có khả năng phát triển bền vững hơn. Mỗi lần điều chỉnh đúng đắn là một lần tổ chức trưởng thành. Mỗi bài học được rút ra là một viên gạch xây dựng nền móng cho tương lai.

 

Kiến nghị điều chỉnh không phải để thay đổi cho có. Kiến nghị điều chỉnh là để HGroup làm tốt hơn, vận hành hiệu quả hơn và tiến gần hơn đến tầm nhìn đã lựa chọn.

 

Từ đây, mô hình quản trị HGroup bước sang một giai đoạn mới: giai đoạn mà những khác biệt giữa Đội Xanh và Đội Đỏ không chỉ được thể hiện trong quá trình đề xuất và kiểm soát, mà còn cần được đưa vào một cơ chế đối thoại chính thức. Đó chính là nền tảng để hình thành Hội nghị song phương, nơi hai đội cùng ngồi lại, cùng trình bày quan điểm, cùng lắng nghe và cùng tìm kiếm những giải pháp tốt nhất cho tương lai của HGroup.